曾經(jīng)一度，我特別喜歡Word，什么文件都用Word來做，自以為掌握了大部分的Word技巧。但是，后來碰到兩個Word難題后，我發(fā)現(xiàn)了自己的Word短板，也感覺相見恨晚。

1-自動為文章生成目錄

因為工作的關(guān)系，以前經(jīng)常要用Word來制作培訓(xùn)手冊，因為內(nèi)容特別多，所以培訓(xùn)手冊做下來可能要十幾甚至幾十頁，為了查找方便，自然需要在Word中插入目錄。

由于不知道如何有效插入目錄，所以開始用的是最“原始”的方法：

· 先找到某個章節(jié)相應(yīng)的頁碼，記下頁碼

· 然后回到目錄頁，在對應(yīng)的文字后，手工按“.”一直到末尾，然后標(biāo)上頁數(shù)

不知道是否有很多人和我一樣曾經(jīng)用過這個方法？看上去也不錯，純手工操作，但是這樣的操作有很大的問題：

· 如果頁數(shù)多的話，工作量很大，還容易出錯；

· 因為是手工加“.”，會導(dǎo)致最后的頁碼數(shù)字很難對齊

· 如果內(nèi)容發(fā)生變動，需要重新手工調(diào)整頁碼數(shù)

這個問題直到很多年后才發(fā)現(xiàn)了正確的操作方式，就是“自動生成目錄”，簡單來講有兩個步驟：

· 為需要出現(xiàn)在目錄頁的章節(jié)標(biāo)題設(shè)定大綱級數(shù)（在視圖-大綱菜單下選擇1級、2級等）

· 在“引用”菜單下找到“目錄”，選擇“自動目錄”就可以一鍵生成目錄

· 如果內(nèi)容有調(diào)整，在“引用”菜單下找到“更新目錄”，即可自動更新

2-用“郵件合并”工具快速制作邀請函/席卡

以前每個月要組織很多場培訓(xùn)，要發(fā)邀請函給每位員工，同時制作他們的席卡。最早也是純手工的，先設(shè)計好模板，然后復(fù)制，再把他們的名字粘貼上去。如果碰到培訓(xùn)員工特別多的話，也要花費(fèi)很多力氣，還容易粘貼錯誤。

直到我發(fā)現(xiàn)了“郵件合并”這個好工具，太省事了！

第一步，先準(zhǔn)備一份包含不同員工姓名的EXCEL表格；

第二步，準(zhǔn)備好邀請函或席卡的通用內(nèi)容（就是每個人看上去都一樣的部分）；

第三步，選擇“郵件”菜單，選擇“信函”類型，再選擇準(zhǔn)備好的EXCEL表格中姓名單元格；

第四步，在邀請函或席卡需要更改的地方“拆入合并域”（也就是將來會被EXCEL表格中數(shù)據(jù)替代的地方）

第五步，預(yù)覽到具體每一封的樣子，最后選擇“完成合并”

嗖的一下，所有的文件就一次性生成，然后可以打印出來了。

以上兩個技能，是我個人覺得特別好用，相見恨晚，但很多人都不知道的WORD技能，希望對大家有幫助！