編碼原則(自已先發(fā)點參考資料)

第一節(jié) 物料編碼的意義

物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：

Ø 增強物料資料的正確性
物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。
Ø 提高物料管理的工作效率
物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。
Ø 利于電腦的管理
物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用電腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。
Ø 降低物料庫存、降低成本
物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。
Ø 防止物料舞弊事件之發(fā)生
物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。
Ø 便于物料之領(lǐng)用
庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。

第二節(jié) 物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：
l 簡單性
l 分類展開性
l 完整性
l 單一性
l 一貫性
l 可伸縮性
l 組織性
l 適應(yīng)電腦管理
l 充足性
l 易記性

一、簡單性
編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字符號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。
物料相當(dāng)單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時，就要將大分類再加以細(xì)分 ，這種分類展開也稱為多級分類。

二、分類展開性
物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，則每段最多只能由十個細(xì)分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細(xì)分項目，然而細(xì)分項目太多，就難于查找，而細(xì)分項目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。

需要分類的項目 第一種分類方法 第二類分法 第三類分法
1 1 11 0 01 01
2 12 02 02
3 13 03 03
4 14 1 1 04
5 15 2 21 05
6 16 22 06
7 2 21 23 07
8 22 3 3 08
9 23 4 41 09
10 24 42 10
11 25 43 11
12 26 5 5 12
13 3 31 6 61 13
14 32 62 14
15 33 63 15
16 34 7 7 16
17 35 8 8 17
18 36 9 9 18

（表一）
三、完整性
在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。
新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

四、單一性
物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。

五、一貫性
物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進(jìn)行。

六、伸縮性
物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴展或變動的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。

七、組織性
物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。

八、適應(yīng)電腦管理
電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其他符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性
物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應(yīng)付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。
十、易記性
在不影響上述九項原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。

第三節(jié) 物料編碼的方法

目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：
1. 阿拉伯?dāng)?shù)字法
2. 英文字母法
3. 暗示法
4. 混合法

一、阿拉伯?dāng)?shù)字法
阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個或數(shù)個阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準(zhǔn)備物料項目與數(shù)字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時間的訓(xùn)練與適應(yīng)才能運用自如。以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：

ü 連續(xù)數(shù)字編碼法
ü 分級式數(shù)字編碼法
ü 區(qū)段數(shù)字編碼法
ü 國際十進(jìn)制分類法

1．連續(xù)數(shù)字編碼法
連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關(guān)聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內(nèi)，例如： 1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠(yuǎn)，在物料管理、倉儲管理上很不方便。

2．分級式數(shù)字編碼法
分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細(xì)分為較次級的類別并編定其號碼，如止已繼續(xù)進(jìn)行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。
表二為三種屬性的階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法的優(yōu)點一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達(dá)到一物料項目僅有一編碼的目標(biāo)，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導(dǎo)致物料編碼位數(shù)不夠用。

來 源（大類） 材 料（中類） 用 途（小類）
1 = 自制 1 = 非鐵金屬 1 = 零部件
2 = 外購 2 = 鋼鐵 2 = 包裝用料
3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 辦公用品
4 = 化學(xué)品

（表二）

3．區(qū)段數(shù)字編碼法
區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達(dá)到物料編碼的目的。例如有64項，分為5大類，其情形如下：

A類 12項
B類 10項
C類 17項
D類 15項
E類 10項
合計 64項

（表三）

上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形如下：

類別 分配編碼 剩余備用編碼
A類 12項（01-20） 8項
B類 10項（21-37） 7項
C類 17項（38-61） 7項
D類 15項（62-83） 7項
E類 10項（84-99） 6項


（表四）

4．國際十進(jìn)分類（U. D. C. ）
這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。1895年的國際圖書館學(xué)會決定杜威的十進(jìn)法為基礎(chǔ)，作更進(jìn)一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進(jìn)位分類法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。
所謂國際十進(jìn)位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之?dāng)?shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表，如此進(jìn)行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開。其情形如下：
6 應(yīng)用科學(xué)
62． 工業(yè)技術(shù)
621． 機械的工業(yè)技術(shù)
621．8 動力傳動
621．88 挾具
621．882． 螺絲、螺帽
621．882．2 各種小螺絲
621．882．21 金屬用小螺絲
621．882．215 丸螺絲
621．682．215.3 平螺絲

采用國際十進(jìn)分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時時，即應(yīng)加以“.”符號以表示劃分，國際十進(jìn)分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進(jìn)分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。

二、英文字母法
是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z 等字與阿拉伯?dāng)?shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬......，英文字母在我國已經(jīng)相當(dāng)普遍，是可用的物料編碼方法。

三、暗示法
暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：
l 字母暗示法
l 數(shù)字暗示法

1、英文字母暗示法：
從物料的英文字母當(dāng)中，擇取重要且有代表性的一個或數(shù)個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進(jìn)而從暗示中得知該物料為何物。
例如：
VC=Variable Capaciter(可變電容器)
IC=Integrated Circuit(集成電路)
SW=Switch(開關(guān))
ST=Steel Tube (鋼管)
BT=BRASS Tuber(黃鋼管)
EP=Ear Phone(耳機)
2、數(shù)字暗示法：
直接以物料的數(shù)字為物料編碼的號碼，或?qū)⑽锪系臄?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。

物料編碼代表的意義：

例1： ×× × ××× ×× ××
—— — ——— —— ——
類 小類 形式 長度 厚度

例2：電阻值的編碼

編碼 電阻值
005 0.5Ω
050 5Ω
100 10Ω
101 100Ω
102
103 10,000Ω
104 100,000Ω
105 1,000,000Ω


（表五）

例3：鋼筋直徑的編碼

編 號鋼筋直徑
12 12mm
16 16mm
19 19mm
25 25mm

（表六）

例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)（限于軸經(jīng)20mm至200mm）mm數(shù)的五分之
一。

編碼 軸徑
05 25mm
06 30mm
07 35mm

（表七）

四、混合法
混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進(jìn)位或其他方式編阿拉伯?dāng)?shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進(jìn)位采用符號較多，故有不少公司樂于采用此種方法。
例如： M=金屬物料
MB=螺栓、螺絲及帽
MBI=帶帽螺栓
MBI-100=六角鐵制螺栓帶帽
MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角鐵制螺栓帶帽
MBI-106-8=3/8” x 1”六角鐵制螺栓帶帽
MBI-106-8=1/2” x 1”六角鐵制螺栓帶帽


第四節(jié) 物料編碼舉例
例一：某公司冰箱材料分類與編碼
1. 代碼基本形式
× × × × × × × × × ×
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
大分類 中分類 小分類

整個代碼由十位數(shù)字組成，同樣規(guī)格和材質(zhì)的物料編碼相同。
2. 大分類是由前兩位數(shù)字代表，31表示冰箱
3. 中分類由第3、4、5位三位數(shù)字表示

1板金類 2金屬類 3塑膠橡膠類
01外箱組件 01鐵 01擠壓弄（射出）
02內(nèi)箱組件 02銅 02成型（真空與沖床成型）
03門組件 03鋁 03吹氣盛開
04蒸發(fā)器組件 04鋅合金 04剪型
05底座組件 05其他金屬 05模內(nèi)加熱加壓成型屑
06凝結(jié)器組件 06橡膠
07其他零件 07管棒類
08其他
4電工器材 5絕熱材 料 6雜類
01電裝品部分 01玻璃纖維 01紙類
02電線 02保利龍 02膠帶類
03其他 03玻璃類
04海綿類
05木類

（表八）
4. 小分類為5位數(shù)（6、7、8、9、10），前4位是流水號碼，最后一位表
板金類表面處理編碼。
0 表示未電鍍、未噴漆、及表面不需要處理之零件
1 表示噴漆
2 表示電鍍
3 表示研磨
5．分類編碼實例
3110700012 表示板裝飾條用夾板


例二：某機械加工廠的物料編碼原則
該公司考慮目前物料的總數(shù)有4000種左右，考慮到將來的發(fā)展，制定以下物料編碼原則：
× × × × × ×
1 2 3 4 5 6

前5位為順序號，以分段的方式將物料分為20大類，最后一位表示零件的特征碼,A表示沖壓工序已完成，B表示零件加工車間已完成、C表示電鍍車間已完成、D表示噴漆車間以完成。
如：00012A 十字架上托（已沖壓成型）
00012B 十字架上托（已鉆孔）
00012C 十字架上托（已電鍍）


例三：某柴油機生產(chǎn)廠的物料編碼原則
所有物料編碼分四段，先后順序為“物料類別、物料特征碼、順序號、后綴”
× ×××…… ××…… ×
物料類別 物料特征碼 順序號 后綴(可選)
1． 物料類別
物料類別用一位數(shù)字或字母表示，用來區(qū)分產(chǎn)品、零部件、原材料、輔助材料……
2． 物料特征碼
物料特征碼用3-8位數(shù)字或字母表示，用來表示識別該類物料的特征代碼。每一類物料可取不同寬度的特征代碼，如：產(chǎn)品的特征碼可取3位，用來表示產(chǎn)品的系列號及其他特征，而零部件的特征碼可取8位，用來表示零部件所屬的產(chǎn)品號及其圖號。一旦確定了某類特征代碼使用的位數(shù)，則所有該類物料的特征碼必須按照指定的位數(shù)編碼。代碼不足指定位數(shù)的可用其他字母或數(shù)字補充（用字母補充時一般用字母“N”，）， 代碼超過指定位數(shù)的可進(jìn)行簡寫。
對特征碼，也可進(jìn)行細(xì)分，如特征碼總長度為6位，則可用前兩位表示一種信息，中間兩位表示一種信息，后兩位表示一種信息。
3． 順序號
順序號用來表示某一物料在該類物料中的編碼順序，是為了區(qū)別同一類物料中的不同物料而設(shè)計的。順序號的長度可根據(jù)該類物料的多少確定，但要考慮編碼將來的擴展，保留一定的余地。不同類別的物料可以取不同長度的順序號，如：用三位就可表示從‘000’到‘999’共1000種物料。順序號的長度一旦指定，則該類物料的所有順序號位必須按指定的長度編寫，不足長度的前面用’0’補充。如：001,002,003,090,445等是正確的，不能用’10’表示第10種物料，而應(yīng)用‘010’來表示。
4． 后綴
后綴用一位字母表示，可以用來區(qū)分相同名稱、規(guī)格或圖號而材質(zhì)、加工工序或顏色不同的零部件或產(chǎn)品、原材料。這樣，可以用相同的特征代碼和順序號表示出同一圖號的零部件或產(chǎn)品的不同狀態(tài)。
如：C325002R,表示產(chǎn)品325002紅色
C325002G,表示產(chǎn)品325002綠色
L3421007A,表示零部件3421007已沖壓成型
L3421007B,表示零部件3421007已零件加工
L3421007C,表示零部件3421007已電鍍
后綴是可以選擇的，可以使用，也可以不用，根據(jù)具體情況而定。
5． 舉例：
如：產(chǎn)品的編碼原則定為：
× ×××× ××
一位字母‘C’ 四位特征碼 兩位順序號

則產(chǎn)品 內(nèi)銷機-S195-S195長單機的代碼可編為： CS19501
內(nèi)銷機-S195-S195方單機的代碼可編為： CS19502
內(nèi)銷機-S195-S19545W 的代碼可編為： CS19503

零部件的編碼原則為：
× ×××××××× ××× ×
一位字母‘L’ 八位特征碼 三位順序號 一位后綴

用特征碼表示產(chǎn)品及圖號的縮寫，后綴表示零部件加工的狀態(tài)。
例：專用件或借用件的編碼：
內(nèi)銷機-S195-S19545W缸套的圖號為0101，零件順序號為03則其代碼為可編為：LS195010103 [L S195 0101 03]，后綴不用。
通用件的產(chǎn)品編碼：
通用件因為不專于任何一個產(chǎn)品序號，其產(chǎn)品特征碼可定義為：TTTT或其他有代表性的字符。
如果上例中的內(nèi)銷機-S195-S19545W缸套屬于通用件，則其編碼為：LTTTT010103。


注意事項：
1． 如果使用字母和數(shù)字混和編碼時，應(yīng)避免使用字母O、I、Z等字母，以免書寫時與0、1、2相混淆；
2． 編碼中盡可能不用-、#、*等這些無意義的符號（只是為了區(qū)分編碼的段，而沒有任何含義），因為這些符號不便于電腦輸入，而且會使編碼太長；
3． 確定編碼方案時一定要保留足夠的空間以方便以后的擴充；
為了使編碼便于書寫和錄入電腦，編碼在滿足一定的要求下應(yīng)盡可能簡短；
4． 凡是庫存中可能出現(xiàn)的物料都必須予以編碼；
5． 每種物料只能有一個編碼，同樣，一個編碼只能在庫存中找到一種物料，一一對應(yīng)。