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單元格的操作技巧 1.自動換行 當在一個單元格中輸入的文本較多時，會出現(xiàn)顯示不全或者不換行顯示的情況，這樣會使單元格看起來很不規(guī)范。以圖1為例，采用以下操作步驟對其進行調(diào)整。 (1)選擇要換行的單元格A1,單擊【格式】>【單元格】菜單項，或者在單元格A1上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】菜單項，打開如圖2所示的【單元格格式】對話框。 (2)切換到【對齊】選項卡中，在其【文本控制】組合框中選中【自動換行】復(fù)選框，如圖3所示。 (3)單擊 按鈕，即可得到自動換行的效果，如圖4所示. 2.強制換行 在同一個單元格中，有些長數(shù)據(jù)或者條列式的內(nèi)容必須強制換行才能對齊。以圖5為例. 如果使用前面介紹的自動換行功能，文本會根據(jù)單元格的列寬自動調(diào)整每行的字符數(shù)，這樣就會出現(xiàn)不滿足每列都對齊的效果，如圖6所示。 而使用強制換行功能就可以滿足對齊的要求。即在單元格A3中，分別在“銷”與“和”的后面按下【Alt】＋【Enter】快捷鍵，即可將實現(xiàn)強制換行功能，結(jié)果如圖7所示。 3.自動調(diào)整字體大小以填充單元格 很多固定的表格中單元格的大小都是固定的，但是當文本較多時，則可能會超出單元格的大小。Excel提供了一種方法，即通過改變文字的大小來適應(yīng)單元格的大小。現(xiàn)有一個沒有經(jīng)過設(shè)置的單元格A5，如圖8所示。 調(diào)整字體格式填充單元格的具體操作步驟如下。 （1）選擇單元格A5，單擊【格式】>【單元格】菜單項，打開【單元格格式】對話框。單擊【格式】>【單元格】菜單項，打開【單元格格式】對話框。 （2）切換到【對齊】選項卡，然后在其【文本控制】組合框中單擊選中【縮小字體填充】復(fù)選框，如圖9所示。 （3）單擊 4.重復(fù)操作選定單元格 如果需要在一個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試題，以查看引用此單元格的其他單元格的變化。但是每次輸入一個測試值必須按下【Enter】鍵以確定輸入完畢，每按一次【Enter】鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，再次輸入測試值時，還必須重新選擇這個單元格，十分不方便。要重復(fù)操作選定的單元格，具體操作步驟如下。 （1）單擊【工具】>【選項】菜單項，打開【選項】對話框，如圖11所示。 （2）在該對話框中，切換到【編輯】選項卡，空選按【Enter】鍵向后移動復(fù)選框。單擊 這樣就可以任意選擇一個單元格進行輸入，而活動單元格不會發(fā)生變化。但是，這樣雖然滿足了任意單元格重復(fù)操作的便利，但在以后的數(shù)據(jù)輸入時，顯得很不方便。因此Excel還提供了另一種簡便的方法來實現(xiàn)對選定單元格的重復(fù)操作，例如，對單元格B2進行重復(fù)選定的具體操作步驟如下。 （1）選中待測的單元格B2。 （2）按住【Ctrl】鍵再次單擊單元格B2。 此時，單元格B2的周圍出現(xiàn)了實線框，就可以不斷在單元格B2中重復(fù)操作而不必重新選擇單元格，如圖12所示。 5.快速實現(xiàn)行列轉(zhuǎn)換 在Excel表格中，有時候需要調(diào)整表格行列項，將行數(shù)據(jù)與列數(shù)據(jù)對換，如果逐個重復(fù)輸入將會很浪費時間，Excel提供了一種快捷的方法，即使用選擇性粘貼來進行行列轉(zhuǎn)換。例如將圖13所示的矩陣進行轉(zhuǎn)換，具體操作步驟如下。 （1）選中要進行行列轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域“A1:E （2）選擇粘貼區(qū)域左上角的單元格A7，單擊【編輯】>【性粘貼】菜單項，打開【選擇性粘貼】對話框，如圖14所示。 （3）在該對話框中，選中【轉(zhuǎn)置】復(fù)選框，然后單擊 6.使用批處理 對于處理數(shù)據(jù)比較多的用戶來說，收集、整理和計算數(shù)據(jù)，并將結(jié)果繪制成表是一項經(jīng)常性的工作。使用批處理功能可以為用戶提供便利，節(jié)約時間。 （1）工作簿的“批處理” 在打開多個工作簿時，單擊【文件】>【打開文件】菜單項，打開【打開文件】對話框，按住【Shift】鍵并單擊鼠標可以選擇彼此相鄰的多個表格；按住【Ctrl】鍵可以使用鼠標選擇不相鄰的多個表格，然后單擊【確定】按鈕，即可一次打開多個工作簿。 關(guān)閉工作簿時，可以通過關(guān)閉右上角Excel程序【關(guān)閉】按鈕來關(guān)閉所有的Excel文件，如果有未保存的修改，系統(tǒng)會詢問是否要保存修改。工作簿關(guān)閉完成后，Excel程序也同時被關(guān)閉。也可以按住【Shift】鍵并單擊【文件】>【關(guān)閉所有】菜單項，關(guān)閉所有的工作簿，但是Excel程序沒有關(guān)閉。 （2）工作表的“批處理” 可以按住【Shift】鍵或者【Ctrl】鍵，用鼠標選擇工作簿底部彼此相鄰或者不相鄰的工作表標簽，然后就可以對這些工作表進行批處理操作了。 例如取消所有工作表的網(wǎng)格線的具體操作步驟如下。 （1）按住【Shift】鍵，用鼠標單擊工作表標簽“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。 （2）單擊【工具】>【選項】菜單項，打開【選項】對話框。切換到【視圖】選項卡，在【窗口選項】組合框中取消選擇【網(wǎng)格線】復(fù)選框，如圖16所示。 （3）單擊 此時可以分別返回到這3個工作表中進行查看，發(fā)現(xiàn)它們的網(wǎng)格線都被取消了 7.快速選取工作表中所有包含公式的單元格 如果需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護，或者填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的單元格區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。 這里提供一種幫助用戶快速選取所有包含公式的單元格的方法，其具體操作步驟如下。 （1）單擊【編輯】>【定位】菜單項，打開如圖17所示的【定位】對話框。 （2）單擊 【定位條件】按鈕，在打開的【定位條件】對話框中單擊選中【公式】單選按鈕，如圖18所示。 （3）單擊 【確定】按鈕，即可將當前工作表中所有包含公式的單元格都選中。 此時，用戶可以對這些選中的單元格進行各種設(shè)置以保護或者突出這些單元格。 8.在Excel中為表格添加斜線 一般用戶在制作表格時，都習慣在表格上添加斜線，而Excel并沒有提供這種功能。其實，這可以在【繪圖】工具欄上實現(xiàn)，其具體操作步驟如下。 （1）單擊【視圖】>【工具欄】>【繪圖】菜單項，打開【繪圖】工具欄。 （2）在【繪圖】工具欄上單擊【直線】按鈕 ，待鼠標變成十字形狀時，按住鼠標左鍵不放，在單元格A1上拖動至適當大小后釋放鼠標，此時即可得到添加的斜線，如圖19所示。 如果要在斜線的上方或者下方添加內(nèi)容，則可使用【文本框】來實現(xiàn)。 其具體操作步驟如下。 （1）單擊【繪圖】工具欄上的【文本框】按鈕 ，待鼠標變成下箭頭形狀時，在斜線上方添加一個文本框，然后在其中輸入“年份”，如圖20所示。 （2）從圖34中可以看出，默認格式下的文本框的文字周圍有邊框。若要取消，右鍵單擊文本框，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置文本框格式】菜單項，然后切換到【顏色與線條】選項卡，在【填充】組合框中的【顏色】下拉列表中選擇【無填充顏色】選項，在【線條】組合框中的【顏色】下拉列表中選擇【無線條顏色】選項，如圖21所示。 （3）單擊 【確定】按鈕，文字周圍邊框消失，以同樣的方法設(shè)置斜方的文字，最后結(jié)果如圖22所示。 9.在單元格中顯示公式 在特定的情況下，在工作表的單元格中顯示公式，具有比顯示數(shù)值而更加有利于快速輸入數(shù)據(jù)的實際應(yīng)用價值。 此時可以依次選擇【工具】>【選項】菜單項，然后在【選項】對話框中切換到【視圖】選項卡，在【窗口選項】組合框選中【公式】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕后，即可在工作表內(nèi)使用每個單元格中設(shè)置的公式，從而方便修改和輸入新的公式。完成工作表中數(shù)據(jù)的輸入之后，最后再取消【窗口選項】復(fù)選框中的【公式】復(fù)選框即可。 10.隱藏單元格中的計算公式 一張Excel表格做好后，如果不希望別人改動或看到表格中的計算公式，可以將其另存為一個只有數(shù)據(jù)沒有計算公式的文件。 首先選中表格所在的區(qū)域，剪切后，選擇【編輯】>【選擇性粘貼】菜單項，彈出【選擇性粘貼】對話框，在其對話框中選擇【數(shù)值】單選按鈕，然后單擊【確定】按鈕即可將沒有公式的數(shù)值復(fù)制過來。 11.在相對引用、絕對引用和混合引用間快速切換 在Excel進行公式設(shè)計時，會根據(jù)需要在公式中使用不同的單元格引用方式，這時你可以用如下方法來快速切換單元格引用方式：選中包含公式的單元格，在編輯欄中選擇要更改的引用，按F4鍵可在在相對引用、絕對引用和混合引用間快速切換。例如選中“A1”引用，反復(fù)按F4鍵時，就會在$A$1、A$1、$A1、A1之間切換。 |
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