董秘三會運作容易犯錯的25個問題

靜思之 2023-03-03 發(fā)布于江蘇

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2022年11月，證監(jiān)會制定《上市公司提質(zhì)三年行動方案》(簡稱《行動方案》)，《行動方案》更加強調(diào)深化治理意識，推動完善公司治理內(nèi)部機制，促進形成一批治理標桿企業(yè)。作為董秘，必須懂得三會的規(guī)范運作，才能把公司治理做到優(yōu)秀。本期我們總結(jié)了三會運作的常見問題，期望能夠幫助董秘規(guī)范三會運作，提高公司治理水平。

最易出現(xiàn)的問題

1.“三會”會議記錄存在眾多問題:

未記錄會議發(fā)言要點
以通訊表決方式召開的董事會無會議記錄
股東大會:未記錄出席會議的股東和代理人人數(shù)、所持有表決權(quán)的股份總數(shù)及占公司股份總數(shù)的比例;未記錄對每一提案的表決結(jié)果。

2.公司董事會.監(jiān)事會召開時間與公司章程規(guī)定的時間不符。

《公司章程》中應明確董事會通知方式;董事會會議通知應明確是否是臨時董事會。

3.董事會臨時增加議案，未在會議決議中披露該項議案審議結(jié)果。

董事會對未在會議通知中列明的審議事項進行審議并做出決議。
總經(jīng)理辦公會替代董事會審議或者總經(jīng)理直接決定重大事項。

4.授權(quán)委托書要素缺失

委托書應載明代理人的姓名、代理事項.授權(quán)范圍和有效期限，并由委托人簽名或蓋章。

5.公司使用募集資金暫時補充流動資金，未履行董事會或股東大會審議程序。

6.部分關(guān)聯(lián)交易、對外擔保未履行董事會或股東大會審議程序。

7.”三會”會議資料保管問題

部分會議資料缺失
股東大會會議未保存代理出席的委托書
用活頁記錄本記錄

8.上市公司通過授權(quán)的形式，由董事會或者其他機構(gòu)和個人代為行使了《公司法》規(guī)定的股東大會的法定職權(quán)。

9.部分公司獨立董事未在股東大會上作述職報告(作述職報告的，應在股東大會會議記錄中記載)。

10.未及時報告并及時披露:董監(jiān)高人員離任后三年內(nèi)，再次被提名為董監(jiān)高人員的，聘任理由、離任后買賣上市公司股票情況的書面報告。

11.未記錄:

董監(jiān)高人員候選人在股東大會、董事會或者職工代表大會等有權(quán)機構(gòu)審議其受聘議案時，是否親自出席會議，并就其任職資格、專業(yè)能力、從業(yè)經(jīng)歷、違法違規(guī)情況、與上市公司是否存在利益沖突與公司控股股東、實際控制人以及其他董事、監(jiān)事和高級管理人員的關(guān)系等情況進行說明。

12.董監(jiān)高辭職報告及信息披露不符合相關(guān)要求

辭職報告中說明辭職時間、辭職原因、辭去的職務、辭職后是否繼續(xù)在上市公司任職(如繼續(xù)任職說明繼續(xù)任職的情況)等情況。
辭職原因可能涉及公司或者其他董監(jiān)高人員違法違規(guī)或者不規(guī)范運作的，提出辭職的董監(jiān)高應及時向交易所報告。

13.監(jiān)事會運作中存在的問題

監(jiān)事會未履行應有的監(jiān)督職能，基本流于形式
監(jiān)事資格不合法
監(jiān)事會會議記錄過于簡單
監(jiān)事會對公司重大財務事項的審議不及時

14.股東大會運作中存在的問題

股東大會召集通知期間計算問題
股東大會的授權(quán)委托書問題
股東大會臨時提案問題
股東大會的延期或取消問題
股權(quán)登記日變更問題
問題股東

15.混淆了“三會”出席的出席和列席人員。

規(guī)章制度建設(shè)和執(zhí)行方面

1.《公司章程》未根據(jù)相關(guān)規(guī)定進一步修訂

制止股東或?qū)嶋H控制人侵占上市公司資產(chǎn)的具體措施，明確董事、監(jiān)事和高管人員維護上市公司資金安全的法定義務和責任，出現(xiàn)侵占公司資金行為時對直接責任人給予處分直至罷免職務的程序等。
在章程中明確“現(xiàn)金分紅政策，利潤分配政策應保持連續(xù)性和穩(wěn)定性”。

2.未建立健全規(guī)章制度，制度缺失

結(jié)合公司實際情況，制定《未來三年( 年- 年)股東回報規(guī)劃》，履行審議程序。
未建立關(guān)聯(lián)交易決策制度、信息披露暫緩與豁免制度等。
未根據(jù)《上市公司董事、監(jiān)事和高級管理人員所持本公司股份及其變動管理規(guī)則》的規(guī)定制定專項制度等。

3.《公司章程》關(guān)于董事會權(quán)限問題不明確

未確定對外投資、收購出售資產(chǎn)、資產(chǎn)抵押、對外擔保事項、委托理財、關(guān)聯(lián)交易的權(quán)。
未明確董事會對上述事項權(quán)限是單次還是年度內(nèi)累計權(quán)限。

4.《公司章程》中的相關(guān)規(guī)定提高或降低了股東行使權(quán)利的持股比例。

5.《公司章程》中關(guān)于董事提名方式、程序的規(guī)定中，缺少對獨立董事的特殊規(guī)定。

6.“三會”議事規(guī)則中的條款與公司章程中的相應條款不符。

7.關(guān)于內(nèi)控的相關(guān)規(guī)定不符合內(nèi)控要求。

案例:

A上市公司《內(nèi)部審計管理辦法》中規(guī)定，內(nèi)部審計機構(gòu)對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷，先書面報送總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理簽批后報送董事會及其審計委員會、監(jiān)事會。

8.內(nèi)審部門未按相關(guān)內(nèi)部制度開展工作。

案例:

A公司《募集資金管理制度》規(guī)定，“審計部門應當至少每季度對募集資金的存放與使用情況檢查一次，并及時向?qū)徲嬑瘑T會報告檢查結(jié)果”。但是，公司審計部門沒有相關(guān)檢查工作記錄，也沒有向?qū)徲嬑瘑T會報告的記錄。

9.資金支出沒有執(zhí)行公司資金管理制度。

10.董事會薪酬與考核委員會未根據(jù)議事規(guī)則對公司董事與高管人員年度薪酬進行考核、審查。

監(jiān)管風險

證監(jiān)會如果在檢查中發(fā)現(xiàn)公司存在違規(guī)行為，可以采取的行政監(jiān)管措施有:

1.責令改正;

2.監(jiān)管談話;

3.出具警示函;

4.責令公開說明

5.責令參加培訓;

6.責令定期報告

7.認定為不適當人選;

8.中國證監(jiān)會依法可以采取的其他監(jiān)督管理措施。

董秘怎么做

1.健全制度，切實有效運行議事規(guī)則

2.健全運行機制并規(guī)范運作

抓議案規(guī)范化建設(shè)
抓議案審核的規(guī)范化流程建設(shè)
抓各項議事規(guī)則的執(zhí)行到位

3.董事會秘書充分發(fā)揮協(xié)調(diào)溝通作用

4.獨立董事/外部董事依法按規(guī)履責行權(quán)

5.提高董事會決議執(zhí)行情況的報告效率和針對性

結(jié)語

三會運作的流程是比較復雜的，涉及到眾多的參與人員和時間節(jié)點，建議各位董秘朋友做好時間進度安排并提前準備好相關(guān)文件，確保三會順利召開。

End

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