|
Excel五步做課程表編制 Excel做課程表
知識點：利用Excel數(shù)據(jù)關聯(lián)和規(guī)則公式完成指定數(shù)據(jù)排序 應用環(huán)境：學校課程表編排、企業(yè)員工任務、值班安排等每個學期，學校教務處教師最頭疼的一件工作就是編制課程表。一般學校的課程表至少包括給領導的全?？傉n程表、學生的班級課程表和教師用的課程表三種。三種課程表數(shù)據(jù)密切相關，修改任何一張課程表都將影響到另兩張表格，因此編輯時很難兼顧。但是來自福建的陳老師就利用Excel 2007輕松解決了這個問題，下面我們來看看他是怎么做的。 1.創(chuàng)建工作表 打開Excel 2007新建一張“教師安排”工作表，存放各班的科任教師安排(圖1)，這是編課程表前必須安排好的。再建立總課程表、班級課程總表、教師課程總表等。 2.總課程表編制 切換到“總課程表”工作表設計總課程表格，表中包括全部班級的課程安排和每節(jié)課的教師。選中B4，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)有效性”圖標，在“數(shù)據(jù)有效性”窗口的允許下拉列表中選擇“序列”，輸入來源為“=教師安排!$A$3  A$16”(不含引號)，確定完成設置。在B5輸入公式=IFERROR(VLOOKUP(B4，教師安排!$AM，ROW(B4)/2，F(xiàn)ALSE)，“”)，并設置填充色為淺藍作為與學科行的區(qū)分。然后選中B4:B5進行復制，再選中B4:AJ27區(qū)域進行粘貼即可(圖2)。現(xiàn)在選中B4單擊下拉按鈕選擇學科，下面的B5單元格就會自動顯示上課的教師名，其他單元格也是一樣(如圖2)。如此一來安排課程就簡單多了吧，只要用鼠標單擊選擇即可。
圖1
圖2 3.總課程表限制提醒 編制總課程表時總有各種附加條件限制，比如：一個教師不能同時上兩班的同一節(jié)課，操場太小全校只能有兩班同時上體育課，電腦室只有1間不能有兩班同時上電腦課等等。要在排課中兼顧這些要求顯然不容易。對此可設置條件格式，讓它在違反限制時自動變色提示，事情就簡單多了。 選中B4:AJ27，在“開始”選項卡中單擊“條件格式”選擇“新建規(guī)則”，在“新建規(guī)則”窗口中選擇規(guī)格類型為“使用公式確定要設置格式的單元格”，并輸入公式=AND(COUNTIF(B:B，B4)>1，MOD(ROW()，2)=1)(圖3)。再單擊“格式”按鈕，在彈出窗口中設置字體顏色為紅色。確定后，當同一節(jié)課中有兩班出現(xiàn)同一老師同時，兩班中這位老師的名字都會變成紅色，你可以及時決定看要更換哪班的課程。
圖3 同樣再選中B4:AJ27設置“條件格式”，但輸入的公式改成=AND(COUNTIF(B:B，B4)>2，C1=“體育”)，文字顏色改成綠色。即可在同時上體育課超過2班時變成綠色。電腦課的設置公式則是=AND(COUNTIF(B:B，B4)>1，C1=“電腦”)顏色改成藍色。如果你還有課時等其他限制要求只要像這樣繼續(xù)疊加設置條件格式即可。 注：必須從B4拖動到AJ27選中B4:AJ27，或先選中B4再按住Shift鍵單擊AJ27進行選中才行。若你從AJ27拖動到B4選中，雖然選中區(qū)域相同但條件格式的公式就不同了，得把公式中的B全部改成AJ，B4改成AJ27。 4.分離教師、班級課程 再來就是要從總課程表中分離出班級、教師的課程了。切換到“班級課程總表”，在第1行輸入表格列標題班級、周一1、周一2……周五5、周五7，在A2輸入公式=OFFSET(總課程表!A$2，ROW()*2-2，)(圖4)，選中A2復制再選中A2:AJ13進行粘貼，即可看到各班的課程總表。 在“教師課程總表”工作表中同樣設計好表格的行列標題，在B2輸入公式=IFERROR(INDEX(總課程表!$A A，MATCH($A2，總課程表!B:B，0)-1)，“”)，選中B2復制再選中B2:AJ44進行粘貼(共43名教師)，即可自動顯示所有老師的課程安排(圖
圖4
圖5 5.用Word合并出課程表 先把編制好的Excel工作簿保存為“課程表.XLSX”。打開Word2007，設計好一張課程表格。單擊“郵件”選項卡的“選擇收件人”選擇“使用現(xiàn)有列表”，選擇打開“課程表.XLSX”，在“選擇表格”窗口中選擇“班級課程總表$”。把輸入光標定位標題的班級處，單擊“插入合并域”選擇“班級”，重復這操作在各單元格逐一插入對應的周一1、周一2……周五7合并域。在表格下回車插入一空行，再單擊“規(guī)則”選擇“下一記錄”。 選中課程表格和下面的“下一記錄”進行復制，按班數(shù)粘貼出所有班級課程表(圖6)，現(xiàn)在單擊一下“預覽結果”即可顯示所有班級的課程表，再分欄排版一下就可以直接打印了。最后把文檔保存為“班級課程表.DOCX”。同樣制作一個“教師課程表.DOCX”文件，只是在“選擇表格”窗口中要改選“教師課程總表$”，其他操作都一樣就不細說了。
圖6 OK，到此算是大功告成了。以后再需要編輯課程表你只要在總表中逐格單擊選擇學科完成總課程表的編制。排課完成后先保存“課程表.XLSX”，再打開“班級課程表.DOCX”和“教師課程表.DOCX”文件，當提示數(shù)據(jù)將被放入文檔選擇是否繼續(xù)時，請單擊“是”即可看到最新的課程表，你直接打印出來就行了。 |
|
|
