【摘要】電子郵件人人都在發(fā)，絲毫不代表人人都會(huì)發(fā)。律師作為專業(yè)人士，發(fā)送電子郵件要有區(qū)別于常人的地方。作者在本文中詳細(xì)的介紹了律師發(fā)送電子郵件的各種注意事項(xiàng)。
【全文】
律師，特別是非訴律師，每天上班第一件事就是打開電腦收發(fā)一下電子郵件；下班前也得看一下有沒有需要緊急處理的電子郵件；甚至在平時(shí)、下班后、假期都會(huì)強(qiáng)迫式的時(shí)不時(shí)看下手機(jī)是否有需要處理的電子郵件。電子郵件已經(jīng)成為律師最重要的一種工作溝通工具，人人都在用，不代表人人都會(huì)用，那怎樣才能用好電子郵件？電子郵件作為一種書面溝通形式，它有語(yǔ)言溝通所無(wú)法達(dá)到的效果，怎樣才能與語(yǔ)言溝通形成有效互補(bǔ)？收發(fā)電子郵件到底有哪些注意事項(xiàng)？
1.電子郵件溝通的好處
喜歡給你發(fā)郵件的人一般都是有點(diǎn)城府的，因?yàn)殡娮余]件溝通與言語(yǔ)溝通的差異性，導(dǎo)致通過電子郵件溝通有它的優(yōu)勢(shì)。
1.1降低執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)
因?yàn)殡娫挏贤ɑ虍?dāng)面溝通的即時(shí)性導(dǎo)致很容易出錯(cuò)，從而暴露自己的短板，但通過電子郵件溝通可以字斟句酌，有充分的時(shí)間來準(zhǔn)備，這樣出來的法律意見必然更趨向完美。實(shí)務(wù)中常見的情形有：跟客戶電話或當(dāng)面溝通完了，再將相關(guān)內(nèi)容予以完善通過電子郵件的形式予以確認(rèn)；相關(guān)事實(shí)與證據(jù)在不能當(dāng)面筆錄確認(rèn)的情形下，讓客戶將相關(guān)事實(shí)用電子郵件的形式予以確認(rèn)等等。律師和客戶的來往電子郵件作為證據(jù)予以保存，相比電話溝通或當(dāng)面溝通的口說無(wú)憑，電子郵件溝通無(wú)疑能降低律師執(zhí)業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。
1.2提高溝通效率
通過電子郵件的方式，你可以把你的法律意見、方案全面的表達(dá)出來，可以使其條理更清晰，這樣客戶更容易看明白，從而避免低效的反復(fù)溝通，因此提高溝通的效率。還有當(dāng)與客戶當(dāng)面溝通效果不佳時(shí)，可以采用迂回的戰(zhàn)術(shù)，采用電子郵件的形式來溝通。在客戶冷靜的情形下，客戶更可能客觀，全面的聽取你的意見，從而提高溝通的效率。
1.3彰顯專業(yè)水準(zhǔn)
律師作為專業(yè)人士，就得在客戶面前要展示你的專業(yè)水準(zhǔn)，專業(yè)就是要讓客戶感受到你不同于常人的地方，客戶已經(jīng)領(lǐng)略了你的口才，也得讓客戶見識(shí)一下你的書面溝通能力。電子郵件就是一種書面溝通的形式，要讓客戶通過電子郵件感受到你的專業(yè)，你的條理清晰，你的邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，你的論證充分，甚至你發(fā)送電子郵件的形式和態(tài)度都不同于常人。但這也是一把雙刃劍，你得要確保這是你露臉的機(jī)會(huì)，而不是露屁股的機(jī)會(huì)。
2.電子郵件的組成部分
一封完整的電子郵件是由諸多部分組成的，一個(gè)部分出錯(cuò)，整體印象就會(huì)打折扣，甚至帶來法律風(fēng)險(xiǎn)，所以每一部分都要做到嚴(yán)謹(jǐn)，規(guī)范。
2.1發(fā)件人
發(fā)件人顧名思義就是發(fā)送電子郵件的人。這里主要談一下律師的郵箱選擇問題。很多律所都有自己的企業(yè)郵箱，企業(yè)郵箱有很多好處，如：以律所郵箱跟客戶聯(lián)系，可以起到律所品牌推廣效應(yīng)。同時(shí)，以整齊劃一的律所郵箱對(duì)外交流會(huì)給人以規(guī)?；皩I(yè)化的感覺。并且律所統(tǒng)一的郵箱也便于律所管理。實(shí)務(wù)中，律師對(duì)外交流的郵箱應(yīng)當(dāng)是商務(wù)郵箱，它不同于私人郵箱，私人郵箱可以根據(jù)自己的喜好起各式各樣的用戶名，但商務(wù)郵箱用戶名最重要的原則就是簡(jiǎn)單、易記、嚴(yán)肅。律師郵箱一般可設(shè)計(jì)為：律師姓名第一個(gè)字母的簡(jiǎn)拼+lawyer+@主機(jī)名+域名。如：王榮洲律師的商務(wù)郵箱可以設(shè)計(jì)成：wrzlawyer@主機(jī)名。域名。
2.2收件人
收件人是指接收電子郵件，需要對(duì)電子郵件內(nèi)容予以回復(fù)或采取行動(dòng)的人。因?yàn)槁蓭煾蛻糁g的來往電子郵件都是需要保密的，所以事先一定要跟客戶確認(rèn)好到底哪些人需要知道電子郵件的內(nèi)容并對(duì)電子郵件內(nèi)容作出響應(yīng)，其他人不得作為收件人。實(shí)務(wù)中，收件人一般都是客戶派來和律師對(duì)接，具體干事的人，如：企業(yè)的法務(wù)、HR、辦公室的人，也有可能是經(jīng)理，甚至老板。當(dāng)收件人為多人時(shí)，要注意一下禮儀，遵循一定的規(guī)則，如：按照部門來排列，同一部門的按職位等級(jí)從高到低來排序；或者按照客戶與律師對(duì)接人員重用性來排序?？傊m當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！
2.3抄送人
抄送人是指需要知道電子郵件的內(nèi)容，但無(wú)須對(duì)電子郵件內(nèi)容作出回復(fù)的人。在抄送方式中，收件人是知道發(fā)件人把該郵件抄送給了哪些人的。如果抄送人對(duì)電子郵件內(nèi)容有意見的也可以作出回復(fù)，但抄送人并無(wú)回復(fù)的義務(wù)。實(shí)務(wù)中，抄送人一般為客戶的經(jīng)理，甚至老板，雖然他們可能根本不會(huì)看，但這種“以資證明”的行為是必不可少的，這樣操作能使律師的勞動(dòng)有形化，讓老板知道你律師是在干活的。律師事先也一定要跟客戶確認(rèn)好，律師發(fā)送的電子郵件需要抄送給誰(shuí)。律師不要自作主張確定郵件抄送人，因?yàn)槭占耍簿褪强蛻艟唧w承辦人員可能并不希望律師將電子郵件直接抄送給老板，他可能更愿意親自向老板匯報(bào)，從而彰顯自己在老板面前的價(jià)值。實(shí)務(wù)中如果還有其他承辦律師，或主管律師的，還需要將電子郵件抄送給他們，因?yàn)樗麄兪切枰私獯穗娮余]件內(nèi)容的人。
2.4密送人
密送人是指發(fā)件人想把郵件發(fā)送給他∕她，但又不想被收件人和抄送人知道的人。在密送的情形下，只有發(fā)件人知道密送人，收件人和抄送人都不知道密送人，但密送人知道收件人和抄送人，但不知道這封電子郵件同時(shí)又密送給了誰(shuí)。如果密送人選擇回復(fù)全部的時(shí)候，收件人和抄送人就會(huì)知道密送人的存在。實(shí)務(wù)中，律師在給客戶發(fā)送電子郵件時(shí)，不建議使用密送，事先跟客戶確認(rèn)好電子郵件需要發(fā)送給誰(shuí)，抄送給誰(shuí)即可，完全沒有必要將郵件密送給誰(shuí)。如果你將電子郵件密送給了老板，下面這些接受電子郵件的具體承辦人員會(huì)怎么看你律師。律師在給客戶提供法律服務(wù)時(shí)，不可參與到客戶的辦公室政治中去，如果你不想讓別人知道電子郵件同時(shí)還發(fā)送給了誰(shuí)，不是選擇密送，而是根本就不要發(fā)送。
2.5郵件的主題
郵件的主題就是郵件的題目，一般都是你發(fā)送郵件正文核心思想的提煉。郵件的主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題，這樣可以讓接受者迅速了解郵件的內(nèi)容并判斷其重要性。你在編寫郵件主題時(shí)，一定要先回答：你的郵件題目是否簡(jiǎn)練、易懂？是否反應(yīng)了郵件正文的主旨？郵件題目的編寫是否有利于客戶分類歸檔。實(shí)務(wù)中，律師在發(fā)送電子郵件時(shí)一定要有主題，主題絕不能為空。你要是發(fā)送了空主題的電子郵件給客戶，客戶會(huì)怎么評(píng)價(jià)你？郵件的主題一定要簡(jiǎn)練，不能把郵件正文內(nèi)容寫在主題中，除非只有簡(jiǎn)單的一句話。郵件主題的內(nèi)容要與郵件正文的內(nèi)容相符，特別注意在回復(fù)郵件時(shí)或轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，一般不要直接回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)，而是要根據(jù)電子郵件內(nèi)容重新修改主題。郵件的主題一定要便于客戶分類歸檔，如《股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議（某某公司2014.4.10初稿）》。如果郵件很緊急，也可以在主題后加上“請(qǐng)加急處理”、“請(qǐng)三天內(nèi)予以回復(fù)”等這樣的內(nèi)容。
2.6郵件的主文
郵件主文是郵件的核心部分，一般由致送單位、正文、落款組成。
2.6.1致送單位
郵件的致送單位也就是郵件的稱呼，表明郵件是發(fā)給誰(shuí)的。致送單位的對(duì)象是郵件的收件人，而不是抄送人或密送人。郵件的開頭稱呼收件人，這既顯得禮貌，也明確提醒收件人，此郵件是面向你的，要求其給出必要的回應(yīng)。實(shí)務(wù)中，郵件一定要有稱呼，不能上來就是正文，而且稱呼要恰當(dāng)，畢竟律師和客戶之間的郵件屬于商務(wù)郵件不是私人郵件。如：“致：某某先生/女士”；如果對(duì)方有職務(wù)的，可按職務(wù)尊稱對(duì)方“致：某某經(jīng)理”、“致：某某總”等等，這些都是比較簡(jiǎn)潔、規(guī)范的稱呼。特別注意不能把人名寫錯(cuò)，寫錯(cuò)人名給人的感覺是極不尊重對(duì)方。
2.6.2郵件的正文
郵件的正文一般表述的是郵件附件的核心內(nèi)容。律師要能夠?qū)⑧]件附件的內(nèi)容以簡(jiǎn)潔、易懂、有條理的形式告知客戶。律師在給客戶服務(wù)時(shí)要有把復(fù)雜問題簡(jiǎn)單化的能力。老板通常沒時(shí)間，也沒興趣看你那冗長(zhǎng)的法律文書，所以律師得具備簡(jiǎn)潔文字表達(dá)能力。郵件的正文具體要注意以下幾點(diǎn)：（1）簡(jiǎn)明扼要法律服務(wù)是專業(yè)服務(wù)，客戶并不能完全理解律師提供的法律意見，客戶聘請(qǐng)律師就是要讓律師代替自己的大腦來行事的，很多時(shí)候他并不想費(fèi)腦筋去理解你提供法律意見的具體內(nèi)容。如果客戶看到你發(fā)給他的郵件正文黑壓壓的大段大段的文字，會(huì)感覺很暈，也沒什么興趣看下去，所以郵件的正文一定要簡(jiǎn)明扼要表達(dá)你要告訴客戶的信息，如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)當(dāng)只作簡(jiǎn)單的摘要說明，然后以單獨(dú)文檔的形式作為郵件附件進(jìn)行詳細(xì)說明。（2）通俗易懂法言法語(yǔ)屬于專業(yè)語(yǔ)言，有些意思只有通過法言法語(yǔ)才能精確表達(dá)，所以用法言法語(yǔ)能夠顯示法律意見的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，從而確保法律意見的安全性。但客戶對(duì)于法言法語(yǔ)并不甚了解，如果客戶看到郵件正文都是用法言法語(yǔ)來表達(dá)的，客戶并無(wú)多大興趣讀下去，所以郵件正文盡量用通俗易懂的語(yǔ)言來表達(dá)，如果客戶真的想詳細(xì)的了解法律意見的具體內(nèi)容，可以詳細(xì)看郵件的附件，郵件的附件是律師提供法律意見的詳細(xì)內(nèi)容，而且是用規(guī)范的法言法語(yǔ)表達(dá)的。（3）條理清晰條理清晰了，客戶就有看下去的興趣，要不然你上來就是整段整段的文字，連個(gè)主題也沒有，怎么看。郵件的正文永遠(yuǎn)都要以1、2、3的形式表達(dá)，每個(gè)段落的主題詞或主題句要放在最前面表達(dá)，讓客戶一目了然。以1、2、3的形式來表達(dá)，能夠做到邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，不容易有所遺漏。要保持每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間，有興趣仔細(xì)看你那連段都沒分的長(zhǎng)篇大論。 （4）表達(dá)完整律師需要向客戶反饋的信息，最好在一個(gè)郵件中表達(dá)清楚，不要因同一問題連續(xù)發(fā)“補(bǔ)充”或者“修訂”之類多封郵件，這樣客戶會(huì)很反感?？蛻魰?huì)認(rèn)為律師考慮問題很不全面，一個(gè)問題多封郵件來表達(dá)就是不專業(yè)的表現(xiàn)。這個(gè)問題是完全能夠避免的，因?yàn)槟闶前l(fā)郵件，而不是電話或當(dāng)面解答，你是有足夠的時(shí)間來思考，來準(zhǔn)備的。（5）重要信息提示郵件正文表達(dá)的是郵件附件的核心內(nèi)容，但郵件正文中反映的信息也是有主次之分的，那些特別重要的信息，為了便于客戶閱讀、提示客戶重視，可以用粗體、顏色字體、加大字號(hào)等形式予以提示。合理的提示是完全必要的，但過多的提示則會(huì)讓客戶抓不住重點(diǎn)，反而影響閱度。
2.6.3郵件的落款
落款主要包括署名和日期兩部分。署名直接寫成某某某律師即可，署名就是告訴接受人這郵件是誰(shuí)發(fā)的。你發(fā)一個(gè)郵件，連署名都沒有，對(duì)方收到郵件時(shí)還得去猜測(cè)“這是誰(shuí)啊”，那可就太糟糕了。日期就是告知發(fā)送郵件的日期。一般郵箱都有自動(dòng)“添加日期”功能。日期規(guī)范的寫法如：2014年4月20日，2014-04-20，2014.04.20等等，日期之間加“、”號(hào)的是最常見的不規(guī)范的寫法。
2.6.4郵件的電子簽名
郵箱都有電子簽名功能，該功能主要用于個(gè)性化簽名，就是預(yù)先在郵箱中設(shè)定好郵件落款處的簽名內(nèi)容，每次發(fā)送郵件時(shí)自動(dòng)生成電子簽名內(nèi)容，這樣就不用每次都得重新輸入同一落款內(nèi)容。電子簽名內(nèi)容不宜過多，對(duì)于律師來說主要包括：律師姓名、律師所在的律師事務(wù)所、聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、郵箱信息等等，也可以根據(jù)需要增加其他你想讓客戶了解的信息，如：律師事務(wù)所網(wǎng)站，你的個(gè)人網(wǎng)站、你的博客或微博信息等等。試想一下對(duì)方收到你的郵件，你卻沒有留聯(lián)系電話，對(duì)方想聯(lián)系你，還要去翻通訊錄，得多麻煩。
2.7郵件的免責(zé)聲明
你收到律師的郵件往往都有一段免責(zé)聲明，一般都是作為固定格式放在電子簽名中顯示的。這些免責(zé)聲明通常出現(xiàn)在正文內(nèi)容之后，措辭謹(jǐn)慎，而且?guī)в忻黠@的警告意味。免責(zé)聲明的通常內(nèi)容如：提醒收件人郵件中所給出的避稅建議不可用于逃稅；或是發(fā)件人的個(gè)人看法不代表其所供職機(jī)構(gòu)的看法；又或是郵件的內(nèi)容是保密信息，收件人非指定收件人時(shí)應(yīng)當(dāng)將其傳回發(fā)件人，同時(shí)刪除郵件等等。這些免責(zé)聲明是否具有法律效力？許多免責(zé)聲明，尤其是諸如“這是機(jī)密，請(qǐng)不要轉(zhuǎn)發(fā)，請(qǐng)立即刪除并返回給發(fā)件人”之類，它們僅僅是單方意思表示，與誤接受郵件的人之間并沒有任何事先約定，因此對(duì)于誤接受郵件的人并不具備強(qiáng)制性。既然免責(zé)聲明沒有法律效力，那律師為什么還都在用？免責(zé)聲明沒有法律效力，但絲毫不代表免責(zé)聲明沒有任何效果。1.能督促對(duì)方履行保密協(xié)議。律師的職業(yè)特性要求他們必須保護(hù)客戶的隱私。這意味著如果雙方都能互相提醒郵件內(nèi)容需要保密，那他們多少也會(huì)遵守一下免責(zé)聲明中的保密協(xié)議。2.體現(xiàn)規(guī)范性。律師事務(wù)所一般都會(huì)要求律師在發(fā)送電子郵件時(shí)附上免責(zé)聲明，如果有律師不這樣做，會(huì)被認(rèn)為不夠規(guī)范，缺乏職業(yè)道德。
2.8郵件附件
郵件附件是指隨同郵件主文發(fā)送的相關(guān)文件。郵件附件的核心意思已經(jīng)在郵件主文中有所體現(xiàn)，郵件附件一般都是詳細(xì)的法律意見、方案、材料等。律師在發(fā)送郵件附件時(shí)有哪些注意事項(xiàng)？
2.8.1要在主文中有所提示
發(fā)送給客戶的郵件如果有附件的，一定要在郵件主文中提示客戶注意查收郵件附件。提示的信息要包括附件的份數(shù)以及附件的名稱。
2.8.2要起一個(gè)有意義，便于歸檔的名稱
郵件附件一定要起一個(gè)能夠表達(dá)附件主要意思的名稱，而且該名稱的編制格式要便于客戶歸檔。
2.8.3附件的個(gè)數(shù)不易過多
如果以單個(gè)文檔或圖片等形式發(fā)送的，一次發(fā)送附件的個(gè)數(shù)不易超過4個(gè)，超過4個(gè)就顯得有點(diǎn)亂，如果附件個(gè)數(shù)超過4個(gè)的就把相關(guān)文檔或圖片等打包在一個(gè)文件夾中以壓縮文件的形式發(fā)送。
2.8.4不能有所遺漏
發(fā)送一個(gè)沒有附件的郵件，或主文中提示有附件的，但發(fā)送的時(shí)候有所遺留，這些錯(cuò)誤都能夠彌補(bǔ)，但會(huì)給客戶造成不專業(yè)、不謹(jǐn)慎的印象，所以在發(fā)送之前一定要仔細(xì)核對(duì)，是否包括了全部的附件，是否發(fā)送了正確的版本。
3.郵件的回復(fù)
郵件的收件人是需要對(duì)郵件作出響應(yīng)的，所以郵件的收件人是需要回復(fù)郵件的，但郵件的抄送人和密送人是不需要回復(fù)郵件的。郵件的回復(fù)可絕不是直接點(diǎn)擊“回復(fù)”或“回復(fù)全部”那么小兒科。律師在回復(fù)郵件時(shí)到底有哪些注意事項(xiàng)？
3.1回復(fù)郵件要有新的主題
如果直接點(diǎn)擊“回復(fù)”會(huì)出現(xiàn)，RE:原主題；或回復(fù)：原主題，這樣就不能體現(xiàn)你回復(fù)內(nèi)容的主題，所以在回復(fù)客戶郵件時(shí)，盡量不要直接點(diǎn)擊“回復(fù)”，而是要根據(jù)你回復(fù)郵件的內(nèi)容編制新的主題予以回復(fù)，這樣客戶就能一目了然的理解你回復(fù)郵件的主題了。
3.2確定收件人的范圍
如果直接點(diǎn)擊“回復(fù)”，那郵件只回復(fù)給發(fā)件人，如果點(diǎn)擊“回復(fù)全部”，則郵件不但回復(fù)給發(fā)件人，還回復(fù)給抄送人。輕易不要點(diǎn)擊“回復(fù)全部”，因?yàn)椴⒉皇敲總€(gè)抄送人都有必要了解你回復(fù)的內(nèi)容，所以事先一定要跟發(fā)件人確認(rèn)好是否有必要連抄送人一起回復(fù)。
3.3及時(shí)回復(fù)
收到客戶的郵件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)和客戶聯(lián)系確認(rèn)該郵件的需要在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)予以回復(fù)。一般情況下，重要郵件，即刻回復(fù)是最好的；回復(fù)一般郵件最好是秉承“不過夜原則”，即客戶的郵件當(dāng)天就得有回復(fù)，這樣客戶第二天就能收到?？蛻艏热话l(fā)郵件給律師，當(dāng)然希望律師能及時(shí)回復(fù)，你回復(fù)的越晚，客戶越可能抱怨。如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)的，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“您的郵件已知悉，正在處理中，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)”之類的答復(fù)，不要讓客戶苦苦等待。記?。杭皶r(shí)回復(fù)，哪怕只是確認(rèn)收到了郵件，這也是律師敬業(yè)的工作表現(xiàn)。
3.4選擇好回復(fù)的時(shí)間
和律師對(duì)接的一般都是客戶下面具體的辦事人員，律師回復(fù)的郵件一般都是要抄送給老板的，所以當(dāng)老板看到律師回復(fù)的郵件時(shí)，當(dāng)然希望具體的辦事人員盡快作出響應(yīng)。實(shí)務(wù)中，除非非常重要的郵件，一般不要選擇在下班后，或星期五晚上，或休假前發(fā)送，因?yàn)橄掳嗪蟀l(fā)送，導(dǎo)致下面這些辦事人員可能需要加班來回復(fù)你的郵件；你星期五發(fā)送，導(dǎo)致下面這些辦事人員可能需要犧牲禮拜來加班回復(fù)你的郵件，所以最好選擇在上班時(shí)間或工資日來回復(fù)郵件，這樣下面這些辦事人員就可以在正常的工作時(shí)間來回復(fù)你的郵件。沒有幾個(gè)打工的愿意在8小時(shí)以外，在沒有加班費(fèi)的情況下給老板干活，如果你讓他這樣做了，他就會(huì)煩你。
4.郵件的轉(zhuǎn)發(fā)
郵件的轉(zhuǎn)發(fā)也絕不是直接點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)發(fā)”那么小兒科。律師在轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)到底有哪些注意事項(xiàng)？
4.1得到授權(quán)才可轉(zhuǎn)發(fā)
你轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，收件人是能夠收到原發(fā)件人發(fā)送的內(nèi)容的。因?yàn)槁蓭煿ぷ鞯奶厥庑?，律師和客戶之間的來往郵件都是需要保密的，所以在轉(zhuǎn)發(fā)前一定要得到原發(fā)件人的許可。
4.2確定新的主題
如果直接點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)發(fā)”就會(huì)出現(xiàn)，F(xiàn)W:原主題；或轉(zhuǎn)發(fā)：原主題，這樣并不能突出轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的主題，所以要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容確定新的主題，這樣才能讓收件人更清晰的了解郵件的內(nèi)容。
5.發(fā)送前最后確認(rèn)
在按下“發(fā)送”按鈕之前，你還得最后確認(rèn)是否一切都已經(jīng)OK了。郵件的每個(gè)部分都得準(zhǔn)確無(wú)誤，是否有錯(cuò)別字，是否有確定的主題，收件人和抄送人是否得當(dāng)，稱呼是否妥當(dāng)，郵件的主文是否夠簡(jiǎn)練，是否有遺漏附件等等。每次在發(fā)送之前你心中都得有這么一份檢查的清單，以確保萬(wàn)無(wú)一失。剛開始的時(shí)候，你可能還得花費(fèi)時(shí)間去檢查，但等你熟悉了以后，你就會(huì)快速的檢查了，因?yàn)槟汩L(zhǎng)期的實(shí)務(wù)操作，導(dǎo)致你在做每一步時(shí)都是按照規(guī)范來的，所以最后的成果也基本符合規(guī)范要求，只需稍微檢查即可。
6.郵件的跟進(jìn)
律師在給客戶發(fā)送完郵件后，不管郵件內(nèi)容是否重要，都要以短信或電話的形式通知客戶郵件已發(fā)送，請(qǐng)其注意查收。郵件的一些重要內(nèi)容，也可以根據(jù)需要通過短信或電話的形式予以再次強(qiáng)調(diào)。如果郵件的內(nèi)容是需要客戶具體為或不為一定行為時(shí)，那律師要根據(jù)郵件內(nèi)容提示的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)的跟進(jìn)客戶的實(shí)際履行情況，并及時(shí)作出指導(dǎo)。如果經(jīng)過多次的郵件溝通都沒有將事情說清楚，或客戶都沒有很好的明白郵件的內(nèi)容，那就得采用其他的溝通渠道了，如：可以考慮通過電話，或見面的形式來溝通。
上文所述的都是一些非常細(xì)節(jié)的東西，都是律師作為一個(gè)專業(yè)人士在發(fā)送電子郵件時(shí)需要注意的事項(xiàng)?？蛻舨⒉皇菍I(yè)人士，你說的法律他可能不懂，你的分析是否嚴(yán)謹(jǐn)，解決方案是否完美等等，他可能判斷不出，但他會(huì)從小處、細(xì)節(jié)來評(píng)價(jià)你。一旦給出否定評(píng)價(jià)，客戶就會(huì)作出這樣的判斷：律師對(duì)細(xì)節(jié)如此之馬虎，連這樣的小錯(cuò)誤都犯，可見這個(gè)律師是多么的不嚴(yán)謹(jǐn)、不專業(yè)！對(duì)細(xì)節(jié)的拿捏方見一個(gè)律師的功力，大方向大家心里多少都有點(diǎn)數(shù)，但區(qū)別就在于對(duì)細(xì)節(jié)的把握。你功力不到，連細(xì)節(jié)在哪都不知道，何談對(duì)細(xì)節(jié)的把握。對(duì)于細(xì)節(jié)的掌握，法學(xué)院的教育是根本給不了的（一個(gè)脫離實(shí)務(wù)的法學(xué)院教育到底能給我們什么？），只能從實(shí)踐中來，從不斷的實(shí)踐中進(jìn)行總結(jié)。細(xì)節(jié)的重要性還表現(xiàn)在，你掌握了細(xì)節(jié)也就能提供差異化的法律服務(wù)。
【作者簡(jiǎn)介】
王榮洲，上海峰京律師事務(wù)所副主任，復(fù)旦大學(xué)碩士。
