如何確保公司內(nèi)部會(huì)議有效？

任何一家公司，都避免不了要開會(huì)，比如晨會(huì)、周會(huì)、月會(huì)、年中會(huì)議、年終會(huì)議......各種開不完的會(huì)議；有的公司通過(guò)開會(huì)解決了很多促進(jìn)公司發(fā)展和工作順暢的問(wèn)題，有的公司卻因?yàn)殚_會(huì)浪費(fèi)了眾多的有效時(shí)間，問(wèn)題沒(méi)解決，參會(huì)人員一肚子怨言，彼此矛盾重重，甚至導(dǎo)致大家都不愿意開會(huì)、都害怕開會(huì)、都抵觸開會(huì)。

會(huì)不能過(guò)于頻繁開，但也不能不開，通過(guò)會(huì)議就是要統(tǒng)一思想、達(dá)成共識(shí)、消除工作誤會(huì)與摩擦、確保公司順利運(yùn)行；若會(huì)議頻繁召開，就會(huì)形成為了會(huì)議而召開會(huì)議，形而上學(xué)，甚至?xí)h的性質(zhì)就會(huì)發(fā)生扭曲：成為批斗會(huì)、發(fā)牢騷會(huì)。所以能不以開會(huì)的方式就能把問(wèn)題解決的盡量不要開會(huì)，實(shí)在沒(méi)有辦法比如需要多個(gè)部門一起討論、溝通協(xié)調(diào)的情況，可以采取會(huì)議的形式。

開會(huì)一定要保證會(huì)議的效果，是為了“達(dá)成共識(shí)、解決問(wèn)題”的目標(biāo)，防止出現(xiàn)“會(huì)前無(wú)策劃、會(huì)前無(wú)準(zhǔn)備、會(huì)中亂糟糟、會(huì)后無(wú)結(jié)果”等情況，那么組織召開一次有效的會(huì)議需要注意哪些事項(xiàng)呢？

第一：會(huì)議前要做好充分的準(zhǔn)備

▼1.1明確開會(huì)主題

每一次開會(huì)，會(huì)議主持人都要明確會(huì)議的主題，以確保整個(gè)會(huì)議期間不跑題，所以參會(huì)人員都能圍繞此主題在有限的時(shí)間內(nèi)集中精力充分發(fā)揮各自的作用，達(dá)成共識(shí)，解決問(wèn)題。

▼1.2明確開會(huì)的目的

開會(huì)的目的是為了進(jìn)一步把問(wèn)題搞清楚，相關(guān)人員或部門達(dá)成共識(shí)，把存在的問(wèn)題徹底解決，以確保相關(guān)的工作能有效順利開展。

▼1.3明確會(huì)議主持人和會(huì)議記錄人

▼1.4明確會(huì)議的地點(diǎn)與時(shí)間

根據(jù)會(huì)議主題、參與人員等因素確定會(huì)議召開的地點(diǎn)、時(shí)間

▼1.5明確會(huì)議的參與者

根據(jù)待討論解決的問(wèn)題，確定會(huì)議的參與者，明確各參與者在會(huì)議過(guò)程中的作用和責(zé)任。

▼1.6下發(fā)會(huì)議通知

由會(huì)議主持人或其授權(quán)人負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知，通知的內(nèi)容包括會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議議程以及對(duì)參會(huì)人員的參會(huì)要求和注意事項(xiàng)。

▼1.7準(zhǔn)備會(huì)議用具

根據(jù)會(huì)議的情況，提前準(zhǔn)備好相應(yīng)的投影儀、白板、白板筆以及會(huì)議室內(nèi)的桌椅擺放整齊和擺放順序，必要時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)議座位牌。

▼1.8各參會(huì)人員按照會(huì)議通知、會(huì)議主題提前準(zhǔn)備好各自的素材，以確保在會(huì)議中發(fā)言邏輯性、有理有據(jù)。

第二：下發(fā)會(huì)議通知，確保所有參會(huì)人員都能收到并知悉會(huì)議的要求

第三：會(huì)議正式開始前，會(huì)議主持人宣讀會(huì)議要求

▼3.1宣布強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律包括交頭接耳、通訊工具、中途暫時(shí)離開等等

▼3.2宣布強(qiáng)調(diào)會(huì)議主題

▼3.3宣布會(huì)議發(fā)言順序以及發(fā)言要求

第四：會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中

▼4.1所有參會(huì)人員請(qǐng)務(wù)必帶好自己的辦公用具筆和筆記本，切忌什么都不帶，只有人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，且準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，嚴(yán)禁無(wú)辜遲到、早退或曠會(huì)情況出現(xiàn)。

▼4.2按照宣布的發(fā)言順序一個(gè)一個(gè)來(lái)，不可以隨意打亂順序。

▼4.3發(fā)言過(guò)程中，其他參會(huì)人員要認(rèn)真聆聽(tīng)，必要時(shí)做好筆記，為自己發(fā)言做準(zhǔn)備和打基礎(chǔ)；不要隨意打斷發(fā)言人發(fā)言，若確實(shí)需要請(qǐng)給予相應(yīng)的提示。

▼4.4發(fā)言人要聲音洪亮、吐字清晰，注意語(yǔ)速，以確保所有參會(huì)人員都能聽(tīng)清楚、聽(tīng)明白

▼4.5發(fā)言人根據(jù)情況，必要時(shí)站到臺(tái)上播放投影儀講解，加深參會(huì)人員對(duì)自己講的內(nèi)容印象

▼4.6每一個(gè)發(fā)言人講完，要給予參會(huì)人員預(yù)留一定的質(zhì)疑與解答互動(dòng)時(shí)間

▼4.7發(fā)言人針對(duì)參會(huì)人員的質(zhì)疑要給予積極、正面地回答，不可有任何的不樂(lè)意、不滿意情緒

▼4.8會(huì)議主持人有責(zé)任維持整個(gè)會(huì)議過(guò)程的紀(jì)律與秩序

▼4.9 討論期間，要緊扣會(huì)議主題，切忌跑題，一旦發(fā)現(xiàn)跑題，主持人要及時(shí)打斷并拉回會(huì)議主題

▼4.10討論的目的是進(jìn)一步把問(wèn)題搞清楚，達(dá)成共識(shí)，徹底解決問(wèn)題，防止出現(xiàn)無(wú)休止無(wú)理地爭(zhēng)執(zhí)現(xiàn)象，更要防止出現(xiàn)不對(duì)事對(duì)人、對(duì)事又對(duì)人的情況。

▼4.11各參會(huì)人員發(fā)言完畢，主持人要依據(jù)會(huì)議主題和各發(fā)言人發(fā)言內(nèi)容，進(jìn)行總結(jié)，確定本次會(huì)議的改進(jìn)落實(shí)事項(xiàng)，并明確到責(zé)任人、完成時(shí)間、提交的結(jié)果等

▼4.12會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，參會(huì)人員清理清潔各自座位的衛(wèi)生，請(qǐng)務(wù)必把垃圾丟放到指定的垃圾桶

第五：會(huì)議結(jié)束

▼5.1負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的人要整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人簽署確認(rèn)后發(fā)放到各參會(huì)人員。

▼5.2會(huì)議上形成的工作決議，經(jīng)會(huì)議主持人簽署確認(rèn)后發(fā)放到責(zé)任部門或責(zé)任人，以便其及時(shí)落實(shí)，確保會(huì)議效果。

▼5.3會(huì)議主持人或授權(quán)人員負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議形成的工作決議，以確保會(huì)議實(shí)現(xiàn)“會(huì)必議，議必決，

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