作者：國光視界

摘要：在管理過程中必須正確認識、處理有效性和效率關系。為此我們必須區(qū)別真效率還是假效率。不能創(chuàng)造利潤的效率都是假效率，是浪費。效率通常以時間進行衡量。我們要成為一個高效能管理者，必須學會時間管理。因為管理者一個人的時間關系到的是整個部門的效率，企業(yè)經(jīng)營者的時間關系到企業(yè)的效率，浪費別人的時間，就是在謀財害命！

1、時間管理四象限原則 (分清工作的輕重緩急)

請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？

(1) 先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。

(2) 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

(3) 先做容易的事，然后再做難做的事。

(4) 先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。

(5) 先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。

(6) 先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。

(7) 先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。

(8) 先做別人的事，然后再做自己的事。

(9) 先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。

(10) 先做有趣的事，再做枯燥的事。

(11) 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。

(12) 先做自己所尊敬的人或與自己關系密切的利害關系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。

(13) 先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。

以上的各種行事準則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。我們既然是以目標的實現(xiàn)為導向，那么在一系列以實現(xiàn)目標為依據(jù)的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事情的緊急程度來判斷。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉化為重要又緊急的事。舉個例子來說，所有的主管都承認（包括我們業(yè)務工作人員），業(yè)務報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結果不是遲交了報告，就是草率應付了事。經(jīng)過 一番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務報告提前準備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題恐怕就在于此。

因此，我們認為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對實現(xiàn)目標的貢獻大小。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情“緩急程度”辦事的習慣，只是需要強調的是，在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。

我們以下面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關系，請看四象限圖1：

圖1 遵守時間管理象限規(guī)則

第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很有可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或 事前準備不足，而變成迫在眉睫。

第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質有關，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等。荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領導力的領域。

第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。

第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像上網(wǎng)玩游戲、閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。

現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。

記?。?strong>高效能人士：重要的事，永遠擺在第一位！

2、 管理時間核心是管理精力

我們經(jīng)常討論時間管理，認為管理好自己的時間，就能管理好自己的生活。

事實上，時間是無法管理的，每天24小時是固定的。

管理時間的本質，其實是管理精力。

真正決定我們做事效果的關鍵，并非在一件事上投入了多少時間，而是在這件事上，投入了多少有效精力。

簡單來說，管理精力比管理時間更重要。那些有所成就的人，都是管理精力的高手。

2.1 精力好和精力差的人，擁有兩種不同的人生

我們可以發(fā)現(xiàn)很多成功人士，都擁有超凡的精力。

Facebook 創(chuàng)始人扎克伯格就是個典型的工作狂和效率狂。

瘋狂到什么程度？連續(xù)幾天不睡覺是常事，還親自做了一份效率法則，提升自己和員工的工作效率。用他自己的話說：

“我的作息時間表差不多是程序員的時間。別人睡覺了，我還在熬夜；別人下班了，我還在工作。對我來說，熬夜熬到早上6點到8點一點都不奇怪。只是一般做生意沒那么早，所以我還得等等。”

扎克伯格的超凡精力，還體現(xiàn)在對生活的熱情上。工作之余，他經(jīng)常閱讀大量書籍，還學中文，最出名的是跑步。每天早上處理完工作，必定要去散步跑步。其中還有一個小故事：

2015年他許下新年愿望，要全年不間斷跑夠365英里。后來因為參加一個難民辯論，惹怒恐怖分子，恐怖分子發(fā)死亡視頻威脅，嚇得他趕緊雇了16名保鏢，然后繼續(xù)跑步，即使出差期間，滿世界都是他和保鏢跑步的身影。

他說，跑步不僅讓他理清思路，還能獲得更多精力。無論工作，還是生活，都需要精力飽滿。

同樣是工作強度大，休息時間少，有人每天精神飽滿，有人卻萎靡不振。

這也開始讓人懷疑，精力充沛是不是一種天賦？

研究表明，的確有人天賦異稟，世界上存在一種罕見的 DEC2 基因，它使人需要的睡眠時間少，還能依然保持精力充沛，但其實僅5%的人擁有這種基因。

對大多數(shù)普通人來說，想要一直保持良好的精神狀態(tài)，就需要我們能夠管理好有限的精力。

必須承認，精力好的人，往往能在快節(jié)奏的工作生活中扛住壓力；相反，精力差的人，隨著時間推移，人生的差距會越來越大。

2.2 無論工作和生活，最后都在拼精力

有人提問：“《紙牌屋》中的大人物們經(jīng)常晚睡早起，精力依然旺盛，這真實嗎？”

有人回答：“應該說，沒那種精力的人，熬不到那個位置?！?/strong>

有一篇《馬化騰的境界》文章認為：騰訊的核心能力，一定在馬化騰身上。

在員工眼里，馬化騰是個“郵件狂人”，員工凌晨一兩點給他發(fā)的郵件，都能立刻得到回復。他還經(jīng)常凌晨兩三點在微信上和員工討論產(chǎn)品細節(jié)，直到找出解決方案。

文章認為：騰訊的核心能力，離不開馬化騰永遠旺盛的精力。

而且，懂得培育和管理自己精力的人，即使遇到挫折，往往也能笑到最后。

俞敏洪從北大畢業(yè)時，成績倒數(shù)，他卻說：

“我知道論聰明我比不過大家，但是我決不放棄。你們5年能干成的事我干10年，你們10年干成的我干20年，你們20年干成的我用40年。如果還是不行，我會保持心情愉快、身體健康，到80歲以后把你們送走了我再走?！?/p>

時刻保持飽滿精力，人生就會像下坡滾雪球，一步比一步順，一天比一天強。

或許如馬化騰所說：“只要埋頭過完自己的坎，自然有人會分心落后?！?/strong>

2.3 比管理時間更重要的，是管理精力

人就像一塊充電電池，精力就是電池的電量。我們無法改變一天的時間總量，卻可以改變精力的儲備和質量。

究竟如何管理我們的精力呢？

（1）身體好才能精力好，這是人生的基本盤

睡眠，對人來說，那既是肉體的休息也是精神的休息。

在紀錄片《睡眠十律》中，總結了十二種方式，促進睡眠，比如：睡前少玩電子產(chǎn)品，關閉手機，洗個熱水澡，聽聽音樂……

規(guī)律且優(yōu)質的睡眠，是恢復和保持精力的利器。

白天也可以利用碎片時間見縫插針地休息。公交上、地鐵里、午休時，打盹或閉目養(yǎng)神，即使幾分鐘也能脫胎換骨。比爾·蓋茨每隔三四個小時會打個盹。

運動一定是一種更好的休息方式，例如跑步。馬化騰就是跑步達人，他曾在朋友圈“打卡”：我在 Keep 完成了 5K 的跑步機跑步，用時31:30。

精力好的人，沒有一個不愛運動的，若沒有好身體，何來好精力。

（2）把精力花在“刀刃”上，專注做最重要的事

在工作和生活中，同時處理幾件事，看似忙碌充實，實則效率很低；

在某一個時間段內專注做一件事，不僅高效，還能帶來享受和滿足。

很多果粉都知道，喬布斯一生信仰'少即是多’，曾經(jīng)砍掉蘋果公司70%的項目，后來又砍了90%沒有特色的產(chǎn)品。他說“專注和簡單是我的秘訣之一。”

你把精力放在哪兒，決定了你的成長在哪兒。

稻盛和夫在《活法》里，也提到一個詞——集中力。他說無論是誰，只要像錘子一樣，全部力量集中在一個目標，就一定能成功。

（3）別干撿芝麻丟西瓜的事兒

人的精力是有限的，你在別人身上花費的無用精力越多，留給自己的就越少。

曾看過一個小故事：

一老板和秘書一起出差辦事，秘書看到路邊有個衣衫襤褸乞丐，頓生憐憫就給了他1塊錢。

乞丐不樂意，嫌他就給了1塊錢。秘書也不干了，倆人就吵起來。

這時老板忍不住了，催促秘書快點走，乞丐不干，非要抓住秘書討說法。

這時，老板攔住掏出一張100元鈔遞給乞丐，“給，我們錯了?！逼蜇げ磐Ｖ辜m纏。

我們生活中，明事理的人不少，但爛人爛事也很多，很多時候，根本無法追究對錯，也沒辦法跟他們講道理。

這里的意思，并不是要向爛人低頭，而是要明白，還有更重要的事情等著我們去做。

正如故事中，秘書關注的是事情誰對誰錯，老板關注的卻是背后的收益與成本、選擇與代價。

當時明顯有著更重要的事情要應對，撿芝麻丟西瓜的事情干不得。

（4）管理好自己的負面情緒

喜歡打臺球的人應該聽說過，曾叱咤風云的路易斯·?？怂苟啻文檬澜绻谲?，但他卻因為一只蒼蠅，輸?shù)袅巳松詈笠粓霰荣?，同時還有他自己的生命。

1965年，在紐約的一場比賽中，路易斯的比分已經(jīng)遙遙領先競爭對手約翰·迪瑞，只要發(fā)揮穩(wěn)定，再得幾分能穩(wěn)拿冠軍。

然而，正當他準備全力以赴時，一只蒼蠅落在了母球上。路易斯沒有在意，隨手揮走了蒼蠅，繼續(xù)準備擊球?？蓻]過幾秒，這只蒼蠅又落了回來。

這樣趕走飛回，飛回趕走，幾次三番，路易斯終于失去了冷靜。

他不再揮手，而是用球桿直接向蒼蠅打去。結果球桿碰到母球，違反了規(guī)則，被罰下場，只得回座位等待。

最后，本以為敗局已定的約翰·迪瑞牢牢把握住機會，不光拿下這局，還將比分反超，再也沒有給路易斯翻盤的機會。

路易斯黯然離場，第二天，人們在河邊發(fā)現(xiàn)了他的尸體，他投河自殺了。

生活中，我們會面對形形色色的情緒。比如，擔心完不成 KPI 的焦慮、同事矛盾的氣憤、男/女朋友吵架的郁悶，甚至錯過公交車的暴躁等等。

這些負面情緒都會讓人身心俱疲，消耗很多精力。我們要學會調節(jié)情緒，不能成為情緒的奴隸，在爛事上浪費過多精力。

吉姆·洛爾在《精力管理》一書中寫道：

“互聯(lián)網(wǎng)+時代，人們不停地忙著和時間賽跑。卻忘記了我們其實精力有限，需要休息、恢復和再生?！?/strong>

不論我們最終能否獲得巨大成功，做出了不起的大事，都必須保持精力飽滿。否則，如何扛住世事艱難？

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