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做不到這些，開會就是費(fèi)時(shí)耗精力耍流氓開會也是一種溝通方式，并且是一種非常有效的溝通方式，既然是溝通，就必須確保溝通的有效性，要想保證溝通的有效性，就必須做好相應(yīng)的會前準(zhǔn)備工作、控制好相應(yīng)的會議氛圍、準(zhǔn)備好相應(yīng)的會議內(nèi)容、制定好會上需要解決工作的計(jì)劃、做好會后改進(jìn)計(jì)劃的跟進(jìn)工作，以實(shí)現(xiàn)“會必議、議必決、決必行、行必果、果必查、查必評”的效果。開會又和日常的溝通存在諸多不同，涉及的人員多而廣、職位廣、討論的事多等特性，所以務(wù)必要重視每一次會議，嚴(yán)格按照P(策劃)—D（實(shí)施）—C（檢查）—A（改善）閉環(huán)工作原理，以確保讓會議產(chǎn)生應(yīng)該產(chǎn)生的效果和實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)：—會前（會議場地整理、會議工具準(zhǔn)備、會議紀(jì)律申明等）—會中（會議記錄、發(fā)言順序、會議點(diǎn)評、會議紀(jì)律監(jiān)控、會議氣氛等）—會后（會議改進(jìn)計(jì)劃整理與下發(fā)、會議報(bào)告編制與下發(fā)等）—會議改進(jìn)計(jì)劃落實(shí)效果跟蹤—會議改進(jìn)計(jì)劃未落實(shí)或落實(shí)效果不理想的情況采取改善或補(bǔ)救措施—針對本次會議存在的不足，提出改進(jìn)措施，避免下次會議再發(fā)生—針對本次會議存在的違規(guī)，按照公司獎懲實(shí)施獎勵與懲罰所以，為了確保每次會議的效果，順利實(shí)現(xiàn)每次會議的預(yù)期目標(biāo)，作為會議組織者或主持人，必須掌握會議管理九大黃金管理法則，否則就是費(fèi)時(shí)耗精力耍流氓不論是什么會議，在會議正式開始之前，一定要做好充分的會議準(zhǔn)備包括會議素材、會議場地、會議用工具、會議通知、會議辦公用品等等。凡是沒有準(zhǔn)備的會議或準(zhǔn)備不充分的會議，絕對是一團(tuán)糟，一是參會人員不知道從何說起，二是會議主持人沒有一個(gè)明確的主題，也不知道如何才能主持好會議，所以絕對實(shí)現(xiàn)不了預(yù)期的會議目標(biāo)，甚至?xí)m得其反。不論是什么會議，務(wù)必要在開會之前確定討論的主題，以防止會議變成茶話會，參會人員發(fā)言沒有一個(gè)主題，你一言我一句，東一榔頭西一棒槌，說白了就是在浪費(fèi)時(shí)間。所以，開會之前，要確定當(dāng)次會議需要討論的主題或需要明確解決的問題或需要明確會議的目的，以《會議通知》的形式告知所有參會人員，以便所有參會人員提前圍繞會議主題準(zhǔn)備好相應(yīng)的素材或資料。不論是什么會議，一定要事前鄭重申明會議紀(jì)律（比如通訊器材、會場紀(jì)律、參會人員狀態(tài)、嚴(yán)禁中途離開、發(fā)言人員發(fā)言要求等等），否則沒有一個(gè)良好的會議紀(jì)律，必然會影響發(fā)言人的發(fā)言心情與發(fā)言質(zhì)量，必然會影響會議的質(zhì)量，從而嚴(yán)重影響會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因?yàn)闀h涉及的人員多而廣，為了確保參會人員都能清晰地聽到每一個(gè)發(fā)言人員的意見或觀點(diǎn)，防止出現(xiàn)七言八語、亂亂糟糟的情況，必須在會前根據(jù)會議的目的或主題，明確會議的議程（比如討論的主題順序、發(fā)言人的順序等等）。開會的目的就是通過聆聽各參會人員的意見或觀點(diǎn)，從而對討論的議題更加客觀、公正分析，以便得出更準(zhǔn)確的結(jié)論；禁止出現(xiàn)一言堂或批斗會的情況，否則會議的“議”就失去了意義，只是會，不是議，何以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)呢？開會的目的就是通過充分的討論，達(dá)成共識，確定解決問題的方案，以防止問題擱置時(shí)間太長變成了無法解決的問題，同時(shí)也有可能導(dǎo)致其他工作無法開展，也有可能導(dǎo)致同事之間、部門之間的工作關(guān)系緊張，無法實(shí)現(xiàn)良好的配合。每次會議，對于討論的議題要一個(gè)一個(gè)來，一個(gè)議題有結(jié)果了才能進(jìn)入下一個(gè)議題，絕對不允許這個(gè)議題沒有結(jié)論或定論就匆忙進(jìn)入下一個(gè)議題，最終導(dǎo)致會議不了了之，不但浪費(fèi)了大家的時(shí)間，耗費(fèi)了大家的精力，影響了大家的和諧，阻礙了工作的進(jìn)展，導(dǎo)致內(nèi)耗的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。每一議題的結(jié)果一定要記錄下來，明確執(zhí)行的部門、主要負(fù)責(zé)人、預(yù)期完成時(shí)間、跟蹤人，這四點(diǎn)任何一點(diǎn)都不能缺少。設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束：準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間，開會一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準(zhǔn)備。開會的目的就是帶有征求所有參會人員的意見，聆聽所有參會人員的觀點(diǎn)，然后綜合總結(jié)分析得出客觀、公正的解決問題的方案或思路，同時(shí)為了確保解決問題的方案或思路得以有效落實(shí)，必須要完整詳細(xì)記錄下來，防止出現(xiàn)“隨意說說而已，說空話放空炮”的現(xiàn)象。其次參會人員必須要認(rèn)真聆聽每一個(gè)發(fā)言人的觀點(diǎn)，必要時(shí)做好相應(yīng)的記錄，為自己的發(fā)言做好充分的準(zhǔn)備，為自己的提問做好充分的準(zhǔn)備，否則只是聽聽而已，一是對發(fā)言人不負(fù)責(zé)，二是對自己的發(fā)言不負(fù)責(zé)，三是對會議的目標(biāo)不負(fù)責(zé)。“會議不跟蹤，開會一場空”，所以每次開會，一定要在會后對會議形成的改進(jìn)決議或改善事項(xiàng)，形成《會議工作計(jì)劃》，經(jīng)會議主持人確認(rèn)簽署，明確跟進(jìn)責(zé)任人，對各項(xiàng)計(jì)劃的落實(shí)效果進(jìn)行跟催督導(dǎo)，請務(wù)必牢記“有計(jì)劃不跟進(jìn)，等于零”。
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