從本質上來講，采購業(yè)務主要建立在人性關系業(yè)務之上。任何采購部門的成功，很大程度上依賴于建立在人與人之間的關系。

盡管如此，許多采購人員無法把時間用在人性化方面工作。因為數據收集、報告、交易活動、緊急情況等都是耗費寶貴時間的工作。這個問題并不是新問題，并且這些問題是驅動采購部門不斷進步的主要推動力，由于都是重復率極高的工作，所以這些是可以由RPA自動化流程來完成。

RPA作為新興技術已經開始應用于采購領域，并且已經被眾多全球跨國大公司所應用，得到的反饋也是相當的不錯。

在使用RPA之前，我們先來看看RPA的工作原理是什么，它是如何使得采購工作變得更加高效的！

RPA的技術定義及其工作原理可以用一個簡單的類比來概括。例如在采購過程中，您必須重復地將數據從一個Excel文件復制到另一個Excel文件以便生成月度報告。消除這些枯燥、低價值、繁瑣的任務的一種方法是創(chuàng)建一個宏，可以為您完成所有復制/粘貼。除了在一年中節(jié)省寶貴的時間，還可以降低出錯的風險。這基本上是對RPA的簡化定義。這是一種自動執(zhí)行重復和腳本操作的方法，這些操作通常由用戶手動或者RPA自動來執(zhí)行（而不僅僅是復制/粘貼?。?。

RPA的典型好處：

提高資源的利用效率

通過減少錯誤，提高數據信息的一致性和合理性

從系統(tǒng)/ IT角度來看，RPA是打破數據孤島的寶貴的解決方案。它避免了與更換現有系統(tǒng)或創(chuàng)建接口相關的成本（投資，變更管理）和風險。RPA解決方案應用于現有基礎架構之上，只需模擬用戶操作即可從系統(tǒng)“A”獲取數據并將其置于系統(tǒng)“B”中。

RPA的局限性：

RPA只可以執(zhí)行一個實例。如果源或目標系統(tǒng)發(fā)生變化，它將停止正常工作

它需要深度的編程支持，以確保解決RPA運行時遇到的各種特殊情況。如果考慮的規(guī)則過于膚淺，RPA會讓工作變得更壞，它會產生更多問題，因為它在執(zhí)行規(guī)則時非常一致。如果某些東西關閉，將不斷重復相同的錯誤出于同樣的原因，在實施RPA之前確保流程運行良好至關重要。

RPA特別適用于運營和交易采購，因為這些區(qū)域的特點是無數的手工操作。下面這套完整的流程將很好的解釋RPA是如何工作的：

發(fā)票處理：通過使用RPA和NLP(光學字符識別+自然語言解析）的組合，可以大大減少從發(fā)票中提取基本信息并執(zhí)行m-way匹配的工作量和周期時間

RFx準備：與數據收集相關的任務（來自ERP的數量，來自PLM的規(guī)范或其他文件共享系統(tǒng)等）甚至可以通過使用RPA簡化RFX的起草。

供應商信息錄入：RPA可以通過抓取網絡或其他數據源自動獲取更多供應商數據信息，以便自動錄入供應商所有信息。

數據映射和重復數據刪除：通過規(guī)范化數據（拼寫錯誤，格式化等）并確保遵守命名/類型約定，RPA可以成為主數據管理（MDM）的重要提供者。

供應商評級：這是一項需要全面收集數據的活動?？衫?/span>RPA從各種來源收集數據，并將信息整合到一個系統(tǒng)中，用于篩選供應商和業(yè)務審查

合同分析：RPA可以抓取文件共享系統(tǒng)，網絡磁盤甚至電子郵件，它可以提取關鍵術語并將其作為元數據存儲在合同管理解決方案中。

RPA與其他技術相結合，是連接孤島的有效方式（從數據的角度來看）以節(jié)省寶貴的時間，讓采購部門有更多的精力，可以更專注于人性化工作。

最重要的是，采購部門可以從實施RPA中獲得巨大的收益，因為它執(zhí)行收集數據工作是永無休止的，不會讓采購部門錯過每一條重要的信息。