△  北京大成律師事務(wù)所合伙人羅毅做主題發(fā)言

互聯(lián)網(wǎng)和技術(shù)對于律師行業(yè)的新影響

第二屆朝陽律師論壇「分論壇二」

很高興在這里跟各位分享我們的經(jīng)驗，感謝主持人的介紹，感謝朝陽區(qū)律協(xié)的邀請，讓我有機(jī)會站在這個舞臺上跟各位前輩分享過去兩年的想法和經(jīng)驗。把我放在第一位起到拋磚引玉的作用，拋出來的是磚，接下來是玉，希望大家給予我支持。

今天我講的主題是“變革的時代--項目管理和團(tuán)隊協(xié)同”，是基于一個工具來講的，Tower。

在過去很長時間大家都會聽到這句話，“一個人走得很快，一群人走的很遠(yuǎn)?！边@句話是沒有講完的，一群人怎么走得快？或者一群人怎么走得遠(yuǎn)？沒有告訴我們下半句話怎么樣，一群人有可能成為一個團(tuán)隊，也可能一不小心成為一個團(tuán)伙。從我的角度來講，我覺得一個團(tuán)隊是要具備這樣一些基本要素才有可能稱之為一個團(tuán)隊，理想、信仰、目標(biāo)、規(guī)則、專業(yè)、信任、項目管理、團(tuán)隊協(xié)同、知識管理。我們今天只是講的是一個團(tuán)隊要素里面的項目管理和團(tuán)隊協(xié)同。

現(xiàn)在整個行業(yè)中的現(xiàn)狀到底是怎樣的？

現(xiàn)在在中國30多萬律師大部分還是小團(tuán)隊、專業(yè)化委員會組成的律師團(tuán)體，整個團(tuán)隊在平時的溝通交流、團(tuán)隊協(xié)同中還是依賴于這樣溝通的工具，通過微信吼、電話叫、發(fā)郵件完成工作中間的協(xié)同。大家每個人手機(jī)里面都有一個團(tuán)隊內(nèi)部的微信群，但是我們平時在工作中分享一些工作、安排一些任務(wù)都通過微信聯(lián)系，如果事項繁多，刷屏以后，找一找上次安排的任務(wù)怎么回事，是這樣的方式建立團(tuán)隊相互連接，這些造成了我們在團(tuán)隊管理和項目協(xié)同中哪些痛點(diǎn)？

（一）異地辦公

現(xiàn)在很多項目是通過異地的項目合作、異地律師之間相互完成的，我們需要了解整個項目的進(jìn)展，溝通的成本是非常高的。如果要組織一次開會，經(jīng)常從一個地方飛到另外一個地方完成會議，再飛回來，時間成本非常高，工作進(jìn)度難以把握，想了解工作進(jìn)度要打很多電話詢問項目律師在整個過程中的完成情況，非常難辦。

（二）資料整理

資料非常難以整理，現(xiàn)在項目都是由團(tuán)隊高級合伙人、執(zhí)行律師管理，很多項目資料都放在執(zhí)行律師的電腦里面，沒有進(jìn)行充分的共享。當(dāng)一個項目進(jìn)入一個階段以后會發(fā)覺，你的電腦里面不知道哪個是最新版本的文件。還有一個非?？植赖氖虑?，我們很多時候依賴于執(zhí)行律師完成整個項目的推進(jìn)，到最后會發(fā)現(xiàn)，對這個人的依賴性達(dá)到很高的黏度。當(dāng)有一天他離職的時候你非常擔(dān)心他電腦里的文件是不是都拷出來了，你還擔(dān)心你的法律文件是不是完善。

（三）結(jié)點(diǎn)控制

時間結(jié)點(diǎn)的把握。任何一個訴訟或非訴訟項目都是在一個時間周期內(nèi)完成，律師團(tuán)隊希望對案件進(jìn)行把握，希望了解到案件的推進(jìn)尺度，向客人服做充分信息反饋。作為團(tuán)隊執(zhí)行律師也有這個需求，我們整個律師團(tuán)隊沒有建立有效的溝通機(jī)制，很多依賴于對于執(zhí)行律師的及時回復(fù)了解整個項目的執(zhí)行情況。合作過程中有一個感覺，把案子交給合作律師，向你提供結(jié)果就可以了，不要管我在過程中做得怎么樣，一旦在工作過程中產(chǎn)生溝通的障礙，就會造成相互之間的信息不流暢。還有很多律師不善于溝通，事無巨細(xì)向你匯報，給你匯報結(jié)果就可以了，但我們雙方過程中也有了解的需求。

（四）知識管理

以前對知識管理的需求是對整個律師事務(wù)所的期待，我為什么加入大成？因為這家律師事務(wù)所太牛了，經(jīng)常會傳很多信息給我，很榮幸能進(jìn)入這個律師事務(wù)所享受這個成果。進(jìn)入這個事務(wù)所以后發(fā)覺，離我的理想還有一定的差距，這時候怎么管理，不能坐以待斃，只是依靠律師事務(wù)所給我們，依賴于第三方平臺做管理，今天帶來一個可能或者一個奇跡，小小的團(tuán)隊也可以通過我們的方法來做知識管理。

今天主要是給大家分享一下我們是怎么做的？

給大家介紹一下我的團(tuán)隊，我的團(tuán)隊在成都7個人，組織架構(gòu)是合伙人、執(zhí)行律師、律師助理。只要超過三個人就會涉及到管理的問題，管團(tuán)隊、理項目。我們是基于Tower這樣的工具，會從這里把整個任務(wù)進(jìn)行細(xì)分，逐一跟蹤。以前對于任務(wù)的安排是打電話安排，這個是通過人腦子助力項目進(jìn)行。Tower可以通過任務(wù)描述，安排每個人做某個事，比如安排5月1號做某個事，他會提醒你，植入到微信端提醒道你完成這個任務(wù)，人的大腦最強(qiáng)的能力是思辨能力而不是記憶能力，現(xiàn)在為什么很多律師過得特別辛苦？因為腦子里面儲存了太多的事要記，每天覺得很累，突然想起一個事就會給團(tuán)隊律師、助理打電話，問這個事有沒有完成。用了這個以后就過得非常輕松，所有東西交給機(jī)器。一個新三板項目安排在這里面，每天做的事情是安排某一個人某一個時間做某一個事，跟團(tuán)隊交流的時候，做的事就是安排任務(wù)。比如要做這個論壇，就安排一個會場布置和嘉賓的聯(lián)系，高律師這幾天是怎么安排的？都是通過微信告訴他助理聯(lián)系我們，過不了多久，300、500條信息酒把任務(wù)沖掉了，她每天安排的任務(wù)信息是無序的，這時候我們要想，助理比我們更累，大腦里面充斥了太多任務(wù)，忘記了，沒有完成很正常。這時候我們放在這個體系里面，會不時提醒你某個時間完成任務(wù)。

（一）在線討論，得到結(jié)果

任何任務(wù)執(zhí)行過程中一定有溝通交流的需求，有這么一個功能，比如在做新三板項目的時候，會把所有的結(jié)點(diǎn)安排出去，之間遇到特殊問題的時候，會放在這個地方討論，為什么要放在這個地方討論？實際上我們有些討論是要釋放這個信息給其他項目參與者知道的，比如券商、會計師。放在這個地方有什么好處？我把我們雙方的討論通過文字的方式記錄下來，不用在每次溝通交流以后再打一個電話給我的券商或者會計師事務(wù)所，就能夠參與到這個體系里面。就可以看到我和項目律師之間的交流，就知道我們發(fā)生了什么，這種交流是可以儲存下來的。這實際上是我們項目記錄，過了十天、二十天、一年、二十年以后項目還在這個地方，把經(jīng)驗和交流記錄下來。

（二）文件共享，取用方便

每個人都有一臺電腦，但是每個項目的執(zhí)行都是執(zhí)行律師在做，很多人的電腦是沒有一個充分項目完整資料的，這樣導(dǎo)致非常擔(dān)心一個人離職造成整個項目資料的流失。這時候每個項目來了以后，所有項目都會放在這個平臺上，隨時可以調(diào)用項目的所有資料，不會擔(dān)心任何一個律師助理或者項目律師任何時間辭職，他辭職以后項目資料都在這個地方，不是單純放在某一個人的電腦里面。

（三）在線文檔的協(xié)作編輯

我們在整個項目推進(jìn)過程中有很多文件需要編輯、修改，我們以前的修改方式，比如我的助理訂了意見書以后發(fā)給我，我修改以后再返給他，如此往來。這種情況下可以通過在線修改編輯的方式讓所有人看到，每次修改以后這個工具都會留存你當(dāng)時修改過所有的痕跡，修改了100次會留下100次的痕跡，在這個體系里面這就是學(xué)習(xí)和交流的過程。

（四）團(tuán)隊的管理

怎么對一個團(tuán)隊進(jìn)行有效的管理？律師這個工作是一定要做充分的總結(jié)，最好的時間就是每周做總結(jié)，怎么做總結(jié)？基于你上周完成的任務(wù)去做總結(jié)，我們看看，現(xiàn)在我們怎么做總結(jié)？開年會、季度會、月會、周會，總結(jié)的時候都是沒有什么實質(zhì)性的內(nèi)容，最好的總結(jié)是基于你上周所有完成的內(nèi)容，基于你設(shè)定的具體目標(biāo)。在這個體系里面大家可以看到每周總結(jié)，這個是我來以前截屏的，每個團(tuán)隊6個人，在周五的時候會把基于上周的情況進(jìn)行總結(jié)，記錄在這個體系里面。這個時候?qū)τ诼蓭?，特別對于年輕律師來講，有一個歸納復(fù)盤的過程，他知道我上周哪些做得好、哪些做得不好？下周的目標(biāo)是什么？這個工具是一個模板化，有效指引，幫他做總結(jié)、復(fù)盤。

（五）日歷共享

在工作過程中，我們團(tuán)隊已經(jīng)很多人了，要安排一個人做事會打電話給他，會問他你有沒有時間，正在做誰交代的一個事，這個時候又要打電話給另外一個助理，不停的協(xié)調(diào)每個人每天工作的情況，這時候我們很簡單，我們做的是什么？把每個團(tuán)隊每天的工作時間全部在這個工作日歷上進(jìn)行充分的安排。安排每個人做什么事的時候，只需要把這個日歷打開，看他今天有什么安排和計劃，如果在這個時間沒有工作安排，直接就會安排一個任務(wù)完成就可以了，不用每天打很多電話詢問有沒有時間。而且有些時候，當(dāng)助理做某項工作的時候突然打電話安排他做另外一個工作，會打斷他的工作，會造成影響。我們把每天做什么全部在工作日歷上進(jìn)行充分體現(xiàn)，把未來預(yù)先安排的工作全部在這里體現(xiàn)，再去做安排，相互之間的時間就協(xié)調(diào)了。比如我今天在這里做分享，我會在上面做記錄，我的團(tuán)隊就知道，在這個時間不會安排給我工作，而不用浪費(fèi)掉在這個時間的電話溝通，減少和降低溝通成本。我們用這套體系以后，事務(wù)性工作時間每年降低了30%到40%，把這些時間拿出來去玩。做這個的初衷，來源于我特別愛玩，希望能有更好的工具去做時間管理，管理好了以后有時間出去玩，這是我研究這個的初衷。

（六）角色控制，了解客戶動態(tài)

我們律師提供法律服務(wù)的時候提供的是無形法律服務(wù)，怎么把無形法律服務(wù)有形化，設(shè)置了三個角色，管理員、成員和客戶。我有些客戶會要求進(jìn)入這個體系，客戶是有權(quán)限設(shè)置的，我可以設(shè)置他能看到和不能看到的東西。以前讓客戶了解到進(jìn)展，會發(fā)郵件告訴他，有些時候會把一個法律意見、代理詞弄好了以后在郵箱設(shè)置，半夜2點(diǎn)發(fā)給他，無形的服務(wù)有形化。在這里每次溝通交流，都是律師提供智力成果和工作成果的方式，讓客戶知道，除了你給他做一些工作以外，平時你對這個事做了很多思考、討論、檢索，怎么辦？邀請他進(jìn)入這個系統(tǒng)。這個系統(tǒng)里面有討論、有任務(wù)、有每天工作記錄，讓他看到你為他這個事多操心，主動釋放這種信息，讓他知道你在關(guān)心他這個事。

（七）任務(wù)統(tǒng)計，了解延誤情況

這個工具特別好，有很多任務(wù)，一個新三板大概是200多個任務(wù)進(jìn)行拆分，把這些任務(wù)安排以后做一個事，不再關(guān)注正常任務(wù)執(zhí)行，關(guān)注任務(wù)延遲情況，比如說安排一個助理起草一個東西，之前我不會關(guān)注，到了日子我會關(guān)注到，會發(fā)郵件通知我，我會處理，平時我不太管任務(wù)工作執(zhí)行情況，這讓我腦子空出大部分時間思考事情該怎么做，而不是關(guān)心這個事有沒有完成，大家經(jīng)常安排助理工作以后，助理不是很主動的及時回復(fù)你都會打電話，問他這個事處理得怎么樣了，有了這個體系以后，完全把時間控制出來做更多有意思的事。

（八）視頻會議

我們有些時候習(xí)慣面對面的開會，這里集成了視頻會議的功能，只要有一臺電腦一根網(wǎng)線就可以把大家連接在一起，可以錄像，可以保存，作為取證使用，還可以共享電腦屏幕，直接在線指導(dǎo)他修改文件。在北京這么堵的地方，人見面開會多難，今天這么多人坐在這里真的是很難的，如果有一天小團(tuán)隊通過這種方式解決，會大大節(jié)約時間成本，所有基于工具帶來的變化都是為了提高效率。

通過這樣工具的使用，通過這樣的管理，核心在于，我們希望在團(tuán)隊內(nèi)部建立一種強(qiáng)連接，這種強(qiáng)連接會改變我們以前簡單的工作方式。基于管和理達(dá)到項目高效執(zhí)行的要求。管理兩個字分開了，團(tuán)隊需要管，項目需要理。

我一直在講Tower工具，我不是它的托，只是我在用它而已，和它相同的工具有很多，印象筆記什么的，都集成了這樣的功能，思維方式是一樣的。我講這個地方的核心，雖然我講Tower，但是我們一定要關(guān)注，工具背后的思維方式，一旦具備這種思維方式，天下間所有的工具都可以用，像練好內(nèi)功以后，十八般兵器都可以用，我們今天希望關(guān)注的不是它本身，而是工具背后的思維方式，我們有沒有具備這種思維方式，我們有沒有關(guān)注整個互聯(lián)網(wǎng)的改變？

（九）升級思維，創(chuàng)新可能

我一直在講怎么被動的使用Tower工具來管理團(tuán)隊、做協(xié)同。實際上這個工具帶來了很多不一樣的變化，這幾年在使用的過程中突然發(fā)現(xiàn)它有一個項目模板的功能，去年講過這個話題，去年講的時候還是1.0，經(jīng)過一年的時間和提升以后，現(xiàn)在已經(jīng)到3.0了。實際上就是對整個新三板法律業(yè)務(wù)的解構(gòu)，大家對新三板業(yè)務(wù)都熟，調(diào)查、股改、掛牌，我們把這個流程拆分成了283步，每個任務(wù)做了怎樣的流程進(jìn)行了描述，每個任務(wù)需要怎樣的模板，在這個項下進(jìn)行了提示，我們提出了一個口號，一分鐘學(xué)會新三板，只要識字就能做，要成為好的新三板律師，就要有一顆匠心。我們已經(jīng)把整個業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行了拆分，只要按照283任務(wù)做，就可以把這個公司掛上新三板。我們也馬上要出一本書。

我們剛才一直講非訴訟，其實訴訟也在玩，這是兩三年前的一個標(biāo)準(zhǔn)化流程，也是對業(yè)務(wù)本身的解構(gòu)。

我們覺得專業(yè)化很簡單，就是簡單化、重復(fù)做。強(qiáng)迫成習(xí)慣，習(xí)慣成自然。大家一定會成為受益者。

有時候用不起來是因為老板不用，讓員工自己用。你的助理會主動安排任務(wù)嗎？他會安排任務(wù)一定是安排加薪、放假的任務(wù)，不會安排工作的任務(wù)，不要指望老板不用讓員工自己用。有些小伙伴不玩，有些小伙伴玩得很嗨，這是一個團(tuán)隊協(xié)同，一個團(tuán)隊必須有統(tǒng)一的語言、規(guī)則才叫協(xié)同。路徑依賴，很多人講用了這個工具工作量增加了，肯定是這樣，用了這個工具以后，微信不斷、電話交流，肯定是增加的，我用這個工具的時候，要求團(tuán)隊把微信團(tuán)隊解散，也沒見怎么樣，大家養(yǎng)成習(xí)慣就好了，就成為受益者了。

未來，標(biāo)準(zhǔn)化的法律工作會逐漸被工具替代，非標(biāo)準(zhǔn)化的工作會逐漸對工具產(chǎn)生強(qiáng)大的依賴，未來我們的盈利模式會發(fā)生顛覆，學(xué)習(xí)方法也會發(fā)生顛覆，協(xié)同方式亦是如此。

請大家擁抱未來，擁抱互聯(lián)網(wǎng)，謝謝大家。

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