開好“會(huì)前會(huì)”，我們這樣做

快樂者生存 2022-05-11 發(fā)布于北京

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正式會(huì)議前召開的協(xié)調(diào)會(huì)，會(huì)務(wù)工作人員習(xí)慣稱之為“會(huì)前會(huì)”?！皶?huì)前會(huì)”一般由會(huì)議秘書組負(fù)責(zé)召集舉辦，著眼做好會(huì)議籌備工作，進(jìn)行思想認(rèn)識(shí)的集中動(dòng)員、職責(zé)任務(wù)的集中部署、流程要素的集中推演、風(fēng)險(xiǎn)隱患的集中評(píng)估，是科學(xué)高效辦會(huì)的重要步驟和途徑。

緊扣需求

準(zhǔn)確把握“會(huì)前會(huì)”的主要任務(wù)

開好“會(huì)前會(huì)”的目的在于統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌各方面力量，明確目標(biāo)任務(wù)，細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)要求，保證籌備進(jìn)度，全力跟蹤推進(jìn)，確保正式會(huì)議順利圓滿召開。

明確指導(dǎo)思想和工作思路。不同主題的正式會(huì)議，籌備工作的指導(dǎo)思想和工作思路不盡相同。召開“會(huì)前會(huì)”，就是要學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)正式會(huì)議的目的意義、主要內(nèi)容，明確籌備工作的總體考慮、步驟安排，真正做好思想動(dòng)員，確保工作方向不發(fā)生偏差。

比如，我省第十二次黨代會(huì)前夕，省委副書記主持召開籌備工作“會(huì)前會(huì)”強(qiáng)調(diào)，黨代會(huì)是全省人民政治生活中的一件大事，各有關(guān)單位要提高政治站位，圍繞“形成一個(gè)好報(bào)告、選出一屆好班子、開出一個(gè)好會(huì)風(fēng)”的要求，扎實(shí)做好各項(xiàng)籌備工作?！皶?huì)前會(huì)”深入開展政治動(dòng)員，提升了工作部署的權(quán)威性，收到良好效果。

明確機(jī)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工。“會(huì)前會(huì)”要對(duì)籌備工作的牽頭負(fù)責(zé)人、工作機(jī)構(gòu)的分組安排、各工作組的負(fù)責(zé)人及其工作任務(wù)等，一一進(jìn)行明確。工作機(jī)構(gòu)一般設(shè)置綜合協(xié)調(diào)、材料新聞、生活保障、安全保衛(wèi)等四個(gè)方面，根據(jù)正式會(huì)議的規(guī)模級(jí)別和實(shí)際需要，可進(jìn)行相應(yīng)增設(shè)、合并或優(yōu)化調(diào)整。

比如，省級(jí)黨代會(huì)的工作機(jī)構(gòu)一般增設(shè)組織組、紀(jì)律作風(fēng)監(jiān)督檢查組，材料新聞方面分別設(shè)置材料簡(jiǎn)報(bào)組和新聞宣傳組。根據(jù)疫情防控需要，還要設(shè)置疫情防控組。

明確需要協(xié)調(diào)解決的重要事項(xiàng)?；I備召開規(guī)模較大的會(huì)議，往往需要協(xié)調(diào)解決跨系統(tǒng)、跨部門的復(fù)雜事項(xiàng)?！皶?huì)前會(huì)”要認(rèn)真分析形勢(shì)任務(wù)，研究制定措施辦法，統(tǒng)籌有關(guān)方面互相配合，理順工作機(jī)制，形成工作合力。

比如，我省召開某次現(xiàn)場(chǎng)工作推進(jìn)會(huì)，由于會(huì)場(chǎng)位于建筑施工單位的辦公樓中，周邊環(huán)境復(fù)雜。為此，我們?cè)凇皶?huì)前會(huì)”上安排公安、消防等有關(guān)部門共同做好工作，確保萬無一失。

緊跟節(jié)奏

精心策劃“會(huì)前會(huì)”的組織安排

“會(huì)前會(huì)”要根據(jù)正式會(huì)議的籌備節(jié)奏，精心組織策劃，周密部署安排。

選好時(shí)間地點(diǎn)?！皶?huì)前會(huì)”的召開時(shí)間，要根據(jù)籌備工作進(jìn)度確定，開早“夾生”，開晚誤事，一般在正式會(huì)議前2至3天為宜，如籌備工作量大，可提前一個(gè)月召開。“會(huì)前會(huì)”大多為內(nèi)部會(huì)議，地點(diǎn)一般選在機(jī)關(guān)，為方便實(shí)地督導(dǎo)，有時(shí)安排在正式會(huì)場(chǎng)附近。

列明參會(huì)人員。要按照精干管用的原則，詳細(xì)列出哪些部門單位的哪類人員參加會(huì)議。盡量明確主要負(fù)責(zé)同志、分管負(fù)責(zé)同志、相關(guān)業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人以及人員數(shù)量等。有些負(fù)責(zé)專門領(lǐng)域的工作人員可直接指定其參會(huì)。

擬定會(huì)議議程?！皶?huì)前會(huì)”一般由負(fù)責(zé)籌備工作的領(lǐng)導(dǎo)主持，先由承擔(dān)綜合協(xié)調(diào)的負(fù)責(zé)人介紹情況，再作交流發(fā)言，最后由主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)講話。議程可根據(jù)實(shí)際適當(dāng)調(diào)整，比如可安排參加前期工作的同志介紹情況。

撰寫會(huì)議文稿?！皶?huì)前會(huì)”的主持詞和領(lǐng)導(dǎo)講話稿，一般由會(huì)務(wù)工作人員或由承擔(dān)綜合協(xié)調(diào)工作的人員參與完成。在主持詞中，要準(zhǔn)確表述正式會(huì)議的主題、籌備工作的總體考慮，以及交流發(fā)言的人員順序；在講話稿中，要明確指出會(huì)議籌備組織工作相關(guān)方面各階段的目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限，確?；I備工作順利有序推進(jìn)。

緊盯時(shí)效

著力強(qiáng)化“會(huì)前會(huì)”的現(xiàn)場(chǎng)管理

“會(huì)前會(huì)”以協(xié)調(diào)為主線，以務(wù)實(shí)為遵循，要堅(jiān)持精簡(jiǎn)、緊湊、高效的辦會(huì)原則，嚴(yán)格要求，嚴(yán)肅紀(jì)律，強(qiáng)化管理。

報(bào)到管理。嚴(yán)明到會(huì)紀(jì)律，不能到會(huì)要提供請(qǐng)假理由，遲到早退要說明具體事由，替會(huì)人員名單要提前上報(bào)送審，堅(jiān)決防止因缺席會(huì)議造成職責(zé)缺位。安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到，在會(huì)場(chǎng)入口核實(shí)身份、登記信息，強(qiáng)調(diào)保密要求，確保參會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律，無關(guān)人員一律不得進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

座次管理。根據(jù)協(xié)商座談的形式布置會(huì)場(chǎng)，一般設(shè)置為回形桌、圍坐式。要將工作機(jī)構(gòu)中各工作組組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)，就近安排在主持人周邊就座；將介紹情況人員和工作任務(wù)重、協(xié)調(diào)事項(xiàng)多的負(fù)責(zé)人，優(yōu)先安排在內(nèi)圈就座。要在內(nèi)圈盡可能多地安排座位，為充分溝通交流、高效議事協(xié)調(diào)提供保障。

材料管理。對(duì)正式會(huì)議的方案、籌備工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工等文字材料，區(qū)別涉密等級(jí)，落實(shí)保密要求，嚴(yán)格加強(qiáng)管理。有的可隨會(huì)議議程、人員名單在會(huì)場(chǎng)擺放，會(huì)后帶離；有的需在會(huì)前編號(hào)印發(fā)，會(huì)后統(tǒng)一收回；有的涉密等級(jí)高，只能口頭傳達(dá)部署。實(shí)踐中，我們?cè)剿鲗⑸婷苈氊?zé)任務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，摘錄打印、分別密封，“會(huì)前會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)對(duì)口發(fā)放、親啟閱讀，實(shí)行“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)清單部署”，收到良好效果。

緊抓落實(shí)

跟蹤推進(jìn)“會(huì)前會(huì)”的議定措施

“會(huì)前會(huì)”議定的工作措施，會(huì)后需進(jìn)一步抓緊抓實(shí)，確保落地落實(shí)。

量化目標(biāo)任務(wù)。根據(jù)“會(huì)前會(huì)”的協(xié)調(diào)結(jié)果，充分吸納會(huì)上提出的意見建議，及時(shí)修改工作機(jī)構(gòu)的職責(zé)分工。根據(jù)分工明確任務(wù)，對(duì)各工作組的工作任務(wù)，分別標(biāo)明條目、羅列清單。對(duì)照正式會(huì)議的召開時(shí)間，倒排工期，劃分階段，明確各階段、各工作組的任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和完成時(shí)限。目標(biāo)任務(wù)的量化安排，要經(jīng)審批確認(rèn)后，及時(shí)發(fā)有關(guān)單位對(duì)照?qǐng)?zhí)行。

細(xì)化方案流程。各工作組根據(jù)分工安排和任務(wù)量化情況，盡快細(xì)化各自工作方案，明確各口工作思路、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、方法步驟、牽頭負(fù)責(zé)單位、人員力量調(diào)配、工作要求和注意事項(xiàng)等。圍繞專項(xiàng)工作任務(wù)，制定專門的細(xì)化方案。比如，生活保障組可細(xì)化制定食宿安排方案、車輛使用方案、疫情防控和檢驗(yàn)檢疫方案等。要組織推演工作流程，圍繞每項(xiàng)具體的工作任務(wù)，研究每次實(shí)際操作的步驟環(huán)節(jié)，對(duì)照流程進(jìn)行模擬演練，發(fā)現(xiàn)難點(diǎn)堵點(diǎn)，解決問題困難，切實(shí)提高工作標(biāo)準(zhǔn)，確保不發(fā)生疏漏。

優(yōu)化聯(lián)絡(luò)機(jī)制。各工作組分別確定一名聯(lián)絡(luò)人，專門負(fù)責(zé)工作組之間具體事務(wù)的協(xié)調(diào)對(duì)接，縮減溝通層級(jí)，提高工作效率。綜合協(xié)調(diào)組掌握全部工作人員名單和聯(lián)系方式，實(shí)行備案管理，有緊急情況可隨時(shí)溝通。

強(qiáng)化督導(dǎo)驗(yàn)收。組織電話督辦，通過定期連線調(diào)度，掌握各組各單位工作推進(jìn)情況，針對(duì)遇到的困難問題，及時(shí)給予指導(dǎo)幫助、協(xié)調(diào)解決。開展書面督查，限時(shí)收集各工作組細(xì)化方案，對(duì)照方案提出工作建議和催辦意見，報(bào)審后發(fā)相關(guān)單位整改落實(shí)。要做好實(shí)地驗(yàn)收，根據(jù)工作進(jìn)度，適時(shí)安排現(xiàn)場(chǎng)檢查，對(duì)照任務(wù)清單，逐條檢查驗(yàn)收，對(duì)未完成事項(xiàng)現(xiàn)場(chǎng)督辦，對(duì)進(jìn)度嚴(yán)重落后的相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行約談，確保工作措施條條落地、件件落實(shí)，各項(xiàng)任務(wù)順利圓滿完成。

來源：《秘書工作》2022年第4期

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來自：快樂者生存 > 《招聘執(zhí)業(yè)》

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