實務(wù)：事業(yè)單位會計報銷基礎(chǔ)工作存在的問題及對策

djkxiaold 2023-09-07 發(fā)布于湖北

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齊雁虹靳蕊

（作者單位：1.中國水產(chǎn)科學(xué)研究院營口增殖實驗站；2.中國水產(chǎn)科學(xué)研究院）

財務(wù)管理制度是科研事業(yè)單位整個內(nèi)控制度體系中的重點，會計基礎(chǔ)工作是財務(wù)管理的基礎(chǔ)，發(fā)生支出事項時是否按標(biāo)準(zhǔn)審核各類憑據(jù)的真實性、合法性，是否存在使用虛假票據(jù)套取資金的情形，在流程制定上不夠規(guī)范，在關(guān)鍵節(jié)點上存在漏洞，就無法規(guī)避業(yè)務(wù)風(fēng)險。因此，科研事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步提高對會計基礎(chǔ)工作報銷環(huán)節(jié)的重視，不斷完善應(yīng)對措施，充分發(fā)揮內(nèi)控的積極作用，推動科研事業(yè)高效、有序發(fā)展。

一、會計報銷基礎(chǔ)工作中存在的問題

在明確了單位各個業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)后，進(jìn)一步對單位經(jīng)濟(jì)活動中面臨的各種風(fēng)險進(jìn)行分析。日常工作中，財務(wù)人員審核業(yè)務(wù)實質(zhì)性要件，包括但不限于下面這些問題。

（一）費用報銷單填寫不規(guī)范的問題

（1）費用報銷單或差旅費報銷單上簽字不齊全，如部門負(fù)責(zé)人沒有簽字或財務(wù)負(fù)責(zé)人沒有簽字。

（2）大寫金額無數(shù)字部分沒有用零或?補(bǔ)齊。

（3）報銷單上字跡有涂改和勾抹。

（4）項目填寫不完整，報銷部門、報銷日期、附件張數(shù)有漏填的。

（二）費用報銷單粘貼不規(guī)范的問題

（1）票據(jù)粘貼雜亂無章，如票據(jù)不分類，不按時間排序依次粘貼到粘貼單上等。

（2）票據(jù)使用訂書機(jī)裝訂。

（3）火車票上日期、票價重要信息，被膠水粘住，無法查看。

（三）報銷原始單據(jù)的問題

發(fā)票是單位開支相關(guān)實質(zhì)性要件，是單位不斷完善內(nèi)部控制制度的重要組成部分，同時也是所得稅法判斷是否準(zhǔn)予稅前扣除的重要依據(jù)，《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)所得稅管理的意見》第二條第三項規(guī)定：加強(qiáng)發(fā)票核實工作，不符合規(guī)定的發(fā)票不得作為稅前扣除憑據(jù)，是證明支出是否與取得收入有關(guān)，是否合理的重要條件。

（1）取得發(fā)票上沒有加蓋銷售方發(fā)票章。

（2）取得發(fā)票上沒有加蓋銷售方財務(wù)章。

（3）取得發(fā)票上沒填付款方單位全稱。

（4）報銷的手撕非機(jī)打車票連號或同一號段報銷。

（5）報銷的手撕非機(jī)打車票上沒有國稅監(jiān)制章；或雖有國稅監(jiān)制章，但是沒有防偽識別碼或水印。

（四）報銷業(yè)務(wù)單據(jù)附件的問題

新規(guī)下，支出業(yè)務(wù)費用報銷不能光附一張發(fā)票，光靠一張發(fā)票并不足以支撐業(yè)務(wù)的真實合理性，如果光靠一張發(fā)票入賬無論是在內(nèi)部控制管理上還是在稅務(wù)管理上都存在漏洞和風(fēng)險。附件與發(fā)票之間應(yīng)具有較強(qiáng)的邏輯性和關(guān)聯(lián)性，財務(wù)人員在審核報銷單時根據(jù)這些現(xiàn)有的附件判斷這筆采購業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生、有無存在舞弊的風(fēng)險。

（1）購置實物資產(chǎn)附件，如購買原材料、機(jī)器設(shè)備、辦公用品、低值易耗品等，是否有入庫單、入庫單簽章，審批手續(xù)是否齊全，是否有采購合同，是否有質(zhì)量驗收合格證明，發(fā)票日期和發(fā)票金額是否與采購合同對應(yīng)，是否有從第三方開票，是否舍近求遠(yuǎn)采購。

（2）租賃業(yè)務(wù)附件是否有行政辦公部門審核確認(rèn)手續(xù)，是否有可行性報告、是否有公開招租的公示、是否有租賃合同，發(fā)票日期金額是否與租賃合同吻合。

（3）業(yè)務(wù)招待費附件，是否有公務(wù)接待函，是否有接待清單，是否有經(jīng)辦人簽字，是否有部門負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人審核簽批。

（4）差旅費附件是否有差旅費審批單，差旅費報銷單內(nèi)容是否填寫齊全，所附的車票是否為去出差地的車票。住宿、交通費發(fā)票是否為出差地的發(fā)票，人員和人員名單是否與出差審批單的人員人數(shù)相吻合，是否有刷公務(wù)卡小票，機(jī)票驗真單等。

（5）會議費附件是否有會議通知、會議議題、參會人員名單、簽到表等資料。

（6）勞務(wù)費附件是否有考勤記錄，招聘合同是否扣繳了工作薪金的個人所得稅，銀行卡是否與本人信息相吻合。

（7）運費附件是否有運費報銷單，起運地和運達(dá)地是否與運費報銷單相吻合，是否由起運地和運達(dá)地以外的車輛運輸，運輸價格是否波動較大。

（8）油費附件是否有單位負(fù)責(zé)人同意加油審批單、報銷的加油費是否為本單位加油卡加油，加油明細(xì)是否為本單位車輛車號。

（9）水電費附件發(fā)票上的字碼是否與水表、電表的字碼相符，是否與本單位的經(jīng)濟(jì)活動相吻合，是否有水電費分配表。

二、會計報銷基礎(chǔ)工作中的應(yīng)對策略

（一）大力宣傳，提高職工對會計基礎(chǔ)工作的認(rèn)識

內(nèi)部控制需要單位從上到下全員參與，內(nèi)控控制制度建設(shè)需要在單位內(nèi)部大力開展宣講工作，邀請專業(yè)人士開展內(nèi)控制度培訓(xùn)，講全講透內(nèi)部控制相關(guān)理論和具體流程的實施，使單位全體職員包括領(lǐng)導(dǎo)班子成員都了解內(nèi)部控制的基本要求，推進(jìn)內(nèi)控體系基礎(chǔ)工作的有效執(zhí)行。

（二）規(guī)范完善制度、流程，劃分責(zé)任

內(nèi)控建設(shè)需要梳理各類經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)流程、明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、系統(tǒng)分析經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險、確定風(fēng)險點、選擇分析應(yīng)當(dāng)策略、建立健全內(nèi)部管理制度和控制措施，并督促相關(guān)人員制定相關(guān)報銷制度、業(yè)務(wù)流程，明確劃分責(zé)任，經(jīng)辦人對發(fā)票及附件的完整、真實負(fù)責(zé)，部門負(fù)責(zé)人對業(yè)務(wù)的真實性負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)對專業(yè)性政策負(fù)責(zé)，財務(wù)對經(jīng)費支出是否符合財務(wù)政策負(fù)責(zé)。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)支出的審核、審批控制

各項業(yè)務(wù)支出應(yīng)經(jīng)過規(guī)定的審批程序，單位應(yīng)明確支出的內(nèi)部審批權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施。審批人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)審批，不得越權(quán)審批。重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策，并形成會議紀(jì)要。財務(wù)部門在辦理資金支付前，全面審核各類單據(jù)，重點審核單據(jù)來源是否合法，內(nèi)容是否真實、完整，使用是否準(zhǔn)確，是否符合預(yù)算，審批手續(xù)是否齊全，是否符合國庫集中支付、政府采購、公務(wù)卡結(jié)算等國家有關(guān)政策規(guī)定。

第一，明確各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)，對支出的經(jīng)濟(jì)事項明細(xì)進(jìn)行界定。開支標(biāo)準(zhǔn)包括外部標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)。外部標(biāo)準(zhǔn)是國家或地方性法規(guī)制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，如人員工資標(biāo)準(zhǔn)、差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)等，單位必須按標(biāo)準(zhǔn)遵照執(zhí)行。內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)是單位在國家允許的范圍內(nèi)，根據(jù)單位實際制定的標(biāo)準(zhǔn)，如接待費標(biāo)準(zhǔn)、食堂補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)等。

第二，票據(jù)要與實際業(yè)務(wù)吻合，這是費用報銷中最基本的常識知識，如采購一批物料，按理應(yīng)該取得商品購銷發(fā)票，但最后到財務(wù)報銷時使用的是接受服務(wù)的發(fā)票，二者不一致，自然不允許報銷。

第三，費用報銷單或差旅費報銷單上報銷人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人均要簽字；小寫金額與大寫金額保持一致；小寫金額與人民幣符號不得有空格，不得連筆，正確寫法為￥100.00，錯誤寫法為￥ 100；大寫金額無數(shù)字部分用零或?補(bǔ)齊；報銷單上不得涂改，如有錯誤，需要重新填寫；摘要填寫完整，報銷部門、報銷時間、報銷項目、附件張數(shù)填寫完整；報銷過程中涉及專票報銷的，在填寫報銷單時將專票上的不含稅價和稅金分成兩行填寫，這樣方便財務(wù)后期的賬務(wù)處理。

第四，報銷單粘貼要規(guī)范。票據(jù)先分類，再按時間排序，依次粘貼到粘貼單上；小張的票據(jù)需要均勻粘貼，不能厚薄不均，確保單據(jù)平整；要用膠水粘貼附件；票據(jù)上的金額、日期等重要信息不得被膠水粘貼住，要保證票據(jù)信息可見可查。

第五，取得的發(fā)票類別符合稅法要求。《國家稅務(wù)總局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)普通發(fā)票管理工作的通知》第八條第二項規(guī)定：在日常檢查中發(fā)現(xiàn)納稅人使用不符合規(guī)定發(fā)票特別是沒有填開付款方全稱的發(fā)票，不得允許納稅人用于稅前扣除、抵扣稅款、出口退稅和財務(wù)報銷。發(fā)票的真?zhèn)卧趪叶悇?wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺進(jìn)行查驗。如果查驗結(jié)果存在不符合的內(nèi)容，及時反饋給相應(yīng)的經(jīng)辦人員。發(fā)票上要蓋有銷售方發(fā)票專用章，并且與銷售方名稱一致，否則不得報銷；出差日期和行程不同，報銷的手撕非機(jī)打車票不得連號或同一號段報銷；手撕非機(jī)打車票要印有國稅監(jiān)制章，并且有防偽識別碼或水印。

第六，提供有力支撐費用發(fā)生真實性的附件。支出憑證應(yīng)附反映支出明細(xì)內(nèi)容的原始單據(jù)，超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的支出事項應(yīng)由經(jīng)辦人員說明原因并附審批依據(jù)，確保與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項相符。如購置貨物，除了拿貨錢清的小額業(yè)務(wù)，應(yīng)提供由倉庫保管及負(fù)責(zé)人簽章的入庫單、機(jī)打的購貨清單明細(xì)、采購合同、質(zhì)量驗收合格證明，使用公務(wù)卡的還要提供簽字的刷卡小票，重大的資金支付還要提供領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定會議紀(jì)要等附件；業(yè)務(wù)招待費應(yīng)提供公務(wù)接待函，有經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人簽批的公務(wù)接待清單，大額的還要提供點菜流水清單等附件；差旅費要提供事前審批的差旅費審批單、出差地的車票、機(jī)票、住宿費、交通費的發(fā)票、在公務(wù)行上打印的行程驗真單、公務(wù)卡刷卡小票等附件；會議費要提供會議預(yù)算計劃、會議通知、會議議題、參會人員名單、簽到表、酒店客房及就餐流水等附件；勞務(wù)費要提供考勤記錄、招聘合同、工作內(nèi)容、人員信息等附件；運費要提供雙方簽訂的運輸合同、運輸行程單等附件；油費要提供事前申請加油的加油審批單、加油主卡的卡號及簽字的刷卡小票等附件；水、電費要提供各部門及項目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的水電費分配表。

（四）加強(qiáng)財務(wù)人員與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員之間的溝通

首先，創(chuàng)造溝通的機(jī)會，可以采取多種形式讓業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與財務(wù)人員在一個比較休閑、輕松的環(huán)境中相互提問，互相聊天，既能讓雙方增進(jìn)了解，也能化解一些矛盾。

其次，定期讓財務(wù)人員參與科研、業(yè)務(wù)部門活動，培養(yǎng)財務(wù)人員對科研人員的重視和服務(wù)心態(tài)，了解業(yè)務(wù)活動內(nèi)容，增強(qiáng)服務(wù)的意識，更好地為科研服務(wù)。

最后，讓新進(jìn)科研、業(yè)務(wù)部門人員到財務(wù)部門短期掛職，學(xué)習(xí)基本財務(wù)知識，熟悉會計基礎(chǔ)工作，理解財務(wù)報賬的不容易。

（五）建立、完善財務(wù)助理制度

一方面，根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》建立健全科研助理管理辦法，明確對財務(wù)助理的相關(guān)待遇，完善對財務(wù)助理的監(jiān)督和管理。

另一方面，財務(wù)助理可以由科研項目組單獨設(shè)置也可以是兼職?？梢砸粋€人負(fù)責(zé)一個項目組的報賬工作也可以負(fù)責(zé)多個項目組的報賬工作。

三、結(jié)語

科研事業(yè)單位為滿足現(xiàn)代管理發(fā)展的基本要求，提高財務(wù)管理的高度，防止腐敗的滋生，就要不斷在內(nèi)控體系中的每個業(yè)務(wù)層面查找、梳理、評估存在的問題和風(fēng)險隱患，分析形成問題的原因，不斷健全完善內(nèi)部控制制度，制定有效的應(yīng)對措施，預(yù)防和控制經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的風(fēng)險，使制度執(zhí)行更加有效，更好地實現(xiàn)科研事業(yè)單位的控制目標(biāo)，為科研事業(yè)高效、有序、穩(wěn)定發(fā)展提供保障。