《高效時(shí)間管理模型》第四部分《時(shí)間管理的支柱》之《巧用工具》第1篇文章，敬請(qǐng)持續(xù)關(guān)注，謝謝！

一 使用工具的歷史和必要性

人類文明的進(jìn)化史，多以工具命名，石器時(shí)代、青銅時(shí)代、工業(yè)時(shí)代、信息時(shí)代，為什么？

古人類歷史有200多萬年，而現(xiàn)代人類智人約15萬年前，在地球非洲大陸上出現(xiàn)。幾萬年的時(shí)間里，智人遷移的足跡遍布全球。據(jù)考古歷史學(xué)家考證，當(dāng)時(shí)古人類有十幾個(gè)人種，各族種為了生存，不僅與自然斗爭，更與其他人種斗爭。

智人與其他人種最大的區(qū)別，就是對(duì)工具的使用，戰(zhàn)斗武器、生活工具的使用領(lǐng)先其他人種，對(duì)抗其他只知道徒手和扔石頭的人種，智人所到之處，其他人種因爭奪資源能力差，逐一遭到滅絕，最后智人遍布全地球，人類文明開始發(fā)展。

6000到5000年前，古人類持續(xù)了200萬年的石器時(shí)代結(jié)束，進(jìn)入青銅時(shí)代，兩三千年后進(jìn)入鐵器時(shí)代，直到19世紀(jì)我們進(jìn)入工業(yè)時(shí)代。這次是自從人類學(xué)會(huì)使用工具以來，最大幅度的一次變革。

中華文明也正是在這次工具變革中，因閉關(guān)鎖國沒有跟上世界的腳步，遭到八國聯(lián)軍和日本侵華的一次次的屈辱。北京城外，大清鐵騎、步兵和義和團(tuán)，25萬軍隊(duì)，被2萬八國聯(lián)軍輕松摧毀，侵入帝都，鐵騎在槍炮面前無力回天，帝都的六朝繁華在輪番劫掠中，終成廢墟。

再之后兩百年里，人類文明以爆炸式的速度前進(jìn)，正因?yàn)楣I(yè)時(shí)代帶來的工具改革，生產(chǎn)力得到爆炸性提高，短短200年跨過了電氣時(shí)代，一躍進(jìn)入信息時(shí)代，人類一下子能夠上天入地，似乎無所不能。

我們現(xiàn)在的人，身體上和兩三千年前的老子、孔子時(shí)代的人相比，基本沒變化，我們不見得就比古人聰明，而改變的就是我們使用的工具。

現(xiàn)在和古代的生活，可以說是天翻地覆的變化?？鬃又苡瘟袊?，動(dòng)輒就是幾年，現(xiàn)在飛機(jī)、高鐵，十幾分鐘就能走古代幾個(gè)月的路程；每人的手機(jī)，都能儲(chǔ)存古代整個(gè)國家的藏書總量。

是什么帶來這樣的差距？就是工具！這就是人類文明階段為什么要以工具來命名的原因。

每一次工具的變革，都伴隨著人類思維的飛躍，生活品質(zhì)的提高。現(xiàn)在是信息時(shí)代，信息的傳播和知識(shí)的迭代異常地迅速，為了更好地適應(yīng)這個(gè)時(shí)代，選擇精良的工具，是至關(guān)重要的。

無論在什么樣的工作環(huán)境中，高效率是所有人都在追求的職業(yè)目標(biāo)。好的工具，可以讓你的工作效率成倍提高，同時(shí)也可以讓自己在工作學(xué)習(xí)與生活休閑中保持相對(duì)的平衡。

孔子曰：“工欲善其事，必先利其器?！惫芾頃r(shí)間，我們也要運(yùn)用相應(yīng)的工具，有了趁手的工具才能讓我們做起事來事半功倍，工具其實(shí)在重新定義時(shí)間和成本。

一代人超越上一代人，永遠(yuǎn)都不是年齡，而是對(duì)工具的掌握。

二 時(shí)間管理工具的分類

1 從載體上分

A 紙類

包括：

筆記本（用作日記、清單管理等）

文件夾（用于清單管理、資料管理等）

臺(tái)歷、掛歷（用于日程管理、清單管理等）

便簽（用于提醒清單管理等）

……

B 手機(jī)和電腦

自帶的：日歷（日程管理和清單管理等），備忘錄（清單管理、資料管理等）

下載的：各類APP或軟件（滿足各種各樣的功能）

2 按功能劃分

A 日程管理（記錄有確定開始或截止時(shí)間的事件，如系統(tǒng)自帶的、365日歷、朝夕日歷、奇妙日歷等）

B 清單管理（記錄沒有明確時(shí)間安排但越快完成越好的清單類工具，如奇妙清單、滴答清單、Omnifocus等）

C 記錄管理（用于記錄時(shí)間消耗情況，如時(shí)間塊、愛今天、ihour、moment等）

D 專注管理（用于跟蹤專注情況，如Forest、番茄土豆、潮汐等）

E 習(xí)慣管理（用于幫助習(xí)慣養(yǎng)成，如微習(xí)慣、種子習(xí)慣、布谷布谷等）

F 精力管理（用于身體管理，如KEEP、SEVEN、喝水時(shí)間、蝸牛睡眠等）

E 資料管理（用于筆記資料的收集管理，如印象筆記、有道云筆記、備忘錄、百度云盤等）

……

三 使用時(shí)間管理工具的誤區(qū)

一般表現(xiàn)為：一定要找個(gè)完美的方法或工具才可以開始，用太多的時(shí)間去維護(hù)時(shí)間管理的系統(tǒng)。

時(shí)間管理初學(xué)者的最大問題就是一開始就想做得非常完美，不斷嘗試各種工具和軟件，往往會(huì)陷入“工具的誤區(qū)”。他們了解大量工具，樣樣都想嘗試，做“工具的試驗(yàn)品”，但最后總會(huì)覺得自己總是被工具“牽著鼻子走”，在這上面花費(fèi)了大量的時(shí)間，總覺得這個(gè)工具不適合，那個(gè)方法有問題，仿佛工具和方法有缺陷就不能用似的。直到耗盡自己的意志力，只能被迫放棄。

很多人一開始就照搬別人的方法，不管用就懷疑方法有問題，或者自己有問題。事實(shí)上是雖然我們可以通過書本課程學(xué)到很多時(shí)間管理的工具或方法，但并不存在一種可以放之四海而皆準(zhǔn)的工具或方法。

高效時(shí)間管理模型

四 究竟如何選用時(shí)間管理的工具

工具的本質(zhì)是用“系統(tǒng)”解放“認(rèn)知”。人腦和電腦一樣，在同一時(shí)間能夠處理的信息是有限的。而工具做的就是提前幫我們規(guī)劃好，當(dāng)事情大面積來襲時(shí)，我們可以更加從容的處理。所以，工具往往越簡單越好用，因?yàn)橹挥泻唵?，才能幫我們?jié)省寶貴的認(rèn)知資源。

如果問你：“什么是最好的工具？”你可能的回答是：“適合自己的，就是最好的”

但什么才叫做“適合”？什么才叫做“不適合”？什么時(shí)候應(yīng)該選擇或者放棄它呢？

“時(shí)間管理”涵蓋的方法太多了，每個(gè)方法只能針對(duì)性的解決某一個(gè)問題，每個(gè)方法也有不同的搭配工具。

而且什么才是“適合”？所以我們首先要問自己的問題是：“我想用這個(gè)工具解決什么問題？”我從問題出發(fā)，而不是從泛泛的領(lǐng)域出發(fā)，也不追求一開始就完全適合我。

但用一段時(shí)間，如果出現(xiàn)以下三種情況，可能就是在提醒我們想考慮這個(gè)工具是不是不適合我了？

1 工具系統(tǒng)太繁雜，維護(hù)成本大：每天都要花很多時(shí)間去錄入、修改、更新，或者是要頻繁的把一個(gè)工具里的信息傳到另一個(gè)工具，或者檢視的頻率太高。

2 產(chǎn)生了不信任感：感覺有工具和沒有工具沒有什么區(qū)別，想起來了就用用，想不起來就不用。

3 不能滿足某個(gè)重要需求（而不是“不能滿足所有需求”）

評(píng)判一款時(shí)間管理App是否好用，主要要考慮以下幾點(diǎn)：

1 操作是否足夠簡單。用時(shí)間管理工具是為了節(jié)省時(shí)間，操作太復(fù)雜反倒浪費(fèi)時(shí)間，那是最諷刺的。

2 是否支持云存儲(chǔ)和多端同步。單機(jī)版的APP已經(jīng)是上個(gè)時(shí)代的產(chǎn)品了，一旦換手機(jī)，什么都沒了，很不方便。支持移動(dòng)端和PC端也是很有必要的，不同場景需求不一樣。

3 如果與團(tuán)隊(duì)相關(guān)，是否支持多人同步。開會(huì)、約見、面試……生活中很多日程是多人的，你守時(shí)人家不守時(shí)，浪費(fèi)的是你的時(shí)間。如果不能打通人和人，日程管理的效果要大打折扣。

我給大家選擇工具的建議：

1 新手不要改變習(xí)慣，當(dāng)工作環(huán)境變化時(shí)一定要升級(jí)工具

剛剛開始實(shí)踐時(shí)間管理的時(shí)候，選工具的時(shí)候建議不要改變你原來的習(xí)慣，比如說你習(xí)慣用筆紙，那么你就還用筆紙；如果你習(xí)慣手機(jī)，那就還用手機(jī)。不要眼紅別人的工具。因?yàn)橥瑫r(shí)養(yǎng)成兩個(gè)習(xí)慣，會(huì)增加實(shí)踐時(shí)間管理的難度，比如同時(shí)養(yǎng)成列清單的習(xí)慣和使用新工具的習(xí)慣。

但是，當(dāng)你的工作環(huán)境發(fā)生變化的時(shí)候，就要升級(jí)工具，其實(shí)連思維模式都要一起升級(jí)，比如你原來是一個(gè)執(zhí)行者，然后升職了，變成一個(gè)管理者，那么原來只用筆紙的方法可能就無法適應(yīng)，這時(shí)候你列清單的習(xí)慣已經(jīng)養(yǎng)成，只是升級(jí)工具，也不那么困難。

2 可隨身攜帶，隨時(shí)進(jìn)入錄入狀態(tài)

待辦事項(xiàng)可能是隨時(shí)產(chǎn)生的，比如在地鐵上、睡覺前、散步時(shí)、等車時(shí)，所以你的工具需要能隨身攜帶，并且隨時(shí)就進(jìn)入錄入狀態(tài)，否則，一個(gè)不能隨時(shí)收集想法和待辦事項(xiàng)的工具是靠不住的。

3 單一功能的工具就選一種

以上關(guān)于時(shí)間管理的功能分類提供了很多不同的APP，都是為了解決我們某一方面的功能需要的，先試用，盡快確定其中一種能滿足現(xiàn)時(shí)需要的就可以了，多于兩種工具維護(hù)成本就會(huì)增大很多，所以，請(qǐng)盡量斷舍離自己對(duì)工具的占有欲。

4 不斷迭代適合自己的方法，而不是工具

我見過一些人會(huì)把工具換來換去，更新迭代很快，其實(shí)應(yīng)該迭代的是使用工具的方法（也就是腦袋），最好的工具永遠(yuǎn)是我們的大腦、我們的思維。

后面將用約十篇文章詳細(xì)介紹各種功能的時(shí)間管理工具的具體應(yīng)用，歡迎大家持續(xù)關(guān)注！