合同管理屬于企業(yè)“人、財、物、工、控”端到端業(yè)務(wù)線中的風(fēng)險管控線，貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的全過程，服務(wù)支撐生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務(wù)發(fā)展，是企業(yè)法務(wù)管理的核心模塊。傳統(tǒng)手工操作、線下運行的合同管理方式，存在著合同起草標(biāo)準(zhǔn)不一、合同審查效率低下、合同流轉(zhuǎn)過程混亂、合同履行難以跟蹤、合同歸檔紛繁復(fù)雜、合同查閱大海撈針、合同分析天方夜譚、不滿足監(jiān)管要求等諸多問題，上述問題亟需通過信息化的手段來解決。通過信息化手段將合同管理作為不可逾越的風(fēng)險防控環(huán)節(jié)，建立健全合同全生命周期管理機制，是企業(yè)提高法務(wù)管理水平和效率的一項重要工作，也是央企遵循國資委“三項法律審核100%”（重要決策、規(guī)章制度、經(jīng)濟合同）要求的必然選擇。企業(yè)在開展合同管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)遵循體現(xiàn)法務(wù)工作思路和模式等建設(shè)原則，貫徹落實企業(yè)合同管理思路，明確系統(tǒng)在組織層面和業(yè)務(wù)層面的覆蓋范圍，滿足合同全生命周期管理、風(fēng)險管控和決策支撐的需要。其中，應(yīng)特別關(guān)注與其他法務(wù)信息化系統(tǒng)如授權(quán)委托系統(tǒng)、案件管理系統(tǒng)、法律風(fēng)險系統(tǒng)等的互聯(lián)互通，以及與其他外圍系統(tǒng)如ERP、采購供應(yīng)鏈、預(yù)算、報賬、OA等系統(tǒng)的互聯(lián)互通。此外，考慮到合同系統(tǒng)涵蓋多種不同類別的數(shù)據(jù)信息，是企業(yè)運營活動的重要依托載體，還應(yīng)當(dāng)加強合同大數(shù)據(jù)的分析和挖掘功能的建設(shè)。

以大型企業(yè)集中化合同系統(tǒng)建設(shè)為例，通過集中化合同管理系統(tǒng)，可以固化管理要求、推進集中規(guī)范、加強內(nèi)部管控、促進管理協(xié)同、輔助分析決策，具體目標(biāo)包括：

建立覆蓋合同起草、審批、簽署、歸檔、履行、變動、辦結(jié)等全生命周期的閉環(huán)管理，固化合同管控流程；實現(xiàn)集中化管控，提升合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度，提升總部對下屬各單位合同業(yè)務(wù)及風(fēng)險的監(jiān)控管理能力；通過合同管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的緊密集成，實現(xiàn)業(yè)務(wù)端到端的數(shù)據(jù)貫通，促進管理協(xié)同；通過規(guī)范合同管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并進一步挖掘分析，及時發(fā)現(xiàn)并預(yù)警風(fēng)險，輔助決策。

按照合同全生命周期閉環(huán)管理模式進行建設(shè)，合同系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)覆蓋簽訂前、簽訂中、履行中、履行后全過程的管控并滿足相對方管理、查詢統(tǒng)計、知識管理等功能。企業(yè)合同管理模塊功能框架如下圖所示：

（一）相對方管理：詳細記錄相對方的基本信息以及履約能力或信譽資質(zhì)等資料，方便對相對方的統(tǒng)一查詢和管理，同時為合同起草提供相對方信息。

有的企業(yè)將相對方管理前置到供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。有的企業(yè)還引入社會信用管理的數(shù)據(jù)信息，從源頭上控制相對人法律風(fēng)險。通過引用法律大數(shù)據(jù)分析服務(wù)，實時采集相關(guān)方工商主體經(jīng)營異常信息，并進行及時提示，實現(xiàn)法律風(fēng)險的有效防范，為生產(chǎn)經(jīng)營提供有力法律支撐。

（二）合同簽批管理：包括合同簽訂準(zhǔn)備、合同范本管理、合同起草、合同審批、合同文本加密、用章管理、簽署授權(quán)、合同歸檔等模塊，主要完成合同簽訂過程中相關(guān)事項管理，防范合同文本風(fēng)險和簽署風(fēng)險。

合同簽訂準(zhǔn)備階段，如果已實現(xiàn)與ERP、主數(shù)據(jù)管理等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的，可以通過接口導(dǎo)入采購訂單、供應(yīng)商（客戶）、物料等數(shù)據(jù)，同時錄入合同名稱、合同類別、資金流向、標(biāo)的金額等其它基本信息，由系統(tǒng)自動生成合同文本（或手動上傳合同文本），并上傳合同相關(guān)附件，可大大減少合同經(jīng)辦人員的重復(fù)勞動。合同標(biāo)準(zhǔn)文本管理主要實現(xiàn)合同標(biāo)準(zhǔn)文本發(fā)布、查詢及下載功能。合同起草除了單個合同起草功能之外，還應(yīng)有批量合同起草功能。

根據(jù)企業(yè)內(nèi)控制度確定的審查審批流程和權(quán)限，企業(yè)自行配置合同審批模板及上報條件，合同依次自動轉(zhuǎn)入下一審查審批環(huán)節(jié)，從而通過技術(shù)手段進行流程固化，合同審批內(nèi)控權(quán)限得到有效執(zhí)行，合同法律審核成為繞不開的環(huán)節(jié)，合同管理制度得到真正落地落實。合同審批除了串行的普通審批流程之外，還應(yīng)有并行的綠色通道審批流程。審查流程一般包括經(jīng)濟、技術(shù)、法律審查環(huán)節(jié)，對標(biāo)準(zhǔn)合同文本的審查，提供審查底稿和審查要素功能。有的企業(yè)通過在法律部門設(shè)置專職合同管理員，在業(yè)務(wù)部門設(shè)立兼職合同管理員，專職合同管理員負責(zé)審查非標(biāo)合同文本，兼職合同管理員負責(zé)審查標(biāo)準(zhǔn)合同文本，大大提升了效率。

合同用印可采取電子印章形式，將電子印章系統(tǒng)嵌入合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)印章的調(diào)取、加蓋、文本防篡改，如印章加蓋的數(shù)量較大，還可開發(fā)印章自動加蓋功能。

合同在完成簽署后，由承辦人員提交歸檔，合同管理系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，從檔案系統(tǒng)自動調(diào)取合同管理系統(tǒng)中的歸檔信息。此外，合同簽訂管理還包括合同補簽管控功能。

（三）合同履行監(jiān)控：包括履行計劃管理、履行情況填報、履行異常管理及合同歸結(jié)等功能，支持通過外圍系統(tǒng)獲取合同履行的數(shù)據(jù)，譬如合同收付款信息、到貨/驗收等信息，實現(xiàn)對合同履行全過程的跟蹤監(jiān)控和異常處理，防范合同履行風(fēng)險。根據(jù)合同類型確定每一類合同的關(guān)鍵履行節(jié)點，根據(jù)履行節(jié)點的不同確定履行計劃，在合同管理系統(tǒng)中根據(jù)合同類型布放特定的合同會簽表，由系統(tǒng)從會簽表中讀取關(guān)鍵履行信息，同步到合同正文，實現(xiàn)正文與會簽表中履行信息的一致。

合同管理系統(tǒng)與倉儲管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)等交互，合同會簽表中的履行信息同步到其他管理系統(tǒng)，其他管理系統(tǒng)中的實際履行信息同步回合同管理系統(tǒng)，由合同管理系統(tǒng)對比履行計劃和履行結(jié)果，形成履行偏差，從而確定合同的履行狀況，如偏差率超過設(shè)定好的比例，系統(tǒng)自動向特定崗位的人員發(fā)送合同異常履行的預(yù)警提示。

有的企業(yè)合同系統(tǒng)通過與業(yè)務(wù)公開、審計等系統(tǒng)的集成，使合同數(shù)據(jù)可以為各級監(jiān)管部門共享，總部紀(jì)檢監(jiān)察和審計部門可對總部及下屬單位的任意一份合同進行在線監(jiān)督，對不同單位之間的物資采購等合同進行價格比較，及時發(fā)現(xiàn)違規(guī)問題。

（四）合同變動管理：包括合同轉(zhuǎn)讓、合同變更補充、合同解除等功能。針對合同主體變更，簽署合同轉(zhuǎn)讓補充協(xié)議；針對原合同的標(biāo)的內(nèi)容、支付方式、支付金額及其他商務(wù)條款進行變更的，簽署變更補充協(xié)議；針對合同關(guān)系的解除，簽署合同解除補充協(xié)議。不管是哪一種補充協(xié)議，都與原合同關(guān)聯(lián)。合同金額發(fā)生變動時，變動信息自動交互至支付系統(tǒng)，支付系統(tǒng)增減收付款額度。

（五）查詢統(tǒng)計分析：支持通過合同編號、合同名稱、合同類型、合同對方、承辦部門、承辦人、合同金額等審批表字段查詢展示符合條件的合同臺賬信息；支持統(tǒng)計報表展示，可以從合同數(shù)量和金額、補簽率、合同結(jié)算、范本使用率、審批效率、履行偏差等維度統(tǒng)計，統(tǒng)計結(jié)果支持按照柱狀圖、餅圖等不同形式展示，統(tǒng)計結(jié)果可導(dǎo)出。合同管理系統(tǒng)支持定期向特定人員發(fā)送合同統(tǒng)計分析報告。

有的企業(yè)集團設(shè)置合同審查審批效率、標(biāo)準(zhǔn)文本使用率、合同備案率、合同履行率、合同終結(jié)率等監(jiān)控指標(biāo)，系統(tǒng)自動在后臺提取數(shù)據(jù)并按照板塊進行排名，有助于企業(yè)查找合同管理的薄弱環(huán)節(jié)，并有針對性地加以改進提升。

（六）合同提醒：合同管理系統(tǒng)支持短信、郵件等多種提醒方式，合同審批時限提醒、合同履行到期前時限提醒、合同履行異常提醒、合同補簽率超高提醒等。

（七）知識管理：將合同審查規(guī)范、各部門審查職責(zé)、審查要點和相關(guān)審查案例納入知識庫，可實現(xiàn)在線提醒，可實現(xiàn)模糊查詢，可由承辦人留言提問，合同管理人員實時回復(fù)。

（八）即時通話：系統(tǒng)根據(jù)合同承辦人、談判人員、各部門審核人員等角色組成虛擬團隊，根據(jù)溝通的需要在工作時間內(nèi)實時發(fā)起即時通話，滿足內(nèi)部的溝通需求。