無論你現(xiàn)在從事著怎樣的工作，無論你是領(lǐng)導(dǎo)還是員工，毫無疑問每一天都有大量的事情等著你去做。從早到晚，我們就像一個(gè)機(jī)器一般，仿佛被預(yù)先設(shè)定好了各種各樣的程序，按部就班的做著一切。等真正緩過神來的時(shí)候，一天的時(shí)間很快就過去了。

也許這并不是我們認(rèn)為的最佳狀態(tài)，是時(shí)候?yàn)樽约旱纳詈凸ぷ髯龀龈淖兞?。“時(shí)間管理”作為一個(gè)新鮮的名詞映入眼簾，其重要性不言而喻，越來越多的人都在尋求著高效管理時(shí)間的方法，為了解燃眉之急，以下歸納出能讓你高效工作的時(shí)間管理五大步驟，希望對(duì)你有所幫助：

1、先了解你的時(shí)間都花在了哪里

在進(jìn)行任何改變之前，先要確認(rèn)好你的工作現(xiàn)狀。這不僅可以清晰的發(fā)現(xiàn)問題，還能更加直觀的找到解決方法。這是時(shí)間管理的第一步，也是最重要的一步，它常常被人忽視，因?yàn)樗苋菀鬃云燮廴?。你?huì)想當(dāng)然的認(rèn)為，不就是完成了1、2、3等那些工作上的事嗎？除此之外，我也沒干別的。其實(shí)，如果你沒有通過嚴(yán)格清晰的記錄，僅憑自己頭腦中的印象，你就很難發(fā)現(xiàn)問題。

這里提供兩種方法：

第一種方法是估計(jì)時(shí)間花費(fèi)。如上圖所示，我們將時(shí)間劃分為完成任務(wù)所需的“可計(jì)劃時(shí)間”（plannable time）和不可避免的“反應(yīng)時(shí)間”（reactive time）。我們會(huì)發(fā)現(xiàn)我們的大部分時(shí)間其實(shí)都是不可控的，真正用于完成實(shí)際工作任務(wù)的時(shí)間也許只占了不到20%。

第二種方法，也是最直接有效的方法就是使用時(shí)間日志。它會(huì)逐一的記錄你在一天中的每個(gè)時(shí)間段分別都做了什么，以及這個(gè)星期做了什么，如果有多余的時(shí)間，你會(huì)用來做什么。絕大多數(shù)人通過記錄時(shí)間日志，都會(huì)有“驚人的發(fā)現(xiàn)”。

因?yàn)槟銜?huì)發(fā)現(xiàn)其中的某一件事情所花費(fèi)的時(shí)間比你想象中的多了很多，甚至于好幾倍。而這正是問題的關(guān)鍵所在。一旦你通過有效的方法解決了它，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你的工作原來也可以如此輕松。

2、確定明確的目標(biāo)

目標(biāo)的作用不言而喻。做任何事情之前一定要有明確的目標(biāo)，而且最好是十分具體且量化的。一旦目標(biāo)模糊，你的行動(dòng)也會(huì)變得捉摸不定，思想也會(huì)猶豫不決。國(guó)外有一套優(yōu)秀的SMART目標(biāo)原則，大家可以參考學(xué)習(xí)。

SMART原則即：具體（specific）、可衡量（measurable）、可實(shí)現(xiàn)（achievable）、現(xiàn)實(shí)（realistic）和定時(shí)（timed）。

舉一個(gè)例子來說，大家更容易理解。比如一個(gè)演講者想要舉辦一場(chǎng)課程培訓(xùn)的演講，如果目標(biāo)僅被確定為：“把這場(chǎng)演講做好，讓聽眾有所收獲，達(dá)到課程培訓(xùn)的效果。”那就是一個(gè)模糊的目標(biāo)，是沒辦法具體落實(shí)的。我們可以按照以上的SMART原則來對(duì)這個(gè)目標(biāo)進(jìn)行拆分：

具體（specific）：要以適應(yīng)聽眾的方式和風(fēng)格來計(jì)劃演講，并增強(qiáng)表達(dá)的效果。

可衡量（measurable）：如何知道完成了這個(gè)目標(biāo)呢？我們需要設(shè)計(jì)一些小調(diào)查和互動(dòng)游戲，通過這樣的方式來檢驗(yàn)自己的演講效果。

可實(shí)現(xiàn)（achievable）：這對(duì)演講者自身的素質(zhì)和能力提出了要求，演講者是否具備足夠的經(jīng)驗(yàn)和水平來實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)呢？

現(xiàn)實(shí)（realistic）：能否真正通過這短短的一場(chǎng)演講來達(dá)到預(yù)期的效果，是否需要在之前做很多準(zhǔn)備工作，以及后續(xù)的跟蹤調(diào)查行動(dòng)。

定時(shí)（timed）：這個(gè)課程演講應(yīng)有具體的時(shí)間規(guī)定，需要進(jìn)行仔細(xì)的拆分，確定每一個(gè)時(shí)間段所講述的具體內(nèi)容。并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)圓滿完成，以達(dá)到整體效果。

3、做出書面的計(jì)劃

其實(shí)，很多人都有做計(jì)劃的習(xí)慣，只是做計(jì)劃的態(tài)度和方式不對(duì)。很多人的計(jì)劃最終沒能實(shí)施的原因只有兩個(gè)，第一就是計(jì)劃模糊，不具體；第二就是沒有及時(shí)的審查和調(diào)整，一旦遭遇突發(fā)情況，就全盤崩潰了。

針對(duì)這兩個(gè)問題，想要高效的管理好自己的時(shí)間，就必須明確的制定出書面的計(jì)劃，并對(duì)其進(jìn)行定期的審查和更新。所以，有人稱之為：滾動(dòng)計(jì)劃（rolling plan）。

通過書面寫下來的計(jì)劃，讓你一目了然，你能很清楚的知道這一個(gè)月，這一周，以及這一天，需要做哪些具體事情。而實(shí)際上的工作現(xiàn)狀遠(yuǎn)比你計(jì)劃當(dāng)中要復(fù)雜得多，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，就要懂得隨時(shí)調(diào)整，有了它，你可以對(duì)某個(gè)固定時(shí)刻的剩余工作量一目了然，你也知道應(yīng)該如何合理主動(dòng)的利用時(shí)間，去超越你的計(jì)劃。

這些計(jì)劃工作看起來很繁瑣，記錄起來也很麻煩，可是一定要告訴自己不要灰心。只要你養(yǎng)成了習(xí)慣，并在實(shí)際工作中不斷微調(diào)，你會(huì)迅速的找到最符合你當(dāng)下工作狀態(tài)的最佳方法，而這些計(jì)劃工作純粹是“磨刀不誤砍柴工”，它們只是訓(xùn)練你，讓你更好的完成目標(biāo)，養(yǎng)成習(xí)慣而已。

4、學(xué)會(huì)正確應(yīng)對(duì)突發(fā)的“危機(jī)”

如上所述，我們?cè)趯?shí)施計(jì)劃的過程中，難免會(huì)遭遇各種無法預(yù)測(cè)的事情。使得大量本來可控的時(shí)間瞬間流逝，而令人懊悔不已的是，這些突如其來的打斷，往往并不是由于事情的特殊和緊急，而大多數(shù)是一些無關(guān)緊要的事情。

面對(duì)這樣的情況，你可以采取兩種方法直接消除它們的影響。

第一，直接拒絕。面對(duì)很多無厘頭的打擾，我們必須有自己的原則，勇于說“不”，這樣會(huì)使你清閑不少，久而久之，那些干擾因素也會(huì)自覺無趣而不再打擾，何樂而不為呢？

第二，合理推遲。既然事情不是很緊急，那么就不要占用當(dāng)下完成重要任務(wù)的時(shí)間，等自己處理完這些“大頭”之后，再騰出時(shí)間來集中處理這些“小頭”，既能主次分明，又做到了“面面俱到”，也不失為一大妙計(jì)。

總之，在面對(duì)突發(fā)的“危機(jī)”時(shí)，一定要理性的對(duì)待，切不可產(chǎn)生不必要的負(fù)面情緒，只需積極面對(duì)和靈活繞過去即可。負(fù)面情緒是一切的殺手，如果沾染上了它，別說高效工作，就連最基本的正常工作也無法進(jìn)行了。

5、留出一部分時(shí)間來思考

思考，是上帝賜給人類最好的禮物。有了思考，人們就與動(dòng)物產(chǎn)生了本質(zhì)的區(qū)別。想要真正的做到“高效工作”，僅僅依靠上述的步驟和技巧，還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。我們必須養(yǎng)成時(shí)刻思考的習(xí)慣，用最好的方法來推動(dòng)工作向前進(jìn)展。

尤其是對(duì)于一個(gè)管理層人員來說，你所處的層級(jí)越高，就越需要花更多的時(shí)間在思考，計(jì)劃和決策上，而不是去做其他那些具體的事情。因?yàn)槟愕囊粋€(gè)想法和決策往往決定著整個(gè)公司未來的命運(yùn)。

即使我們并非管理者，我們也要養(yǎng)成勤于思考的習(xí)慣。在做時(shí)間管理計(jì)劃時(shí)，必須要安排出一段固定的時(shí)間好好的思考，思考整個(gè)工作計(jì)劃，思考改進(jìn)工作，提升效率的具體方法，因?yàn)榕c其他的按部就班的重復(fù)工作相比，思考才是最有生產(chǎn)力的事情，無論對(duì)于你的工作，還是個(gè)人發(fā)展而言，都起著舉足輕重的作用。

實(shí)際的時(shí)間管理中，還會(huì)有很多小技巧，根據(jù)不同的行業(yè)，以及不同的身份，職業(yè)，地位的不同而有差別，有人說，想要做好時(shí)間管理，只需要按照一套固定的系統(tǒng)來就好了。

其實(shí)，最好的系統(tǒng)便是自己通過實(shí)踐，不斷總結(jié)，微調(diào)，而形成的最終與自己相適應(yīng)的系統(tǒng)，除了按照以上五大步驟做好時(shí)間安排外，以下這三個(gè)原則也不容忽視，它們能夠?yàn)槟惚ｑ{護(hù)航，確保時(shí)間更高效的利用起來。

1、勇于說“不”

這一點(diǎn)在之前有提到過，能夠拒絕的一定要勇于拒絕，拿具體的對(duì)象來說，你可能要拒絕你的同事，下屬，甚至于你的老板。

對(duì)于同事的請(qǐng)求，你必須找到一個(gè)平衡點(diǎn)，雖說能力范圍內(nèi)的互幫互助，能夠?yàn)樽约旱娜穗H關(guān)系加分，可是如果事無巨細(xì)，什么要求都答應(yīng)的話，一定會(huì)顧此失彼，在別人的稱贊中忘掉自己手頭的重要工作。你應(yīng)該有自己的原則，要記住，如果不是你該做的事情，并不是每一件你都要去做。

對(duì)于你的下屬，你需要做的不是替代而是引導(dǎo)和決策，當(dāng)然如果他們真的需要你的幫助，你也一定不能袖手旁觀。對(duì)于老板來說，并不是每一個(gè)老板的決策都是英明神武的，在特定的條件下，我們可以通過協(xié)商和談判，讓他改變自己的某些決定，從而避免不必要的工作負(fù)擔(dān)，提升團(tuán)隊(duì)整體的工作效率，也同時(shí)節(jié)省了自己的時(shí)間。

2、有時(shí)候完成比完美更重要

有些天生的完美主義者，總希望在工作中，自己能把控好每一個(gè)細(xì)節(jié)，盡量做到盡善盡美，于是總是不斷的自我優(yōu)化，以追求更加完美的狀態(tài)，這雖然是積極正面的，可是我們必須在質(zhì)量，時(shí)間和成本這三者上找到平衡。

多年前，一個(gè)做服裝生意的親戚準(zhǔn)備向工廠下單做一批褲子，在經(jīng)過了精心的市場(chǎng)調(diào)研，完美的策劃和不斷的調(diào)整優(yōu)化中，歷時(shí)3個(gè)月，褲子終于投入了批量生產(chǎn)，這位親戚馬上開始做詳細(xì)的營(yíng)銷計(jì)劃。而令人意想不到的是，如此完美的準(zhǔn)備工作下，卻并沒有帶來褲子的暢銷，反而一度陷入了滯銷，這位親戚百思不得其解，其中一位朋友直言不諱：時(shí)間過去了這么久，別說市場(chǎng)熱度消退了，現(xiàn)在也到了換季的時(shí)候，怎么能賣得出去呢？親戚聽完恍然大悟。

因此，我們?cè)谧鲆患虑榈臅r(shí)候，不要一開始就一味的追求完美，必須考慮到“時(shí)間成本”的重要性。時(shí)間雖然不是金錢，卻比金錢重要多了，有人說：時(shí)間是最大的成本。尤其是現(xiàn)在的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化，很多時(shí)候都是在與時(shí)間賽跑，所以，我們必須對(duì)市場(chǎng)動(dòng)向了如指掌，從全局出發(fā)，在這種情況下，完成真的比完美重要多了。

3、找到自己的時(shí)間平衡點(diǎn)

我們的生活不僅僅只有工作，每個(gè)人都希望擁有一段屬于自己的“美好時(shí)光”，這可能是你與家人共進(jìn)晚餐，或者是與妻子閑庭漫步，又或者是陪伴小孩，與他們共同成長(zhǎng)。有人認(rèn)為，我們進(jìn)行時(shí)間管理，開啟高效工作的模式，其實(shí)就是為了節(jié)省時(shí)間，去做自己真正想要做的事情，去享受與家人在一起的幸福時(shí)光。這樣的說法并不為過，也是絕大多數(shù)人的共同心聲。

所以，當(dāng)我們把眼界放寬，提升一個(gè)高度再來看“時(shí)間管理”這個(gè)問題，也就是不只是關(guān)注于工作時(shí)，我們應(yīng)該對(duì)自己的時(shí)間做出更好的規(guī)劃。明確自己在工作，旅行，陪伴家人或者其他特定事情上所需要花費(fèi)的時(shí)間。

比如，每周一次家庭活動(dòng)，每月一次旅行等，這些可以作為對(duì)自己的獎(jiǎng)勵(lì)，也是對(duì)家人的一種承諾，還可以增加我們的幸福感，讓我們更有動(dòng)力去思考和完成自己的工作。相信在這樣莫大的精神鼓舞下，我們一定會(huì)更積極主動(dòng)的規(guī)劃好自己的時(shí)間，踏上“高效工作”的光明大道。

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