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歸檔文件分類 檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》2015版中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層級(jí)關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。  1.保持歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，為今后查找和利用提供便利。 2.為歸檔文件的編目、保管打下良好的基礎(chǔ)。 對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對(duì)歸檔文件排列、編目、排架等都有著重要意義。因此，《規(guī)則》雖然對(duì)歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進(jìn)行了簡(jiǎn)化，但分類仍然作為必不可少的基本步驟保留了下來。 《歸檔文件整理規(guī)則》提供了年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)3種分類方法，在實(shí)際工作中，常用的分類方案有： 年度—保管期限分類法；保管期限—年度分類法（簡(jiǎn)稱為兩級(jí)分類法）； 保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法；年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法；問題—年度—保管期限分類法等（簡(jiǎn)稱為三級(jí)分類法）。 即先將歸檔文件按年度分類,再在年度下面按保管期限分開。這種分類方法特別適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的中小機(jī)關(guān),或者每年形成文件數(shù)量不是太多的機(jī)關(guān),以及小型的事業(yè)單位?！凹?hào)”的編制方法為每年一個(gè)保管期限一個(gè)流水號(hào)，即保管期限為永久、30年、10年的檔案各有1個(gè)流水件號(hào)），例如：· 2008年：永久：(1、2、3、4、5、6---件號(hào)從1編到n） · 30年：(1、2、3、4、5、6---件號(hào)從1編到n） · 10年：(1、2、3、4、5、6---件號(hào)從1編到n） 即先將歸檔文件按保管期限分類,再在保管期限下面按年度分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的市、縣（區(qū)）直、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān),或者每年形成的文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)單位。此時(shí)分類方案為: 即先將歸檔文件按保管期限分類,每個(gè)保管期限下按年度分類,再在年度下面按機(jī)構(gòu)分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。如中直機(jī)關(guān)、省直機(jī)關(guān)、及市（縣）區(qū)大中型機(jī)關(guān)或形成文件數(shù)量多的機(jī)關(guān)，此時(shí)分類、排列方法為: 企業(yè)或大的事業(yè)單位采用此分類法，要先按黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理各類分開，在每個(gè)類別里，把每一年度的按永久、30年、10年分類。
各單位在選定分類方法上，要根據(jù)各自單位文件的多少，內(nèi)部機(jī)構(gòu)的多少來決定文件的分類方法。應(yīng)當(dāng)注意的是，在文件分類前，單位文檔人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況編號(hào)制分類方案。它的作用就是在確立分類法的基礎(chǔ)上，標(biāo)列各級(jí)類目名稱，固定全宗分類體系的分類綱要。各機(jī)關(guān)單位都必須編制切合實(shí)際的分類方案，并且保持相對(duì)穩(wěn)定。   |
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