一、在開始這個話題之前，我想請大家一起來回顧以下這些問題：在帶團隊過程中，為什么你的團隊不像一個團隊，更像是一個很弱的同事關(guān)系？彼此冷漠，沒有交流？除了基本的工作配合之外，似乎你們之間沒有一點點一絲絲的情感成分？為什么月初制定的目標(biāo)沒有達成，甚至就差那么一點點？為什么你部門的業(yè)績總是呈現(xiàn)忽上忽下忽高忽低的狀態(tài)？為什么你的業(yè)績沒有較大程度的成長，它的背后意味著什么？對你的團隊你捫心自問你到底了解多少？有多少是來幫你的，有多少又是來看你笑話的（說看你笑話可能有點嚴(yán)重但有多少人是袖手旁觀的會更好）？有多少是自動自發(fā)的，又有多少是被動等待等你派活的？這一切歸根結(jié)底就是管理技的缺失，而缺失的最大一點就在于對于開會的認(rèn)知，有沒有意識到，會議對管理者而言是一項基本認(rèn)知和基本技能。二、什么叫開會？又怎么理解會議？學(xué)會開會的前提在管理當(dāng)中你得有會議的概念，而擁有會議概念的前提是，你得先理解“會議”。會議有正式會議和非正式會議。從部門管理的角度而言，非正式會議可能會比較多，而且我也希望在部門當(dāng)中非正式會議多一些，像早會或者晚會可以視為非正式會議，而周總結(jié)會議就相當(dāng)于正式會議了。非正式內(nèi)容可以是日常的每日工作匯報，工作總結(jié)或者是針對某個問題，運營思路的討論分享，均可作為非正式會議的溝通內(nèi)容。而像周總結(jié)之類的正式會議則不一樣，你可以要求你的下屬對一周工作進行總結(jié)下周工作進行計劃，其主要目的就是為了做好計劃管理，讓“計劃”這個詞從上到下進行貫徹，部門有計劃個人有計劃，個人的計劃是對部門計劃的執(zhí)行和落實，當(dāng)個人計劃實現(xiàn)了，部門的計劃自然也就實現(xiàn)了。總結(jié)來說，從部門管理的角度，會議不一定那么正式，可以是針對業(yè)務(wù)的溝通，也可以是內(nèi)部的培訓(xùn)，還有可能是相對正式的早會或者晚會?？傊?，它不是特指的，它只是讓以“會議”為媒，搭建一個部門內(nèi)部讓同事與同事之間，上級與下級之間可以暢所欲言的溝通渠道。
三、為什么要開會？開會的目的和意義是什么？很多人不明白為什么要開會，總覺得會議往往是在浪費時間，如果你只是一個員工你當(dāng)然可以這么理解，但是如果你是管理者，剛剛走上管理崗位，你就不得不去重視會議這件事。有些看似形式化的務(wù)虛的東西往往會成為你能否帶好團隊的關(guān)鍵點。會議從表面上來看就是為了增加溝通和交流的次數(shù)與時間，從而通過簡單的會議，輕松化解你之前想做做不到，想了解卻又了解不到的內(nèi)容，讓你在漫不經(jīng)心中實現(xiàn)你想要知道的一切。簡單而言，會議本身就是團隊管理的方式和掌控的方式，是以正大光明的形式去掌控的。什么是正大光明，私下溝通有些內(nèi)容是擺不上臺面的，但通過會議，能公開的盡數(shù)公開。相對而言，它比較透明，不是針對某個人而是針對所有人。所以，作為管理者的第一堂課也是必修課就是學(xué)會開會。 如果一定要賦予會議以目的，我想最重要的目的就是統(tǒng)一思想統(tǒng)一目標(biāo)。目標(biāo)和思想不可能通過一次傳達和宣導(dǎo)就能搞定，它一定是多次的，只有不斷強調(diào)不斷解讀，才能強化目標(biāo)與思想。
而且還有一點，管理規(guī)范化的基本動作和前提就是會議的貫徹與執(zhí)行。當(dāng)一家公司從上到下的執(zhí)行會議管理，做好計劃管理，進而養(yǎng)成習(xí)慣，就意味著公司的規(guī)范化向前邁進了一大步。會議管理表面上來看還是氛圍管理，就是你希望這家公司或者部門是什么樣子的？一家公司或者一個部門，人人談業(yè)務(wù)人人談業(yè)績，這家公司或部門，業(yè)務(wù)和業(yè)績就不可能做得很差，因為你的關(guān)注點在這里，關(guān)鍵是氛圍在這里。氛圍某種程度上就是一種無形的影響力，我們通過會議的形式將氛圍的營造落到實處，員工就會呈現(xiàn)不一樣的狀態(tài)。這就是為什么我們在今年會提出要做好會議管理開好兩個會議，一個是經(jīng)營分析會，另外一個就是財務(wù)分析會，還有第三個就是周例會。這些會都有不同的目的在里面，經(jīng)營分析會是以業(yè)務(wù)部門為主服務(wù)部門為輔助的會議，主要回顧總結(jié)過去一個月部門目標(biāo)的達成與否，接下來的工作方向工作目標(biāo)，以及需要部門配合協(xié)調(diào)的資源與工作；而財務(wù)分析會以公開公平公正透明的原則針對各個部門的業(yè)績達成情況進行匯報總結(jié)，主要目的就是把賬算清楚。總結(jié)而言，經(jīng)營分析會是談怎么賺錢的會議，而財務(wù)分析會是談?wù)撛趺捶皱X的會議，畢竟大家努力的結(jié)果都是要拿提成和獎金的，所以，這兩個會議對公司和部門負(fù)責(zé)人乃至于員工而言是非常重要的，既要知道怎么賺錢還要讓部門負(fù)責(zé)人和團隊知道，怎么分錢，分多少錢？把賬算得明明白白，大家都沒有異議，工作配合起來也就更加融洽。這是一個“互信”和提升“信任”的過程。此外，我們今年在每個月的每個周都安排了周例會，為什么要安排周例會，最大的原因就在于，兩個月度會議都是在談?wù)摻Y(jié)果的會議。而周例會則是談?wù)撨^程和把控過程的會議。
在管理當(dāng)中，大家都在說要為結(jié)果負(fù)責(zé)，但如果過程做不好，結(jié)果毋庸置疑都會出問題。所以，管理是分兩頭討論的，既要著眼結(jié)果更要兼顧過程。你抓不過程，你就無法抓到你想要的結(jié)果。所以，周例會更多就是在抓過程，也是對月度工作的分解。周計劃執(zhí)行好，月度工作就不可能出現(xiàn)大的紕漏。要一手抓結(jié)果更要抓過程，重點是過程管理，在什么時間點做什么事情，完成什么樣的目標(biāo)才能有助于好結(jié)果的達成，是管理中務(wù)必要重視的點，只要做好過程管理才能做好結(jié)果管理。連過程都監(jiān)控都沒有管理是不會有好結(jié)果產(chǎn)生的，如果有好結(jié)果產(chǎn)生只能說明你運氣比較好。會議既是計劃還是總結(jié)，成有成的經(jīng)驗，敗有敗的反思，每一步都是未來的墊腳石。
會議還是從形式上搭建一個大家一起溝通的橋梁，你可以視它為媒介或者中介。因為在部門管理中，各司其職是正常的，但是，不是每個人都理解或了解你的工作，而部門的會議則可以讓你和你的下屬互相清楚，對方在做什么，也可以多一份理解。部門會議更像是一個溝通會，是部門管理中，上下級之間和同級之間的潤滑劑。這種潤滑劑往往可以讓彼此更了解，也能更好的獲取支持與配合，看似浪費時間的會議往往提升了部門整體的工作效率。所以，會議在某種程度上就是搭建一個內(nèi)部溝通交流的平臺。從本質(zhì)上講，無論是公司還是部門內(nèi)部的會議，都只有兩個目的：第一，統(tǒng)一思想，就是通過一遍遍的說教和強化，在公司維度是公司意志的體現(xiàn)，在部門內(nèi)部則是部門負(fù)責(zé)人意志的體現(xiàn)，將公司和所思所想所求告訴給部門的負(fù)責(zé)人，讓他們能與公司保持同頻共振，而部門也是一樣，你要將你的所思所想所求準(zhǔn)確的表達和傳達給你的團隊成員，讓他們保持同頻。只有思想統(tǒng)一了，接下來的任何動作目標(biāo)才能快速的完成；第二，追結(jié)果，要過程，做管控。關(guān)鍵是過程管控。雖然我不喜歡管控這個詞，但我必須承認(rèn)在管理當(dāng)中，如果光是定目標(biāo)不去管過程，就很容易讓目標(biāo)流產(chǎn)或者某種程度上變成流于形式的口號，做公司不是喊口號，帶部門也不是喊口號，口號要喊，但關(guān)鍵是將目標(biāo)細(xì)化落地執(zhí)行。公司有公司的目標(biāo)，部門有部門目標(biāo)，公司可以將公司的目標(biāo)分解到部門，而部門也需要將部門的目標(biāo)分解到每一個業(yè)務(wù)小組，甚至某一個人身上，還包括具體的時間點，當(dāng)你只有目標(biāo)，沒有時間，標(biāo)準(zhǔn)以及具體的負(fù)責(zé)人，基本上目標(biāo)也會流于空泛。
四、作為初級管理者，為什么部門會議會顯得更重要？正如我上面所言，部門會議在實踐中看似形式但往往有效，既了解了工作，又增進了部門成員之間的感情，它更多擔(dān)負(fù)的是部門成員之間的互相了解，并沿著你所設(shè)定的目標(biāo)向前。
一個缺乏溝通的部門（無論是上下級之間還是同級之間），看似各司其職都很努力，很有可能在結(jié)果上打折扣，甚至是南轅北轍。這就像局部和全局的關(guān)系，站在局部角度大家都對，沒有錯，但如果站在全局角度你就會發(fā)現(xiàn)，某些在局部看來正確的行為，可能會影響到全局。而部門負(fù)責(zé)人更多是面向全局的而不是局部的，是要為全局負(fù)責(zé)的。個體與整體的關(guān)系就是局部與全局的關(guān)系。部門能流暢地解決好個體與整體的關(guān)系，部門與公司都將是最大的受益者。有個現(xiàn)象大家可以關(guān)注下，工作氛圍越好的部門業(yè)績也是良好的，所以，我們必須明白的一件事就是，會議管理也是部門氛圍營造的一個重要支撐點，氛圍營造不是吃吃喝喝嘻嘻哈哈，更多是在業(yè)績上提升，技能上成長。簡單一點就是，部門氛圍更多是圍繞工作而展開的，既成就公司更成就個人。五、會議所能帶來的效果是什么？它為什么能提升你的團隊管理能力？第一，你更加了解你的團隊，你團隊中的每一個人，既了解了他的性格也了解了他的工作和工作狀態(tài)，有助于你更加了解他，沒人是完人，但有一點需要你知道，他擅長攻還是擅長守，他擅長思考還是擅長執(zhí)行，這樣你可以在你的整個部門業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)中為他找到更合適的位置，更有助于你的目標(biāo)達成。第二，營造談?wù)摌I(yè)務(wù)的氛圍，讓優(yōu)秀者脫穎而出得到肯定得到贊揚，讓其他人看到差距奮起直追，讓摸魚者沒有立錐之地。談?wù)摌I(yè)務(wù)的氛圍其實在無形中是一種心照不宣的競爭，是一種內(nèi)卷，沒人喜歡內(nèi)卷，但你不喜歡不代表它不存在，職場上尤其是部門管理中，你得讓下屬知道，誰誰誰優(yōu)先達成了目標(biāo)做出了什么樣的成績？誰誰誰還差一點點。也許有人會說，這樣部門不是人心惶惶了嗎，那要看你怎么表達，在表達中一定是肯定多一些贊美多一些。
如果你所謂的穩(wěn)定是容許某些摸魚的人存在，你害的除了你自己你的部門關(guān)鍵是害的是公司，你可以感性但是作為管理者理性的成分要更多。
第三，部門會議管理往往也是定規(guī)矩的過程。我上面說了，作為管理者你需要一點點感性但更多是理性。而理性的一個重要支點就在于，學(xué)會給部門成員立規(guī)矩，要打破眼里只有自己的格局，畢竟在工作中協(xié)作尤為重要。有些事情不是立竿見影也不是一朝一夕，它需要時間，而強調(diào)一次兩次效果也不見得明顯，那就不斷強調(diào)，直到達到你想要的效果才能罷休。比如我們講到一個數(shù)據(jù)統(tǒng)計的問題，數(shù)據(jù)統(tǒng)計按照要求準(zhǔn)時發(fā)送就是基本要求，你還可以將這個數(shù)據(jù)維度進行調(diào)整，既利于自己看數(shù)據(jù)從整體上把握每個店鋪的數(shù)據(jù)狀況，判斷其運營健康度還能讓公司知道當(dāng)前的營收情況。再比如工作方式問題，我發(fā)現(xiàn)在這家公司，大家談工作討論工作都是在微信里面的，好像都不喜歡用釘釘，但是作為公司，我們更加希望大家使用釘釘工作而不是微信。第四，部門會議可以及時發(fā)現(xiàn)問題也可以及時解決問題。當(dāng)場發(fā)現(xiàn)當(dāng)場解決，尤其是部門內(nèi)部的，你沒有這個溝通機制的時候，他可能悶在心里自己干，當(dāng)你有了這個機制，有些人就會將自己工作中遇到的困惑和難題拋出來，大家一起想辦法，作為部門的負(fù)責(zé)人也會給出大致的解決方案哪怕只是方向，也會提升員工自身的職業(yè)技能和工作效率，從而保障了業(yè)務(wù)的更快推進。
六、通過本次培訓(xùn)我想跟大家分享幾個觀點：
其一，學(xué)會使用會議的方式提升自己的團隊管理能力，要學(xué)會使用“會議”這個工具，至少將開會作為你有效管理的一種手段，無論你聽懂多少，嘗試的成本并不高；其二，學(xué)會分解你自身的目標(biāo)壓力。作為部門負(fù)責(zé)人，事情可能不是在你在干，但壓力是在你扛，你在扛壓的時候，記得讓你的成員幫你一起扛，你把目標(biāo)分不出去壓力分不出去，簡單而言就是要在部門當(dāng)中讓大家為了業(yè)績?nèi)ァ熬怼?，你不讓員工卷起來，你就會在公司的業(yè)績會議上被其他部門“卷”，“卷”是很正常的事情，當(dāng)你部門的員工都在為業(yè)績卷的時候，說明你已經(jīng)成功了，我們不但要實現(xiàn)部門內(nèi)部在業(yè)績上卷，也要實現(xiàn)在公司內(nèi)部，部門與部門之間卷業(yè)績；其三，會議本身就是一個“統(tǒng)一思想”的工具，只有學(xué)會使用會議不斷強化你的思想，你的目標(biāo)，你才能真正的將計劃變?yōu)閳?zhí)行，從圖紙落地為實施，規(guī)劃很重要，但落地執(zhí)行更重要。在執(zhí)行中“統(tǒng)一思想、統(tǒng)一目標(biāo)”的最好手段就是通過一次次的會議，不斷強化，有意無意的強化，讓你的目標(biāo)變成整個部門的目標(biāo)變成部門當(dāng)中每個人的目標(biāo)；其四，開好部門內(nèi)部的會議還有另外一層含義，就是把摸魚者挑出來讓摸魚者有壓力，讓他不敢輕易的去摸魚，總不能在匯報的時候，他匯報的時候是言之有物還是空洞無物，他自己會去想。開會某種程度上就是一種無形的壓力，至少你得說點什么做點什么，這既是部門每個成員的壓力，也是自己給自己的壓力。這是壓力和動力轉(zhuǎn)換的過程，所以，我希望大家能學(xué)會使用會議管理提升自身對團隊的管理力。七、部門管理中可以有哪些會議？從管理實踐的角度而言，部門會議可以有早會或者晚會，周會，月會，還可以有不定時的根據(jù)工作需要所展開的討論會，針對當(dāng)前工作中所碰到的共性問題解決方案的培訓(xùn)會，總之，要學(xué)會多開會。
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