每到年底的時候，大家都需要撰寫工作總結，其中往往會使用很多圖表來反映一年的工作業(yè)績。而大多數人制作Excel圖表，都會使用Excel的默認格式，或者憑自己的感覺進行一些格式美化，但效果很難盡如人意。

    下面是一組來自于《商業(yè)周刊》雜志不同時期的圖表，外觀上看起來非常精美、專業(yè)，具有一種職場精英式的“商務氣質”。他們是如何做到這些效果的呢？

圖1

    雜志編輯們使用何種專門的軟件來制作這些圖表，我們不得而知。但筆者通過長期的琢磨，摸索出一套用Excel模仿制作商業(yè)雜志圖表的方法，其關鍵點就是要 突破Excel的默認設置。通過簡單的幾步，我們也可以制作出非常具有“商務氣質”的圖表。下面我們以模仿圖2的商業(yè)圖表為例，簡單介紹這套方法。方法本 身很簡單，相信大家都可以掌握。

圖2

一、使用專業(yè)品質的配色。

    一幅圖表給人的印象，很大程度上是由其配色決定的。專業(yè)的圖表往往是因為它具有專業(yè)品質的配色，通過配色透露出一種專業(yè)精神。我們普通用戶制作圖表，往往 會受到Excel默認顏色的限制。而默認顏色要么糟糕不已，要么因長期使用而審美疲勞。大家可能遇到過這樣的經歷，就是你看到某個很專業(yè)的商務圖表，想用 Excel模仿制作，它的樣式你都可以做得差不多，就是它的顏色無法調出來。

    要準確模仿商業(yè)圖表所使用的顏色，可以通過顏色拾取器來獲知。這里推薦使用一款名叫ColorPix的綠色小軟件，運行它后，當你把鼠標指到某個顏色塊上，軟件就可以返回相應的RGB顏色代碼。譬如圖2中用到的顏色有4種：

    獲知顏色代碼后，我們就可以在圖表中使用這些顏色了。一個Excel默認生成的圖表，即使我們什么也不修改，只是改用專業(yè)品質的配色，它也會立即變得與眾不同，圖3顯示了這種變化效果。

圖3

    要在Excel中使用自定義的顏色，在2007和2010版本中可以直接指定相應的RGB值，2003版本中則需要先通過菜單“工具-選項-顏色”修改配置后才可使用。在實際工作中，可以將這些顏色配置為顏色模板或顏色主題，便于快速取用。

二、使用科學人性化的布局。

    在Excel中作圖，無論選擇何種圖表類型，無論數據點多少，生成圖表的默認布局都如圖4的樣式，整個圖表中主要包括標題、繪圖區(qū)、圖例3個部分。

圖4

    但這種布局存在很多不足，如：標題不夠突出，信息量不足；繪圖區(qū)占據了過大的面積；繪圖區(qū)的四周浪費了很多地方，空間利用率不高；特別是圖例在繪圖區(qū)右側，閱讀視線左右跳躍，需要長距離檢索、翻譯。

    而我們觀察商業(yè)圖表的布局，很少會發(fā)現這種大路貨式的樣式。圖5是對一個典型商業(yè)圖表的溝通分析，從上到下可以抽象出5個部分：主標題區(qū)、副標題區(qū)、圖例圖、繪圖區(qū)、腳注區(qū)。

 圖5

    幾乎所有的商業(yè)圖表都符合這一構圖原則，可以說是商業(yè)圖表背后的布局指南。其特點有：完整的圖表要素；突出的標題區(qū)；從上到下的閱讀順序。

    對于前面的例子，我們使用適中的圖表幅面，使用更突出的圖表標題，將圖例放置到繪圖區(qū)左上角，現在圖表呈現圖6的樣式，閱讀視線自然而舒適。

圖6

三、使用更為簡潔醒目的字體。

    商業(yè)圖表非常重視字體的選擇，因為字體會直接影響到圖表的專業(yè)水準和個性風格。根據我的觀察，商業(yè)圖表多選用無襯線類字體。如圖7的《商業(yè)周刊》圖表案 例，其中的阿拉伯數字使用的是專門訂制的Akzidenz Grotesk condensed bold字體，風格非常鮮明。

圖7

    而一般情況下常規(guī)安裝的Excel，新建文檔會默認使用宋體、12磅的字體，普通大家也很少會想到去修改它。由于阿拉伯數字的原因，在這種設置下做出的表格、圖表，很難呈現出專業(yè)的效果。

    字體屬于設計人員的專業(yè)領域，普通人士很少了解。為簡單起見，我們建議對圖表和表格的數字中使用Arial字體、8~10磅大小，中文使用黑體，效果就比較好，在其他電腦上顯示也不會變形。圖8顯示了前面例子改變字體后的效果。

圖8

四、注意圖表的細節(jié)處理。

    真正體現商業(yè)圖表專業(yè)性的地方，是他們對于圖表細節(jié)的處理。請注意他們對每一個圖表元素的處理，幾乎達到完美的程度。一絲不茍之中透露出百分百的嚴謹，好 像這不是一份圖表，而是一件藝術品。正是這些無微不至的細節(jié)處理，才體現出圖表的專業(yè)性。而這往往是我們普通人不會注意到的地方。

    以前面的例子而言，我們進行如下細節(jié)處理：分類標簽使用更為簡潔的寫法，去除繪圖區(qū)的外框線，去除縱坐標軸的線條色，將網格線使用淡色予以弱化，在腳注區(qū) 寫上數據來源，等等，都讓圖表更加精致、嚴謹。圖9是最后完工的樣式，已經是一個相當專業(yè)有效、充滿“商務氣質”的圖表了，沒有人會相信它是來自于 Excel。當你向老板提交這樣的年終總結報告，怎么不會讓他眼前一亮，而對你刮目相看呢？

圖9

    前面簡單介紹了模仿制作一個商業(yè)圖表的過程。如果能大量研讀商業(yè)圖表，學習其外觀美化、類型運用、特殊處理的手法，相信大家可以很快提升圖表溝通水平。如何找到更多的商業(yè)圖表案例呢？這里給大家介紹一個小技巧。

    在Google的【圖片】搜索中輸入如下的代碼并搜索：

chart site:http://www.

    你會發(fā)現大量具有《商業(yè)周刊》風格的商業(yè)圖表，每一個都充滿了“商務氣質”，見圖10。這是一個巨大的學習寶藏，如果你是一個經常制作圖表的分析人員，這里的圖表案例一定會讓那個你驚喜不已。

圖10