要了解項(xiàng)目管理，最重要的是：理清項(xiàng)目管理全流程中需要面對(duì)的問題、解決的策略和新工具的高效使用方法。

一般來說項(xiàng)目全流程通常都分為這五個(gè)階段——啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾。

本文節(jié)選自《2023伙伴云項(xiàng)目管理實(shí)操手冊(cè)》，感興趣領(lǐng)取看置頂評(píng)論。

• 啟動(dòng)：確立項(xiàng)目的合法地位和總體要求（目標(biāo)），宣布項(xiàng)目正式立項(xiàng)；

• 規(guī)劃：編制項(xiàng)目計(jì)劃，把項(xiàng)目目標(biāo)具體化，制訂達(dá)到目標(biāo)的路線圖；

• 執(zhí)行：按計(jì)劃開展項(xiàng)目活動(dòng)，把紙面上的成果變成實(shí)實(shí)在在的成果；

• 監(jiān)控：時(shí)刻對(duì)比預(yù)期和實(shí)際情況，針對(duì)差距進(jìn)行分析和調(diào)整

• 收尾：根據(jù)節(jié)奏有秩序地完成項(xiàng)目的收尾，發(fā)布報(bào)告和總結(jié)

過去團(tuán)隊(duì)任務(wù)的協(xié)作問題

所以無論是什么項(xiàng)目，有很多是可以提前設(shè)計(jì)和規(guī)劃好的；好的規(guī)劃是成功的一半，而沒有規(guī)劃、沒有協(xié)作則是項(xiàng)目失敗的主要原因。

那么，具體在什么階段要做什么事?

1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段

在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，主要靠項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員間的溝通達(dá)成思想統(tǒng)一。如果想要項(xiàng)目成功，往往背后是有穩(wěn)定和高質(zhì)量的團(tuán)隊(duì)、思維和工具在支持。

新時(shí)代需要好的項(xiàng)目思維！

要警惕“先干起來”的誘惑。

在大家都能看見機(jī)會(huì)的情況下，能否抓住機(jī)會(huì)，不取決于誰先看到，而取決于誰能真正抓住機(jī)會(huì)。

項(xiàng)目啟動(dòng)要做什么?

實(shí)踐中，為了完美地啟動(dòng)項(xiàng)目，建議用結(jié)構(gòu)化方法實(shí)施項(xiàng)目啟動(dòng)。

①制定項(xiàng)目目標(biāo)

項(xiàng)目的目標(biāo)制定要符合 SMART 原則，即：要清楚工作的量有多少、怎么測(cè)量、如何實(shí)現(xiàn)、何時(shí)完成。

②確定主要相關(guān)方

• 內(nèi)部相關(guān)方： 發(fā)起人； 資源經(jīng)理； PMO； 指導(dǎo)委員會(huì)； 其他項(xiàng)目經(jīng)理； 成員...

• 外部相關(guān)方： 客戶；用戶； 供應(yīng)商； 股東； 監(jiān)管機(jī)構(gòu)...

③明確整合團(tuán)隊(duì)

項(xiàng)目管理中，人是寶貴的資源，也是最難以把握的資源。

④發(fā)布項(xiàng)目章程

表明項(xiàng)目及其團(tuán)隊(duì)已經(jīng)得到了管理層的支持；并告知項(xiàng)目的存在，明確每個(gè)人的職責(zé)和權(quán)利。

⑤項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)

將項(xiàng)目的相關(guān)人員召集到一起舉行一次啟動(dòng)會(huì)議是非常有必要的，項(xiàng)目啟動(dòng)儀式要盡可能正式化。

2.項(xiàng)目計(jì)劃階段

著名的布里斯定理說，“用較多時(shí)間為一項(xiàng)工作做計(jì)劃，做這項(xiàng)工作總用時(shí)會(huì)減少?！?/strong>

① 項(xiàng)目規(guī)劃第一步：多維度拆解任務(wù)

就像一輛車的背后是千萬個(gè)不同零件，每個(gè)零件都符合標(biāo)準(zhǔn)才能組裝成一輛車，多維度拆任務(wù)可以提前預(yù)知難點(diǎn)，保證項(xiàng)目的各個(gè)執(zhí)行階段符合標(biāo)準(zhǔn)不卡頓。

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的主要目的就是把大項(xiàng)目拆成小任務(wù)，讓每個(gè)人和每個(gè)團(tuán)隊(duì)都能更快速地理解自己要做的事。拆出的任務(wù)需要符合SMART原則。

②項(xiàng)目規(guī)劃第二步：排計(jì)劃

在實(shí)際的項(xiàng)目管理中，如果前面計(jì)劃排得好，后面的項(xiàng)目如期率、質(zhì)量都能得到保障。

關(guān)鍵路徑法用于在進(jìn)度模型中估算項(xiàng)目最短工期，確定邏輯網(wǎng)絡(luò)路徑的進(jìn)度靈活性大小，如圖所示。

關(guān)鍵路徑是項(xiàng)目中時(shí)間最長(zhǎng)的活動(dòng)順序，決定著可能的項(xiàng)目最短工期。最長(zhǎng)路徑的總浮動(dòng)時(shí)間最少，通常為零。

每個(gè)參與者都要從其專業(yè)角度指導(dǎo)拆解項(xiàng)目任務(wù)的合理方式。

從開始到 A 到 C 到 F 到 G ，從 A 到 D 到 F 到 G ，從 B 到 D 到 F 到 G ，從 E 到 F 到 G 總共有四條關(guān)鍵路徑

B.把關(guān)鍵路徑的各項(xiàng)任務(wù)排進(jìn)伙伴云甘特圖

任務(wù)在排到伙伴云甘特圖后，可建立依賴關(guān)系，且一個(gè)任務(wù)改變其他項(xiàng)目參與者都能收到及時(shí)的通知，可以大大提高項(xiàng)目協(xié)作效率。

這就是項(xiàng)目協(xié)作里最重要的“有圖有真相”的過程。

④時(shí)間進(jìn)度安排

確定了項(xiàng)目模板，可以根據(jù)WBS結(jié)構(gòu)確定具體活動(dòng)，之后確定活動(dòng)持續(xù)時(shí)間并對(duì)活動(dòng)排序和計(jì)劃。過程中，需要隨時(shí)監(jiān)控不同環(huán)節(jié)和團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行效率和問題，可以隨時(shí)對(duì)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

可以直接先把所有任務(wù)大致所需時(shí)間排出來即可。

伙伴云甘特圖

之后操作的每個(gè)變化，其他的同事、項(xiàng)目成員都能在電腦上實(shí)時(shí)看到；而且任務(wù)安排是否沖突，時(shí)間分配是否合理，都能在界面上完整呈現(xiàn)?？吹巾?yè)面，猶如看到項(xiàng)目中不同團(tuán)隊(duì)通過辛勤工作達(dá)成一個(gè)又一個(gè)里程碑。

⑤制定進(jìn)度計(jì)劃

估算任務(wù)的持續(xù)時(shí)間，制定進(jìn)度計(jì)劃，利用甘特圖將所有任務(wù)和截止日期以時(shí)間軸的格式直觀地展示出來，在重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)置里程碑與交付物。

3.項(xiàng)目執(zhí)行階段

新時(shí)代下，項(xiàng)目管理者要積極尋取新的工具賦能整個(gè)項(xiàng)目管理，但任何一個(gè)工具都不能代替管理思維上的變化。

①獲取項(xiàng)目執(zhí)行所需各項(xiàng)資源

②跟蹤團(tuán)隊(duì)成員工作表現(xiàn)

需要一個(gè)好的工具，來建立并完善我們的跟蹤工作，如看板視圖。

項(xiàng)目的總體進(jìn)度可以由工具自動(dòng)生成（完成的百分比）。此外，還應(yīng)該有對(duì)工作量的估計(jì)，包括整個(gè)項(xiàng)目的工作量，各個(gè)任務(wù)的工作量等。

③項(xiàng)目執(zhí)行需要高效的團(tuán)隊(duì)和工具

不同的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能同時(shí)存在于同一個(gè)公司，一個(gè)好的項(xiàng)目管理工具要能支撐不同組織、不同組成形式的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)目標(biāo)有效達(dá)成。

因此需要不同的工具集去實(shí)現(xiàn)整體項(xiàng)目的有效交付。

④實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

4.項(xiàng)目監(jiān)控階段

①監(jiān)控項(xiàng)目更新進(jìn)展和管理進(jìn)度基準(zhǔn)變更

控制范圍是監(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)，管理范圍基準(zhǔn)變更的過程。

②監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)

監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)可以分為采數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、發(fā)現(xiàn)問題三個(gè)階段。可以采集完整的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，采集后通過儀表盤圖表的形式分析，便于復(fù)盤時(shí)有效地找出項(xiàng)目發(fā)展過程中的問題。

首先要明確要采什么數(shù)據(jù)，要采的數(shù)據(jù)即監(jiān)控對(duì)象。監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的主要對(duì)象是人和項(xiàng)目，即誰在什么時(shí)間和地點(diǎn)，如何做了什么的數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)。

③項(xiàng)目成本控制

一樣可以通過數(shù)據(jù)監(jiān)控完成，比如控制費(fèi)用數(shù)據(jù)、采購(gòu)數(shù)據(jù)等，根據(jù)差值來使項(xiàng)目資源和進(jìn)度相匹配。

④監(jiān)控項(xiàng)目思維升級(jí)

整體的項(xiàng)目監(jiān)控思維的提升與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成長(zhǎng)有關(guān)，要通過持續(xù)不斷地監(jiān)控、留底優(yōu)化項(xiàng)目，以獲得良好的成果。

比如：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)的有4 層階段

⑤管理項(xiàng)目變更

一些成熟的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)里有 CCB（change control board ）。

CCB 是否經(jīng)過審批，過程中客戶側(cè)和我方是否有完整的書面留檔，需要管理和控制。

5.項(xiàng)目收尾階段

①項(xiàng)目復(fù)盤

進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目時(shí)需要復(fù)用模板，橫向?qū)Ρ?、交叉分析不同?xiàng)目情況。

要講過程中做的努力，還要講業(yè)務(wù)的具體交付成果，包括過程和結(jié)果上的成果。

不管是面對(duì)客戶、甲乙方還是內(nèi)部團(tuán)隊(duì)，講一個(gè)好故事非常重要。通過講一個(gè)好故事可以使努力獲得認(rèn)可，同時(shí)展現(xiàn)實(shí)現(xiàn)的成果。

②制定項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告