辦公事務(wù)管理規(guī)定

第一章 辦公秩序管理

第一節(jié) 辦公秩序

一、出勤準(zhǔn)則

（一）嚴(yán)格遵守考勤制度，按時上下班。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行考勤打卡制度，不論任何原因，不得代人打卡。

（三）因事請假時，事先要得到主管領(lǐng)導(dǎo)的同意并辦理有關(guān)手續(xù)。

二、員工證

（一）員工證是百江員工身份標(biāo)志，應(yīng)為佩戴它感到自豪和肩負(fù)重任。

（二）上班時間，應(yīng)嚴(yán)格按要求佩戴員工證。

（三）員工應(yīng)妥善保管員工證，遺失應(yīng)立即辦理補領(lǐng)員工證，費用自理。

三、辦公物品擺放

（一）應(yīng)保持辦公桌面整潔，桌面不擺放與辦公無關(guān)的物品。

（二）文件夾應(yīng)正確整齊插立于文件架之中，并在夾側(cè)用電腦標(biāo)簽整齊標(biāo)注所夾內(nèi)容。

（三）離開辦公室 30 分鐘以上時，須將桌面文件整理，齊放于文件架中，重要文件入柜上鎖，不得散亂于桌面。

（四）簡易文具可收于筆筒之中，取用后立即放回；其余文具則應(yīng)收入抽屜中。

（五）座椅靠背一律不能放任何物品，不得翹椅，人離開時椅子調(diào)正，并推入桌下。

（六）外衣提包手袋置掛于櫥柜內(nèi)，不得隨意放在辦公桌椅上及地柜上。

（七）飲水機及其它設(shè)備、物品在指定地點擺放，不得隨意移動。

四、辦公區(qū)守則

（一）工作時間內(nèi)不在辦公區(qū)域內(nèi)化妝或整理衣飾。

（二）工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃早餐、零食及大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。

（三）因公外出時，應(yīng)事先得到主管的同意并在綜合行政部登記；外出后，因情況變化而不能按時趕回公司，要提前通知主管或綜合行政部。

（四）下班離開辦公室時，應(yīng)將座椅擺放整齊，桌面清理整潔，關(guān)閉所有電器及電源。

（五）不在辦公室及公司規(guī)定禁煙區(qū)吸煙。

（六）不要在公司存放與工作無關(guān)的私人物品，未經(jīng)許可，禁止將公司物品帶回家中。

（七）員工間的工作交流或會客，應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（會議室、接待室），注意不要占用過多時間，以免影響工作。

（八）不允許在上班時間利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)收發(fā)私人郵件，嚴(yán)禁上網(wǎng)聊天。

第二節(jié) 辦公禮儀規(guī)范

一、辦公儀表

（一）服飾合身得體，整潔大方，簡潔淡雅。

（二）保持須發(fā)整潔，不留怪異發(fā)型。

（三）上班時間在辦公場所不應(yīng)有打哈欠，伸懶腰等萎靡不振的現(xiàn)象。

二、辦公禮儀

（一）同事之間應(yīng)保持恰當(dāng)?shù)亩Y儀，忌用外號或愛稱。

（二）在走廊上遇到上司、同事或訪客時，應(yīng)主動打招呼。

（三）主管呼喚你的名字時，應(yīng)立即清晰地回答。

（四）下班時應(yīng)主動向留在辦公室的同事道別。

（五）不對同事品頭論足。對別人的缺點，應(yīng)委婉提出建設(shè)性的意見。

（六）積極參加公司組織的集體活動。

三、語言規(guī)范

（一）上班時間提倡使用普通話進(jìn)行交流，禁止使用方言。表達(dá)力求簡單明了，易于理解。

（二）講話時，要穩(wěn)重、明快、自然、落落大方。

（三）不講污言穢語，不高聲喧嘩，影響他人工作。

（四）規(guī)范用語

1、交往語言：您好，早晨好，早，再見，請問，請您，勞駕您，謝謝，周未愉快。

2、電話語言：您好，請問，謝謝，再見。

3、接待語言：您好，請稍等，我通報一下，請坐，對不起，請登記，我

馬上去聯(lián)系，打擾一下，好的，行（切勿說“不”）。

四、電話禮儀

（一）電話鈴響三次前拿起話筒，并立即應(yīng)答：“您好，百江燃?xì)狻薄?

（二）若電話中斷，應(yīng)立即掛上聽筒，等待對方重新打進(jìn)。

（三）結(jié)束通話時，要聽到對方掛機后，再掛斷電話。

（四）通話中若要與他人講話，應(yīng)向?qū)Ψ街虑?，用手捂住聽筒再講話。

（五）電話里請對方等候，繼續(xù)通話時一定先說“對不起，讓您久等了”。

（六）若對方要找別人，應(yīng)手捂聽筒，招呼他人接聽電話。

（七）自己如果不能決策時，應(yīng)請示上級后再作答復(fù)。

（八）電話中聽到重要事情，一定要重復(fù)一遍，以確認(rèn)無疑，然后做好筆錄。

（九）撥錯電話時，應(yīng)有禮貌地致歉。

（十）接到撥錯的電話時，應(yīng)客氣地應(yīng)對。

（十一）使用他人電話時應(yīng)先征詢他人同意。

（十二）休息日向別人打電話時，需先表示歉意。

五、公關(guān)接待禮儀

（一）與客人相遇，要主動相讓；與客人同行，應(yīng)禮讓客人先行；同乘電梯，讓客人先上、先下。

（二）接待客人時，要面帶微笑，姿勢端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話插話、爭辯，講話聲音適度有分寸，語氣溫和文雅，不大聲喧嘩，聽到意見、批評時不辯解，冷靜對待，及時上報。

（三）遇到客人詢問，做到有問必答，不能說“不”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。

（四）接待來客時，如客人職位比自己高時，不應(yīng)主動要求行握手之禮?？腿艘笪帐謺r，應(yīng)及時應(yīng)對，并面帶笑容，姿勢端正，用力適度，不能用左手；握手時，左手不得插入口袋里。

（五）拜訪客人時，通常應(yīng)優(yōu)先考慮對方，在對方方便時刻，再決定拜訪時間。

（六）約定時間應(yīng)嚴(yán)格遵守，估計會遲到應(yīng)在約定時間前通知對方。

第三節(jié) 工作方法基準(zhǔn)

一、公司員工在工作中應(yīng)始終堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切任務(wù)。

二、切忌越級報告，架空直接上司。

三、請示、匯報工作，應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)臅r間，并帶全材料和筆記本，將請示內(nèi)容事先列出，并記錄有關(guān)指示，臨行前應(yīng)復(fù)述一遍，發(fā)現(xiàn)指示或承接的工作在執(zhí)行上有困難時，應(yīng)及時直接提出。

四、報告或提建議時，必須掌握準(zhǔn)確資料，事先備妥文件說明。如呈緊急提案，須附上時間期限。

五、承辦其他部門主管交辦的事情，須先報告本部門主管。

六、工作中應(yīng)勇于承擔(dān)責(zé)任，不推諉。

七、主管交辦的事情，應(yīng)立刻去做，切勿拖延；工作過程中應(yīng)主動向主管匯報進(jìn)展情況。

八、未經(jīng)許可，不得隨意翻閱不屬于自己的文件。

九、調(diào)離本職工作時，應(yīng)與主管、財務(wù)及有關(guān)部門辦理交接手續(xù)。

十、下級與上級交談，只談公事，不應(yīng)涉及上級之間的人際關(guān)系與公司機密。

十一、嚴(yán)禁泄露公司機密，未經(jīng)同意，不得以公司名義對外發(fā)布任何消息。

第四節(jié) 罰則

本制度的檢查、監(jiān)督部門為綜合行政部，違反此規(guī)定的員工，除按公司正常考核外將另給予 30 元~100 元的扣薪處理并進(jìn)行通報批評。