用Excel完成工作，把數(shù)據(jù)錄入到工作表中是最基礎(chǔ)的步驟。也許大家在想：這有什么好學(xué)的，只要會打字不就行了嗎？

　　實際情況可不是想像中這么簡單，不同的工作需要不同的數(shù)據(jù)格式，Excel工作表中有各種數(shù)據(jù)類型，我們必須理解工作表中不同數(shù)據(jù)類型的含義，分清它們之間的區(qū)別，才能為圓滿地完成任務(wù)打下堅實的基礎(chǔ)。同時，學(xué)會各類數(shù)據(jù)的輸入、使用和修改是必備的基本。


能力。 

　　學(xué)習(xí)目標(biāo)： 

　　1. 理解工作表所用的數(shù)據(jù)類型 

　　2. 學(xué)會在工作表中輸入文本和數(shù)值 

　　3. 學(xué)會在工作表中輸入日期和時間 

　　4. 學(xué)會修改和編輯數(shù)據(jù) 

　　5. 學(xué)會通過設(shè)置單元格格式改變工作表數(shù)據(jù)外觀 

　　實際任務(wù)： 

　　1. 制作個人通訊錄 

　　2. 制作學(xué)生基本信息表 

　　3. 制作考試時間安排表 

　　4. 制作員工工資表 

　　理解Excel使用的數(shù)據(jù)類型 

　　或許你已有向Excel輸入數(shù)據(jù)的經(jīng)歷，不管你是否意識到，事實上Excel單元格中只保存三種類型的數(shù)據(jù)：數(shù)值、文本和公式。了解它們之間的區(qū)別，可以有效提高自己處理的能力，顯然，這項能力是解決各種復(fù)雜問題的基礎(chǔ)。  中國網(wǎng)管論壇bbs.bitsCN.com

　　(一) 數(shù)值 

　　概括地說，數(shù)值可以理解為一些數(shù)據(jù)類型的數(shù)量，數(shù)值有一個共同的特點，就是常常用于各種數(shù)學(xué)計算。工資數(shù)、學(xué)生成績、員工年齡、銷售額等等數(shù)據(jù)，都屬于數(shù)值類型。當(dāng)然，我們常常使用日期、時間數(shù)據(jù)也都屬于數(shù)值類型的數(shù)據(jù)。 

　　(二) 文本 

　　說明性，解釋性的數(shù)據(jù)描述我們稱為文本類型。文本當(dāng)然是非數(shù)值類型的。比如，員工信息表的列標(biāo)題“員工編號”、“姓名”、“性別”、“出生年月”等等字符都屬于文本類型。文本和數(shù)值有時候容易混淆，比如手機號碼“13391129978”，銀行賬號“3100090001201596254”，從外表上它是數(shù)字組成的，但實際上我們應(yīng)告訴Excel把它們作為文本處理，因為它們并不是數(shù)量，而是描述性的文本。 

　　(三) 公式 

　　我們把公式列為不同于“數(shù)值”和“文本”之外的第三種數(shù)據(jù)類型。公式的共同特點是以“=”號開頭，它可以是簡單的數(shù)學(xué)式，也可以是包含各種Excel函數(shù)的式子。 

　　公式在Excel的重要地位不言而喻，它可以通過單元格中的數(shù)值或者是文本算出各種所需的結(jié)果。Excel之所以具有如此強大的數(shù)據(jù)處理能力，公式是最為重要的因素之一。  中國網(wǎng)管聯(lián)盟www、bitsCN、com

　　現(xiàn)在大家對基本概念有了了解，下面我們通過幾個具體的實際任務(wù)的操作，來實現(xiàn)學(xué)習(xí)目標(biāo)。今天我們從第一個實例整理個人通訊錄開始詳細(xì)講解。

　　通過這個實例，我們主要可以學(xué)習(xí)到如何更改工作表標(biāo)簽的名稱，合并幾個單元格，如何輸入日期，如何告訴Excel把輸入的數(shù)字作為文本處理，以及單元格列寬和行高的調(diào)整方法。這些知識與技能都是在輸入數(shù)據(jù)時常常需要用到的。 網(wǎng)管網(wǎng)bitsCN_com

　　接下來的工作就是在每行輸入每個聯(lián)系人的相應(yīng)信息了。在輸入之前我們可以先分析一下，其中“姓名”、“家庭電話”、“手機”、“家庭住址”、“電子信箱”各列所存放的數(shù)據(jù)都是文本類型的。而“出生日期”列所存放的數(shù)據(jù)類型為日期，所以屬于數(shù)值類型的。

5. 特殊格式數(shù)據(jù)的自動識別

　　下面主要說一下“出生日期”和“手機”列數(shù)據(jù)的輸入。選中“B4”單元格，輸入日期“1978/8/24”或“1978-8-24”，其中年、月、日之間的的分隔符應(yīng)該使用英文輸入狀態(tài)下的“/”或“-”，用這種方式輸入，Excel會自動將輸入的數(shù)據(jù)識別為日期類型。不論用上述那種分隔符，按下回車后單元格默認(rèn)狀態(tài)均顯示“-”分隔符。 網(wǎng)管網(wǎng)bitsCN.com

　　說明：讓Excel自動將數(shù)據(jù)識別為日期類型有什么好處呢？當(dāng)我們輸入完畢后，單擊列標(biāo)字母B，以選中整個B列(單擊某列標(biāo)的字母，即可選中整個該列)，然后選擇菜單“格式→單元格格式”命令，打開“單元格格式”對話框， 在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框內(nèi)選擇“日期”，然后在“類型”列表框內(nèi)選擇一種恰當(dāng)?shù)臉邮剑瑔螕?#8220;確定”后(圖 5)，該列數(shù)據(jù)即可以設(shè)置的樣式外觀顯示(圖 6)。同時，我們還可以利用它們進(jìn)行與日期有關(guān)的計算，具體方法在后面的公式與函數(shù)課程部分會介紹。 54com.cn

圖5

 

圖6

 

　　初學(xué)的讀者朋友應(yīng)該注意一下這個基本操作，因為筆者曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)有很多學(xué)員老老實實地手工輸入如圖6中日期的“年、月、日”字符，如此一來，輸入速度勢必受到影響。

 

　　再來說一下“手機”列數(shù)據(jù)的輸入。由于手機號碼屬于“文本”類型的數(shù)據(jù)，因此我們在輸入數(shù)字前應(yīng)該先輸入英文狀態(tài)下的字符“’”，用以將單元格的性質(zhì)改變?yōu)槲谋荆?#8220;以文本形式存儲的數(shù)字”，通俗地說就是告訴Excel別把輸入的數(shù)字當(dāng)成數(shù)值，而應(yīng)該當(dāng)成文本。如果Excel把輸入的數(shù)字當(dāng)成數(shù)值，當(dāng)數(shù)字位數(shù)太大時，Excel將用科學(xué)計數(shù)法顯示它，那可就不合乎我們的要求了。 feedom.net

　　動就可以調(diào)整列寬了(圖 8)。 54ne.com

圖8 網(wǎng)管聯(lián)盟www.bitsCN.com

　　另一種方法是，選中要調(diào)整列寬的單元格E4，然后選擇菜單“格式→列→最適合的列寬”命令即可(圖 9)。 54com.cn

圖9

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　　說明：調(diào)整行高的方法完全一致，可以仿照操作。這里我們學(xué)習(xí)了通過調(diào)整單元格的寬度或高度來適應(yīng)內(nèi)容的操作方法，后面我們還將學(xué)習(xí)通過自動縮小字體來適應(yīng)單元格的設(shè)置方法，即“縮小字體填充”功能。

 

6. 列寬調(diào)整方法

 

 

 

　　選中E4單元格，在其中輸入聯(lián)系人張佩的家庭住址，在默認(rèn)情況下，我們可以看到輸入的內(nèi)容超出了單元格的列寬(圖 7)。 中國網(wǎng)管論壇bbs.bitsCN.com

圖7

 

　　調(diào)整列寬常有的方法有兩種。一是將鼠標(biāo)指針移至列標(biāo)E和F之間，鼠標(biāo)指針變?yōu)橐粭l豎線和左右箭頭，這時按住鼠標(biāo)左鍵，左右移動就可以調(diào)整列寬了(圖 8)。 54ne.com

圖8

 

　　另一種方法是，選中要調(diào)整列寬的單元格E4，然后選擇菜單“格式→列→最適合的列寬”命令即可(圖 9)。 中國網(wǎng)管聯(lián)盟www_bitscn_com

圖9

 

　　說明：調(diào)整行高的方法完全一致，可以仿照操作。這里我們學(xué)習(xí)了通過調(diào)整單元格的寬度或高度來適應(yīng)內(nèi)容的操作方法，后面我們還將學(xué)習(xí)通過自動縮小字體來適應(yīng)單元格的設(shè)置方法，即“縮小字體填充”功能。 網(wǎng)管聯(lián)盟www.bitsCN.com

　　7. 單元格內(nèi)容對齊方式的設(shè)置

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　　比如本例中第三行單元格內(nèi)容均設(shè)置為“居中對齊”。操作方法為，先選中要設(shè)置對齊方式的單元格，然后單擊一下格式工具欄上的“居中”按鈕即可(圖 10)。 中國網(wǎng)管聯(lián)盟www.bitscn.com

圖10

 

　　上面介紹了完成任務(wù)的主要操作方法和步驟，請讀者朋友不妨實際動手練習(xí)一下，將完成后的工作薄文件命名為“我的聯(lián)系人”，并存放在恰當(dāng)位置。

 

--〉 動就可以調(diào)整列寬了(圖 8)。

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圖8

 

　　另一種方法是，選中要調(diào)整列寬的單元格E4，然后選擇菜單“格式→列→最適合的列寬”命令即可(圖 9)。

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圖9 中國網(wǎng)管聯(lián)盟www.bitscn.com

　　說明：調(diào)整行高的方法完全一致，可以仿照操作。這里我們學(xué)習(xí)了通過調(diào)整單元格的寬度或高度來適應(yīng)內(nèi)容的操作方法，后面我們還將學(xué)習(xí)通過自動縮小字體來適應(yīng)單元格的設(shè)置方法，即“縮小字體填充”功能。 網(wǎng)管網(wǎng)bitsCN_com

　　7. 單元格內(nèi)容對齊方式的設(shè)置

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　　比如本例中第三行單元格內(nèi)容均設(shè)置為“居中對齊”。操作方法為，先選中要設(shè)置對齊方式的單元格，然后單擊一下格式工具欄上的“居中”按鈕即可(圖 10)。 中國網(wǎng)管聯(lián)盟www、bitsCN、com

圖10 54ne.com

　　上面介紹了完成任務(wù)的主要操作方法和步驟，請讀者朋友不妨實際動手練習(xí)一下，將完成后的工作薄文件命名為“我的聯(lián)系人”，并存放在恰當(dāng)位置。