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在一個時間和知識都極度被碎片化的時代，很多事情已經(jīng)變得不可逆，我們唯一能做的就是提高自己的能力，讓自己更好地駕馭工作、生活、學(xué)習等眾多方面。這本書便是幫助你構(gòu)建自己的知識體系，建立自己個人管理系統(tǒng)的書籍。Evernote 在這本書中充當了橋梁，作為一款廣泛流行的筆記軟件，它可以幫助我們更方便快捷地構(gòu)建自己的個人管理系統(tǒng)。

怎樣利用印象筆記建立常用工作模板之建立標準化流程（SOP）

當一項任務(wù)反復(fù)進行時，我們所獲取的經(jīng)驗也會隨之越來越多。這時候我們就可以考慮為經(jīng)常進行的工作任務(wù)制定標準化工作流程SOP，把行動清單固定，即“重復(fù)的事情標準化”。

如果仔細留意飛機起飛的流程，你會發(fā)現(xiàn)在起飛或降落時都有固定的程序，空乘會要求乘客做關(guān)閉電子設(shè)備、調(diào)直座椅靠背、收起小桌板、打開遮陽板等標準化的動作，如果哪一項沒有做到，空乘都會提醒你按照要求完成。同時，在飛機的駕駛艙，機長和副駕駛會嚴格按照起飛或降落清單進行操作，每一項操作都會進行檢查核對。飛機是大型的飛行器，執(zhí)行一次飛行任務(wù)需要很多的操作過程，這個環(huán)節(jié)中哪怕忽略一個細節(jié)，都可能會造成危險，人都有可能會犯錯誤，為了避免這個問題，在航空業(yè)會大量使用清單。標準化的清單規(guī)避操作性錯誤的同時，也為飛機駕駛員節(jié)約了腦力，這些清單讓飛行員操作飛機更安全，一旦出現(xiàn)緊急情況，也可以有更多的精力應(yīng)對。

有人會覺得，駕駛飛機這樣的大事需要清單，日常生活中的小事還列清單，則會讓人覺得死板。其實簡單的清單不會讓我們變死板，還可以去除我們的“心猿”，你可能會有這樣的經(jīng)歷，出門前總會一遍一遍地回想自己是不是還有什么東西沒有帶，已經(jīng)走出了門，又回去看窗戶關(guān)了沒有，多數(shù)情況下窗戶是關(guān)著的，但是由于我們沒有確認，無法對事情做出判斷，我們就會向大腦不斷地發(fā)出指令，去回想這個動作，我們的腦力就這樣被浪費了。大腦如果每天都浪費在這些檢查項目上，哪里還有精力進行創(chuàng)造呢？

《清單革命》里提到“人們之所以不喜歡執(zhí)行清單，是害怕自己會變得死板。但精心設(shè)計的清單恰恰不會讓你變得死板，它們會幫助你節(jié)省有限的腦力，不讓你的頭腦被繁雜的檢查項目所占據(jù)，而是讓你解放出來處理更加困難的問題 ” ，有些事情雖然我們經(jīng)常做，但是我們卻不一定對每一個環(huán)節(jié)都能熟練到倒背如流，畢竟我們只是普通人，是人就會忘記事情，是人就有可能出錯。我們?yōu)榱瞬怀鲥e，就會不停地想下一步做什么？大腦成了一個檢視系統(tǒng)，就會反復(fù)檢查我們已經(jīng)做了和沒有做的事情，毫無規(guī)律可言，這種效率其實是很低的。而將工作任務(wù)行動標準化后，我們的大腦就不需要再費力去想我的下一步行動是什么，只需要按照清單上標識的步驟去做就好了。

如果你每次工作任務(wù)都有列行動清單，在這個工作進行到一定次數(shù)的時候，就可以對行動清單標準化。如圖所示，你可以對某類工作任務(wù)單獨建立一個筆記本，存放標準化的資料。例如：針對企業(yè)內(nèi)訓(xùn)工作任務(wù)，專門建立了標準資料筆記本，存放和企業(yè)內(nèi)訓(xùn)相關(guān)的內(nèi)容。

企業(yè)內(nèi)訓(xùn)參考

你可以直接將行動清單整理至印象筆記，每一次工作任務(wù)開始時，選擇這條筆記，并右鍵選擇“復(fù)制筆記”，就可以將筆記內(nèi)容復(fù)制到指定的筆記本，這個清單就會成為你的行動指南。如果你習慣使用紙筆，可以直接將標準化的清單制作成思維導(dǎo)圖，如圖所示，每一次工作任務(wù)開始的時候打印一份即可。

三人行行動清單思維導(dǎo)圖

應(yīng)用實例：出差清單

作為培訓(xùn)師，我需要經(jīng)常外出培訓(xùn)。由于培訓(xùn)需要很多教學(xué)用具，所以我的行李總會比較復(fù)雜。每一次外出收拾行李都是很痛苦的事情，站在屋里，不斷回想還有哪些東西沒有帶，想不起來就不停地在屋子里亂轉(zhuǎn)，每次收拾行李，都會浪費不少時間，有時候還會忘記東西。

后來建立了出差清單，如圖所示，把這些內(nèi)容制作成了思維導(dǎo)圖，每次收拾東西的時候打印出來，每一項逐一核對，將清單上的內(nèi)容全部完成，大腦就不會有“再想想還有什么東西沒帶”這樣的想法，一方面防止漏掉東西，另一方面節(jié)約了腦力，同時也節(jié)省了時間。

李參出差清單

關(guān)于建立標準化清單，還有幾點需要注意：

（1）標準化清單需要不斷完善。在任務(wù)結(jié)束后，最后一個步驟就是進行行動后反思，你可以自己進行總結(jié)，也可以讓參與這個任務(wù)的人提出改進意見，或者通過調(diào)查、反饋、頭腦風暴等形式，不斷完善流程。標準化清單的最后一條：“對標準化清單進行行動后反思，并進行優(yōu)化”，這樣讓我們的工作不斷地優(yōu)化，做事情的品質(zhì)也會越來越高。

（2）不用太復(fù)雜。一些大公司會在建立標準化流程上頗費周折，其實我們?yōu)樽约航⒌南到y(tǒng)，不是以多標準為目的，而是符合自己風格的標準化清單就好。

（3）流程要建立在反復(fù)實踐的基礎(chǔ)上，任何不經(jīng)過實踐調(diào)查的拍腦門行為都是沒有價值的。先行動，再歸納總結(jié)，我們不是做一個流程給誰看，而是真正做出對自己有用的流程。剛開始，也許我們只是建立了幾個標準化清單，但是隨著這些清單越來越多，我們自己也會越來越輕松。

以上內(nèi)容節(jié)選自《印象筆記留給你的空間——Evernote伴你成長》

作者：李參，培訓(xùn)師，博客作者。

·曾在多家知名企業(yè)開設(shè)《個人效能與時間管理》、《個人知識管理》課程，因課程貼近實際，可操作性強而受好評。

·2013年起在滬江網(wǎng)校開設(shè)《時間管理》、《個人知識管理》課程及相關(guān)公開課，受到眾多學(xué)員歡迎。

·2014年經(jīng)Evernote美國總部培訓(xùn)并通過考核，成為中國首批EBCC（Evernote企業(yè)咨詢顧問）。

- 晚 安 -