 編輯/排版：卒見(jiàn) 隨著時(shí)間的變化，我們會(huì)在文檔中自動(dòng)更新一部分固定內(nèi)容，但如果手動(dòng)更新非常麻煩，難道就不能智能一點(diǎn)，自動(dòng)更新嗎？當(dāng)然可以。 1、Word設(shè)置自動(dòng)更新日期 ①切換到【插入】-【文本】-【日期和時(shí)間】，在彈窗中，選擇當(dāng)天日期格式，并勾選右上角的【自動(dòng)更新】，就可以在Word文檔選中獲得隨著時(shí)間變化自動(dòng)更新的日期。  ②同樣的方法，也可以添加當(dāng)前時(shí)間，勾選自動(dòng)更新，時(shí)間就可以在Word文檔中隨著時(shí)間的推移而變化。  2、做邀請(qǐng)函，自動(dòng)添加先生/女士 當(dāng)使用Word的郵件合并功能批量生成邀請(qǐng)函時(shí)，我們需要通過(guò)對(duì)性別男女判斷，智能的在嘉賓名稱后方添加【先生/女士】的尊稱，這是如何操作呢？ ①準(zhǔn)備工作 準(zhǔn)備一份邀請(qǐng)函模板，將源數(shù)據(jù)（需要邀請(qǐng)的人）整理到excel中整理出來(lái)，內(nèi)容按姓名、性別、職務(wù)、單位、通訊地址等字段對(duì)邀請(qǐng)人信息進(jìn)行登記。  ②郵件合并 打開準(zhǔn)備好的邀請(qǐng)函，切換到【郵件】選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊【選擇收件人】-【使用現(xiàn)有列表】，在彈出對(duì)話框中，選擇準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源。  ③插入合并域 將鼠標(biāo)放在合適位置，點(diǎn)擊【插入合并域】，在這里可以選擇我們數(shù)據(jù)源中的所有字段，可以在“尊敬”的后方插入【姓名】字段，并在【姓名】字段后，插入【性別】字段。  ④添加規(guī)則 當(dāng)我們插入【性別】時(shí)，可以利用Word實(shí)現(xiàn)智能的判斷，在【姓名域】后面加一個(gè)規(guī)則【如果…那么…否則…】。  ⑤性別判斷 域名選擇【性別】，比較對(duì)象輸入【女】，接著在下方的【則插入此文字】輸入【女士】，【否則插入此文字】中輸入【先生】，單擊確定。接著應(yīng)用格式刷，將返回結(jié)果的字體設(shè)置為一樣。  ⑥完成合并 最后，點(diǎn)擊右側(cè)【完成并合并】-【編輯單個(gè)文檔】。  勾選【全部】，點(diǎn)擊【確定】即可。這樣就可以自動(dòng)生成先生/女士了。  PS：Word的IF域，判斷【性別】字段是否為男，是男就返回先生，否則返回女士。鼠標(biāo)放在先生/女士上，按【Shift+F9】可切換域代碼，看到IF域，它實(shí)際上是嵌套域，引用的是【性別】字段。  3、自定更新頁(yè)碼 雙擊Word文檔底部，進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯狀態(tài)，點(diǎn)擊【頁(yè)碼】-【頁(yè)面底端】，選擇一個(gè)頁(yè)碼樣式就可以了，設(shè)置完成后，鼠標(biāo)雙擊空白處完成退出編輯。頁(yè)碼將會(huì)自動(dòng)更新。 還有一種方式，可以直接編輯頁(yè)碼，輸入內(nèi)容，如“第幾頁(yè)”，然后點(diǎn)擊【文檔部件】-【域】-【NumPage】-【1,2,3……】-【確定】，同樣可以完成頁(yè)碼自動(dòng)更新。 其實(shí)關(guān)于Word文檔的自動(dòng)更新，一般都源于Word自動(dòng)化利器-【域】的使用，如果感興趣可以詳細(xì)了解一下這個(gè)功能。 |
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