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      【原】【彩云檔絮】04-關(guān)于證照檔案歸類
      
                    
                    
                    
                    
      
                         新用戶3175fYmd
                        
                        
                        2023-08-12
                        
                             發(fā)布于福建
                        
                    
      
                    
      
                        
                        
      
                    
      
                    
                    
      
                        
      
                            
                        
      
                        
      
                            
                                
      
                                    
                                        
      

                                        
                                        

                                        
      彩云檔絮
      作者：歸旭輝
      一顆塵埃
      有它生命的軌跡
      一粒星火
      有它散發(fā)的微光
      一個檔案員
      有她獨有的溫熱
       
      三人成行
      皆為吾師而為學
      愿為一絮
      遨游在檔園一隅
      集絮成裘  聚裘成花
      交流互享  樂在彩云檔絮

      partner:
      歸老師，有問題請教，就是我單位的電力許可證等，就是一些證照類，要放到那個大類里？行政里嗎？我現(xiàn)在給放實物里了，是不是不對??？謝謝！
      彩云歸:
      證照類比較特殊，最好單獨一類
      partner:
      是呀，放實物里可不可以，不違背原則啥的吧
       彩云歸:
      這個其實也沒啥，管理方便最重要
      partner:
      嗯嗯嗯，好的，謝謝老師
      彩云歸:
      一看怎樣保管這類檔案最安全合理，二看公司怎么要求，三看管理人怎樣管理更方便有效
      partner:
      感謝


      【04】關(guān)于證照檔案歸類
      關(guān)于證照類檔案管理，一些檔案同伴的一個糾結(jié)點在于其如何歸類，是列入實物檔案類，還是行政類、綜合類，還是其它類呢？
      證照類檔案在企業(yè)里，有它自身的特殊性。由于企業(yè)證照一般有有效期或其它限定，加上期間會有新增、變更、注銷、主管單位收回等情況，其產(chǎn)生的檔案也相應的需要動態(tài)管理、及時更新。因此證照類檔案管理，既區(qū)別于實物類檔案，也不同于一般的文書類檔案。
      企業(yè)證照通常有公司類證照和項目/產(chǎn)品/專業(yè)類證照，這些年的一線檔案工作中，我一般會把公司類證照歸入行政檔案，而項目類證照歸入相應的項目檔案。
      行政類目下的公司證照，如果數(shù)量較少，且企業(yè)沒有相應的制度和特別要求，那這些證照可以放在保險柜里作為重要資料而不是檔案來管理，再配一臺賬，記錄其基本信息、變動和注意事項，便可滿足管理需要。
      而為規(guī)范管理，可在行政檔案類目下設“公司證照”類別，證照按產(chǎn)生時間順序排列、編制目錄、裝盒存放管理，不再進行下一級分類，如圖4-01。

      若證照較多，混放不易查找利用，則可在“公司證照”下面繼續(xù)分類，如圖4-02，也就是每個公司的證照檔案單獨裝盒存放，與該證照相關(guān)的設立/申辦、變更、注銷及查檔文件都可放在同一盒中，既清晰明了，又完全、完整。
      這種分類不改變行政檔案的大類，只是對證照檔案的進一步細分，方便管理和利用。

      對于項目（產(chǎn)品/專業(yè)）類證照，建議歸入項目檔案，以保證項目檔案的系統(tǒng)性和完整性。以地產(chǎn)檔案為例，項目證照一般在前期階段產(chǎn)生，可進行如下分類（圖4-03）。

      根據(jù)企業(yè)規(guī)定和管理要求，公司證照和項目證照也可以合并，作為專項檔案進行管理。其分類、管理思路和方法大同小異，可視具體情況而定。
      而隨著電子化的深入發(fā)展，目前一些證照已經(jīng)由電子證照取代紙質(zhì)證照，如何實現(xiàn)紙質(zhì)、電子證照并存管理，如何規(guī)范和強化將來的電子證照管理，其對策和方法也會應運而生，我們拭目以待并積極響應、勇于嘗試。
      檔案分類、管理的方案、方法林林總總、比比皆是，在企業(yè)中似乎沒有定論。而適合企業(yè)的，才是最好的，只有深入了解企業(yè)，才能探尋出與企業(yè)匹配的有效檔案分類、管理方法。
      一點淺見，僅供參考。
       
      2022年5月24日于鄭州

      作者簡介：
             歸旭輝，企業(yè)檔案人，出品【我的小小檔案經(jīng)】系列篇。
             業(yè)余愛好詩歌與隨筆，有《狼》、《菊花》、《故鄉(xiāng)》等作品發(fā)表。系列篇【成長筆記】創(chuàng)作中。
      腳踏實地，仰望星空！點滴墨痕，留住時光！
      
                                          		
                                
      
                                  
                        
      
                    
      



                
      
                
      
                    
                    
                        
      
                            
                                
        
                                    		
                        
        
                            
                
        
                
        
                
                
                
        
                
        


                

                
                
                
                
                

                
        
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